Sztuczna inteligencja miała odebrać księgowym pracę. Na razie jednak nic nie wskazuje na to, by mogli oni narzekać na brak zajęć. KSeF, e-Doręczenia, wakacje składkowe – z każdym kolejnym obowiązkiem przedsiębiorców wydłuża się również lista spraw, z którymi zwracają się do biur rachunkowych. Czy w wyścigu między automatyzacją a rosnącymi oczekiwaniami klientów księgowi mają szansę złapać oddech?
KSeF jako test kompetencji księgowych
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur pokazało, jak bardzo zmieniła się rola biur rachunkowych. Zanim przedsiębiorcy zaczęli korzystać z nowych rozwiązań, księgowi uczestniczyli w szkoleniach, analizowali przepisy i przygotowywali klientów do nowych zasad wystawiania oraz odbierania faktur.
W wielu biurach oznaczało to dodatkowe konsultacje, instrukcje, pomoc w nadawaniu uprawnień czy konfiguracji programów. Trzeba było także wyjaśnić, jak będzie wyglądał obieg dokumentów i co zrobić, gdy faktura nie trafi do systemu.
Dla przedsiębiorców to właśnie księgowi byli pierwszymi osobami, do których mogli zwrócić się z pytaniami. KSeF okazał się więc nie tylko sprawdzianem umiejętności technicznych, lecz także zdolności do przeprowadzenia klientów przez jedną z największych zmian w sposobie dokumentowania sprzedaży.
- Przez 8 lat pracy w księgowości widziałam, jak bardzo zmieniły się narzędzia. Dziś program pobierze fakturę, odczyta dane i przyspieszy księgowanie, ale nie oceni za mnie, czy dokument jest prawidłowo wystawiony i dobrze rozliczony. To nadal moja odpowiedzialność. Dziś sama znajomość przepisów to za mało. Klienci oczekują, że wcześniej zauważę problem i zaproponuję rozwiązanie dopasowane do ich firmy. Dlatego jako księgowa muszę swobodnie poruszać się zarówno w podatkach, jak i w nowych technologiach, a to oznacza, że uczę się cały czas – wyjaśnia Anna Sapieja właścicielka biura rachunkowego Finansowy Support w Lubartowie, współpracującego z Ogólnopolską Siecią Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).
Od księgowego do firmowego listonosza
Podobną sytuację przyniosły e-Doręczenia. Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych objął przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 2025 rokiem, którzy nie zostali nim objęci wcześniej.
Skala zmiany jest ogromna, bowiem według danych Ministerstwa Cyfryzacji na 7 września 2026 r. przedsiębiorcom przypisano 1 656 237 adresów do e-Doręczeń. Każdy z nich wymaga ustalenia, kto sprawdza skrzynkę, komu przekazuje wiadomość i kto pilnuje terminu odpowiedzi.
Biura rachunkowe przypominały klientom o terminie, wyjaśniały zasady działania usługi, a niekiedy pomagały przejść przez proces zakładania skrzynki. Pojawiły się też pytania, czy księgowi mogliby na bieżąco odbierać firmową korespondencję, a nawet zostać administratorem skrzynki.
Od pomocy w założeniu skrzynki do roli firmowego listonosza jest jednak spora różnica. E-Doręczenia nie są narzędziem księgowym. Mogą tam trafiać pisma podatkowe, ale również korespondencja dotycząca zezwoleń, spraw administracyjnych czy innych postępowań niezwiązanych z rozliczeniami.
Przedsiębiorca może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obsługę skrzynki, również spoza swojej firmy. Dlatego warto wspólnie ustalić zasady obiegu korespondencji. Dzięki temu ważne dokumenty trafią do właściwych osób, a księgowi będą mogli odpowiednio wcześnie zająć się sprawami wymagającymi ich wiedzy.
ZUS na wakacjach, księgowi na posterunku
Kolejnym przykładem są wakacje składkowe. Przedsiębiorca spełniający określone warunki może raz w roku skorzystać ze zwolnienia z opłacania własnych składek społecznych za wybrany miesiąc.
Aby skorzystać z ulgi za grudzień 2026 r., wniosek należy złożyć w listopadzie. W codziennym natłoku spraw łatwo przeoczyć taki termin. Dlatego księgowi często informują o tej możliwości, pomagają sprawdzić warunki i przygotować niezbędne dane. Na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa mogą również składać wnioski w imieniu klientów.
Księgowi nie tylko rozliczają więc składki. Coraz częściej pilnująe również, żeby przedsiębiorca nie przegapił możliwości skorzystania ze zwolnienia.
- Co roku piszę i dzwonię do klientów z przypomnieniem, że mogą skorzystać z wakacji składkowych. Kilka osób przyznało, że w ogóle nie wiedziało o takiej możliwości albo było przekonanych, że ich to nie dotyczy. Najczęściej są to właściciele młodych firm, którzy dopiero poznają wszystkie obowiązki i dostępne ulgi. Czasem wystarczy jedna wiadomość lub krótki telefon, żeby przedsiębiorca mógł realnie zaoszczędzić – mówi Anna Sapieja
W takich sytuacjach najlepiej widać, że wartości profesjonalnej obsługi księgowej nie zawsze da się zmierzyć liczbą zaksięgowanych faktur czy przygotowanych deklaracji. Czasami największą korzyść przynosi jedna informacja przekazana w odpowiednim momencie.
Technologia odciąża, przepisy dokładają
KSeF, e-Doręczenia i wakacje składkowe to tylko część spraw, z którymi przedsiębiorcy zwracają się do swoich księgowych. Dochodzą pytania o zmiany w składkach zdrowotnych, aktualizację kodów PKD, nowe struktury JPK, obowiązki pracodawców czy przygotowanie dokumentów do kontroli.
Każda zmiana wymaga zapoznania się z przepisami, oceny ich wpływu na rozliczenia klientów, a często również dostosowania procedur i narzędzi wykorzystywanych w biurze.
Tymczasem technologia rzeczywiście pomaga. Automatyzacja obiegu dokumentów czy integracje z bankowością ograniczają liczbę ręcznych czynności i pozwalają szybciej wykonywać rutynowe operacje.
Tu warto rozdzielić najważniejsze pojęcia, które często stosuje się zamiennie. KSeF i e-Doręczenia są elementami cyfryzacji administracji: przenoszą dokumenty i korespondencję do systemów elektronicznych. Automatyzacja wykonuje powtarzalne czynności według ustalonych reguł, na przykład pobiera dokumenty albo przenosi dane. Sztuczna inteligencja może wspierać rozpoznawanie treści, klasyfikację dokumentów czy przygotowanie roboczej analizy, ale jej wynik nadal wymaga weryfikacji. Dla biura rachunkowego to trzy różne rodzaje zmiany i trzy różne poziomy odpowiedzialności.
Tyle że zanim księgowi zdążą w pełni wykorzystać możliwości kolejnego narzędzia, często pojawia się nowy przepis, termin lub procedura, którą trzeba poznać i wdrożyć. Cyfryzacja zdejmuje więc część obowiązków z biurek księgowych, ale niemal równocześnie dokłada kolejne. I właśnie na tym polega jeden z największych paradoksów współczesnej księgowości.
Księgowi zbędni czy niezastąpieni?
W dyskusji o przyszłości księgowości ścierają się dwa skrajne przekonania. Według pierwszego rozwój sztucznej inteligencji sprawi, że księgowi przestaną być potrzebni. Skoro program sam odczytuje faktury, wylicza podatki i przygotowuje deklaracje, po co korzystać z usług biura rachunkowego?
Drugie podejście zakłada coś zupełnie odwrotnego: skoro przedsiębiorca korzysta z profesjonalnej obsługi, księgowi mogą przejąć niemal wszystkie formalności związane z prowadzeniem firmy: od podatków i składek, przez nowe systemy administracji, aż po urzędową korespondencję.
Jedni już ogłosili koniec zawodu księgowego. Inni najchętniej powierzyliby im wszystkie sprawy związane z prowadzeniem firmy. Trudno o większy paradoks.
Oba przekonania pomijają jednak istotę nowoczesnej obsługi księgowej. Przedsiębiorcy słusznie oczekują wygody i kompleksowego wsparcia, a biura mogą dziś oferować znacznie szerszy zakres usług niż jeszcze kilka lat temu. Nie każda firmowa formalność wymaga jednak udziału księgowych. Warto więc dopasować zakres obsługi do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorcy.
- Na co dzień widzę obie skrajności. Jedni klienci pytają, po co im księgowa, skoro jest program. Inni chcieliby, żebym zajęła się wszystkim, łącznie z pismami, które nie mają nic wspólnego z rozliczeniami. Prawda leży pośrodku. Program przyspieszy pracę, ale nie oceni sytuacji podatkowej firmy. Ja z kolei nie podejmę decyzji biznesowych za przedsiębiorcę, bo to on zna swoją firmę najlepiej. Mogę przejąć bardzo dużo obowiązków, doradzić i wskazać rozwiązania, ale dobra księgowość zawsze jest współpracą. Kiedy obie strony wiedzą, kto za co odpowiada, ja mogę skupić się na tym, na czym znam się najlepiej, a klient ma spokojną głowę, bo wie, że jego finanse są pod kontrolą. – wyjaśnia Anna Sapieja
Strajku księgowych nie będzie
Jeszcze niedawno symbolem pracy księgowych były segregatory i stosy dokumentów. Dziś ich miejsce zajmują systemy informatyczne, a zamiast ręcznego wprowadzania danych coraz większego znaczenia nabierają analiza, interpretacja przepisów i indywidualne wsparcie przedsiębiorców. Jak podkreśla Anna Sapieja:
- W księgowości pracuję od 8 lat i nie pamiętam roku, w którym nic by się nie zmieniło. Kiedy zaczynałam, myślałam, że najwięcej czasu będzie mi zajmować samo księgowanie. Dziś poświęcam go głównie na tłumaczenie klientom zmian i pilnowanie, żeby żadna z nich ich nie zaskoczyła.
Czy zatem strajk księgowych rzeczywiście wyprzedzi bunt maszyn? Na razie nic go nie zapowiada, choć lista zadań trafiających do biur rachunkowych nie przestaje się wydłużać. Być może największym wyzwaniem nie jest dziś nadążanie za rozwojem sztucznej inteligencji, lecz za tempem zmian, które trzeba przekładać na codzienną praktykę przedsiębiorców.
Dla klientów to dobra wiadomość. Nowoczesna księgowość oferuje im nie tylko sprawne rozliczenia, ale także coś, czego nie zapewni sam algorytm – doświadczenie specjalisty, który zna ich firmę i potrafi pomóc w odpowiednim momencie.
Źródło: informacja prasowa