Kaucja zwrotna od lokatora może stać się przychodem podatkowym

Piotr Szulczewski 24.07.2014 09:00 (aktualizacja: )

Kaucja zabezpieczająca roszczenia wynajmującego lokal stanowi standardową płatność uiszczaną w związku z najmem lokalu. Kaucji takiej nie należy rozliczać tak samo, jak opłaty z tytułu czynszu.

Celem ustalenia kaucji jest zabezpieczenie ewentualnych roszczeń odszkodowawczych wynajmującego. Zwroty jej charakter sprawia, że nie należy rozliczać jej jako przychodu podatkowego w chwili otrzymania. Kaucja zwrotna nie stanowi również zapłaty za usługę w rozumieniu podatku VAT.

Sytuacja zmienia się w jednak w przypadku, gdy strony umowy zdecydują się przeznaczyć kaucję na poczet zabezpieczonych roszczeń lub też zdecydują się przeznaczyć ją na poczet innych wzajemnych zobowiązań (zlanie się długu w postaci zwrotu kaucji z wierzytelnością z innej podstawy, np. czynszu najmu).

Wynajem mieszkania a kaucja zwrotna

Źródło: iStock / Thinkstock

Dopiero w chwili wystąpienia powyższych zdarzeń kaucja powinna zostać wyszczególniona w ewidencjach wynajmującego i rozliczona dla celów podatku. Przychodu nie należy wykazywać wstecznie, w dacie zapłaty – uiszczenia kaucji. Staje się ona przychodem okresu, w którym zostaje zużyta.

W przypadku wykorzystania kaucji, podatnik rozpoznaje przychód w ramach źródła, z tytułu którego powstało roszczenie. Wynajmujący prywatnie nieruchomość zaliczy ją zatem co do zasady do źródła – najem, dzierżawa.

W przypadku wykorzystania części wpłaconej kaucji, staje się ona przychodem wyłącznie w części wykorzystanej. Zwrot kwoty bez jej wykorzystania sprawi natomiast, że wynajmujący nie rozpoznaje przychodu podatkowego.

Jeżeli rozliczenia się z lokatorem z najmu odbywają się na podstawie faktur VAT (uproszczonych lub standardowych), wynajmujący nie ma obowiązku wystawiać takich dokumentów w zakresie otrzymanej kaucji. Należy natomiast poświadczyć jej przyjęcie co do terminu oraz podmiotu przyjmującego kwotę.

Rozliczenie się zwrotnie z wpłaconej kwoty powinno być udokumentowane protokołem – oświadczeniem o spożytkowaniu kwoty lub o oddaniu jej w całości lub części najemcy. Pismo takie podpisane winno być przez obie strony umowy, z która kaucja jest związana (kto, komu, ile i co przekazał). Na podatniku ciąży obowiązek dowodzenia, że kaucja została zwrócona, a w konsekwencji nie powstał u niego przychód podatkowy.

Piotr Szulczewski,
PIT.pl