Kwestie związane z dokumentowaniem prawa do zasiłków zostały jasno określone. Jeśli chodzi o zasiłek chorobowy i opiekuńczy z tytułu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, to jednym z dokumentów, którym ubezpieczony musi się legitymować, jest zaświadczenie lekarskie. Formy zaświadczenia lekarskiego dokumentującego odpowiedni stan zostały skodyfikowane, ustawodawca określił zasady jego wystawiania oraz wskazał, kiedy stanowi ono podstawę do wypłaty świadczeń z kategorii chorobowych. Na co zwrócić uwagę, zanim dojdzie do wypłaty świadczeń ubezpieczonemu?
Formy zaświadczeń lekarskich
Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu m.in. w szpitalu są:
- zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 501), zwanej ustawą zasiłkową, tj. tzw. e-ZLA,
- zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55a ust. 7 ustawy zasiłkowej, tj. zaświadczenie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego w przypadku, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe, w szczególności w razie braku możliwości dostępu do internetu lub braku możliwości podpisania zaświadczenia lekarskiego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS albo
- wydruk zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55a ust. 6 ustawy zasiłkowej, przekazywany ubezpieczonemu na jego żądanie oraz gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek.
Stanowi o tym art. 53 ust. 1 ustawy zasiłkowej.
Płatnicy zasiłków powinni pamiętać o regulacji zawartej w art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nią ubezpieczony dostarcza wydruk zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55a ust. 6 tej ustawy, albo zaświadczenie lekarskie określone w art. 55a ust. 7 tej ustawy:
- do ZUS, jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS,
- płatnikowi składek, jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego płatnika składek.
W oparciu o wydruk zaświadczenia lekarskiego płatnik składek posiadający uprawnienia płatnika zasiłków nie zawsze może dokonać wypłaty należnego pracownikowi świadczenia chorobowego (przykład 1).
Zasiłek/wynagrodzenie chorobowe
Świadczeniem rekompensującym ubezpieczonemu jego stan niezdolności do pracy jest zasiłek chorobowy. Przysługuje on na zasadach wskazanych w rozdziale 2 ustawy zasiłkowej. Warto jednak pamiętać, że w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem świadczeniem poprzedzającym zasiłek chorobowy wypłacany z ubezpieczenia chorobowego jest wynagrodzenie chorobowe należne na zasadach wskazanych w art. 92 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277).
Status e-ZLA
Kolejną, nie mniej ważną kwestią jest tzw. status zaświadczenia lekarskiego, zasady wystawiania którego określa § 7 rozporządzenia MPiPS w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz. U. z 2015 r. poz. 2013).
Zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania. Może ono być również wystawione na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż 4. dnia po dniu badania, jeżeli:
- bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy,
- badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej czasowej niezdolności do pracy.
Co więcej, okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy:
- może obejmować okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, jeżeli jego wyniki wykazują, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy,
- może obejmować okres wcześniejszy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia przez lekarza psychiatrę zaburzeń psychicznych ograniczających zdolność ubezpieczonego do oceny własnego postępowania.
Jeśli zatem lekarz wystawi ubezpieczonemu zaświadczenie lekarskie za okres wcześniejszy niż określony przepisami rozporządzenia, wówczas ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające. W początkowej fazie wyjaśnień zaświadczeniu lekarskiemu przypisywany jest status "wsteczne - do wyjaśnienia". Zaświadczenie z takim statusem nie stanowi podstawy do wypłaty świadczenia chorobowego. Status zaświadczenia może jednak ulec zmianie (patrz ramka i przykład 2).
Gdy widniejące na profilu informacyjnym e-ZLA ma status "wsteczne - do wyjaśnienia" Wystawionemu ubezpieczonemu zaświadczeniu lekarskiemu na profilu informacyjnym płatnika składek może zostać przypisany status "wsteczne - do wyjaśnienia". W takiej sytuacji organ rentowy wszczyna stosowne postępowanie wyjaśniające. Po zakończeniu takiego postępowania zmienia status na:
|
Przykład 1 Pracodawca posiadający uprawnienia płatnika zasiłków swoim ubezpieczonym ma profil informacyjny płatnika składek. Jeden z pracowników stał się niezdolny do pracy i przekazał pracodawcy wydruk zaświadczenia lekarskiego otrzymanego od lekarza celem dokonania wypłaty należnego mu zasiłku chorobowego. Prawo do wynagrodzenia chorobowego w 2025 r. pracownik już wykorzystał. Pracodawca, pamiętając, że wydruk zaświadczenia lekarskiego wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ubezpieczonemu na jego wniosek oraz w przypadku gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek, w oparciu o przedstawiony wydruk nie dokonał wypłaty zasiłku chorobowego pracownikowi. Do ustalenia prawa i wysokości zasiłku chorobowego pracodawca przystąpił po ujawnieniu na jego profilu informacyjnym płatnika składek e-ZLA dokumentującego niezdolność pracownika do pracy.
Pracownikowi w dniu 18 sierpnia 2025 r. zostało wystawione zaświadczenie lekarskie potwierdzające jego niezdolność do pracy od 11 do 14 sierpnia 2025 r. W 2025 r. była to jego pierwsza niezdolność do pracy. Ponieważ pracownik jest zatrudniony od stycznia 2025 r., to w przypadku prawidłowo wystawionego e-ZLA nabyłby prawo do wynagrodzenia chorobowego. Na profilu informacyjnym płatnika składek, posiadającego również uprawnienia do wypłaty zasiłków swoim pracownikom, zaświadczeniu wystawionemu pracownikowi przypisany został status "wsteczne - do wyjaśnienia". Zakładając, że po przeprowadzonym przez ZUS postępowaniu wyjaśniającym e-ZLA zostanie przypisany status:
|
autor: Honorata Urbaniak
Gazeta Podatkowa nr 77 (2265) z dnia 2025-09-25
Komentarz do ustawy zasiłkowej - część I. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl