23.07 Jak zaewidencjonować zakup nowej wersji oprogramowania?
Pytanie: Dwa lata temu zakupiliśmy licencję na oprogramowanie do obsługi finansowo-księgowej firmy. Obecnie postanowiliśmy zakupić licencje na „bogatszą” wersję tego oprogramowania, co wiązało się z wykupem nowej licencji, jednak rozliczenie nastąpiło na zasadzie dopłaty różnicy w cenach pomiędzy wersjami oprogramowania. Od marca pracujemy na nowej wersji programu, jednak prace wdrożeniowe nie zostały jeszcze zakończone – konieczne jest wdrożenie i modyfikacja kilku modułów, a zakończenie prac planowane jest na czerwiec. Czy nowe oprogramowanie powinniśmy wprowadzić do ewidencji ŚT i WNiP po zakończeniu prac wdrożeniowych oraz czy dotychczasowe oprogramowanie (w uboższej wersji) powinno zostać wykreślone z ewidencji ŚT i WNiP? Proszę również o w wskazówkę w jaki sposób ustalić wartość początkową nowego oprogramowania?
Odpowiedź: Jeśli system informatyczny nie został jeszcze w pełni wdrożony nie należy go przyjmować i tym samym amortyzować. Kiedy system będzie już w pełni funkcjonalny, trzeba będzie dokonać przyjęcia nowej wartości niematerialnej i prawnej (nowe oprogramowanie) w wysokości ceny nabycia poniesionej na jej zakup. Wartości starej wersji oprogramowania nie należy uwzględniać w wartości nowej wersji. W przypadku zaprzestania użytkowania starej wersji należy ją wykreślić z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Niezamortyzowaną część można będzie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje ulepszeń wartości niematerialnych i prawnych, Podobnie ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje, że ulepszeniu mogą podlegać tylko środki trwałe. Oznacza to, że w omawianym przypadku należy dokonać przyjęcia nowej wartości niematerialnej i prawnej w wysokości ceny nabycia poniesionej na jej zakup.
Póki system informatyczny nie został jeszcze w pełni wdrożony nie należy go przyjmować i tym samym amortyzować. Nie ma on bowiem jeszcze oczekiwanej funkcjonalności, gdyż nawet w użytkowanych modułach mogą być dokonywane zmiany.
Wartość początkową praw majątkowych, w tym licencji i autorskich praw majątkowych, stanowi cena nabycia tych praw. Możliwość zapłacenia różnicy była w tym przypadku rabatem udzielonym przez sprzedawcę, zatem wartości „starego” oprogramowania nie należy uwzględniać w wartości nowego programu.
W przypadku zaprzestania użytkowania starej wersji należy ją wykreślić z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Niezamortyzowaną część można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ rezygnacja z tej wersji oprogramowania miała na celu zabezpieczenie źródła przychodów poprzez wydajniejsze i szybsze pozyskiwanie informacji.
Podstawa prawna:
- art. 33 ust. 1 i art. 28 ust. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.);
- art. 16b ust. 1, art. 16m, art. 16g ust. 13 i 14 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
Katarzyna Trzpioła
wykładowca na wydziale zarządzania UW
„Rachunkowość i Podatki dla praktyków” to kompleksowa publikacja dla ambitnych, kompetentnych księgowych, którzy dbają o swój rozwój i szukają i praktycznych i pogłębionych informacji z zakresu rachunkowości, podatków i wynagrodzeń w firmie.