Kto musi posiadać adres elektroniczny do e-doręczeń. Kiedy tradycyjna korespondencja zostanie zastąpiona przez elektroniczną. Od kiedy przedsiębiorcy będą mieć obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych? – tłumaczy ekspert
Kto jest obowiązany do posiadania adresu elektronicznego
Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, organy administracji publicznej będą doręczały korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres elektroniczny wpisany do bazy adresów elektronicznych, który każda spółka prawa handlowego oraz inne osoby obowiązane będą posiadać. Wprowadzenie e-doręczeń ma na celu usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć do minimum koszty korespondencji. Tradycyjna korespondencja listowna zostanie zastąpiona elektroniczną co ułatwi i przyspieszy prowadzenie postępowań.
Wprowadzane e-doręczenia mają na celu jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, zachowanie tajemnicy korespondencji, niezafałszowanie (integralność) przesyłanych danych, zapewnienie dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru, dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji oraz mają na celu możliwość szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Skutek e-doręczeń
Pisma doręczone na adresy elektroniczne przez organy administracji publicznej będą wywierały taki sam skutek prawny jak pisma doręczone drogą tradycyjną, za pomocą listów poleconych.
Kto ma obowiązek założyć adres elektroniczny?
Zgodnie z art. 9 ustawy o doręczeniach elektronicznych od 10 grudnia 2023 r., do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:
– osoby wykonujące wolny zawód, tj. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz
– podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzony przez Krajowy Rejestr Sądowy, tj. spółki prawa handlowego.
Źródło: Shutterstock
Spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców po 10 grudnia 2023 r.
Od dnia 10 grudnia 2023 r. każdy nowo wpisany podmiot do rejestru przedsiębiorców prowadzony przez Krajowy Rejestr Sądowy otrzymuje automatycznie adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczna usługa rejestrową. Oznacza to, że spółki prawa handlowego po tej dacie nie będą musiały składać stosownych wniosków o nadanie takiego adresu.
Jednoosobowe działalności gospodarcze a e-doręczenia
Jednoosobowe działalności gospodarcze będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dopiero od 1 października 2026 r. Jednakże nie uniemożliwia to jednoosobowym działalnościom gospodarczym założenia adresu do doręczeń elektronicznych przed tą datą i komunikowania się z organami administracji publicznej, co może okazać się wygodna droga do komunikacji z urzędami.
Powyższe, nie jest katalogiem zamkniętym co oznacza, że każdy podmiot niewymieniony powyżej może posiadać adres do doręczeń elektronicznych do kontaktu z organami administracji publicznej.
Jednoosobowe działalności gospodarcze wpisane do CEIDG po 1 stycznia 2024 r.
Również sytuacja w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych wpisanych do CEIDG po 1 stycznia 2024 r. jest tożsama jak spółek prawa handlowego, które zostaną wpisane po 10 grudnia 2023 r. Adres do doręczeń elektronicznych dla jednoosobowych działalności gospodarczych będzie tworzony automatycznie
Jak otrzymać adres elektroniczny do e-doręczeń?
Aby spółce prawa handlowego bądź osobie wykonującej zawód wymieniony powyżej nadano adres do doręczeń elektronicznych, zobowiązana jest ona do złożenia stosownego wniosku, który jest wypełniany i składany online pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/709
Autor: Michał Sowiński, partner w kancelarii Graś i Wspólnicy oraz Natalia Jaszczołt, kancelaria Graś i Wspólnicy