Pracujesz przy komputerze przez co najmniej połowę dnia, a lekarz medycyny pracy zalecił Ci okulary albo soczewki kontaktowe? Ich zapewnienie nie jest dobrą wolą pracodawcy. To obowiązek wynikający z przepisów BHP. Firma może określić zasady refundacji i wprowadzić limit, ale kwota nie powinna być symboliczna. Musi realnie pozwalać na zakup okularów lub soczewek zgodnych z zaleceniem lekarza. Co ważne, zwrot kosztów może być wolny od PIT i składek ZUS.
Komu pracodawca musi zapewnić okulary do komputera?
Nie każdy pracownik, który korzysta z komputera, automatycznie ma prawo do refundacji okularów.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary korygujące wzrok albo szkła kontaktowe, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
- pracownik korzysta w czasie pracy z monitora ekranowego,
- robi to przez co najmniej połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy,
- badanie okulistyczne wykonane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykaże potrzebę stosowania okularów albo soczewek podczas pracy przy monitorze.
Co istotne, przepisy za pracownika na potrzeby tych regulacji uznają również praktykanta i stażystę, jeżeli korzysta z monitora przez wymagany czas.
Nie wystarczy więc prywatna wizyta u okulisty i recepta na nowe okulary. Podstawą obowiązku pracodawcy jest wynik badania przeprowadzonego w ramach medycyny pracy.
Okulary czy soczewki kontaktowe? Liczy się zalecenie lekarza
Od listopada 2023 r. przepisy wprost obejmują nie tylko okulary, ale również szkła kontaktowe korygujące wzrok.
Pracodawca powinien zapewnić takie rozwiązanie, jakie wynika z zalecenia lekarza. Jeżeli badanie przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykaże potrzebę stosowania soczewek kontaktowych przy monitorze, pracodawca nie powinien zastępować ich okularami, tylko dlatego, że takie rozwiązanie jest dla niego tańsze.
Nie oznacza to jednak, że pracownik może samodzielnie zdecydować, że zamiast okularów chce droższe soczewki i zażądać ich sfinansowania. Kluczowe jest zalecenie medyczne.
Ile pracodawca musi zwrócić za okulary?
To jedno z najczęstszych źródeł sporów.
Przepisy nie wskazują konkretnej kwoty refundacji. Nie znajdziemy w nich informacji, że pracodawca ma zwracać np. 300,500 czy 800 zł. Nie określają również ustawowego maksimum.
Nie oznacza to jednak, że firma może wpisać do regulaminu dowolnie niską kwotę i uznać sprawę za załatwioną.
Rozporządzenie mówi o obowiązku zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych zgodnych z zaleceniem lekarza. Przyjmuje się więc, że ustalona przez pracodawcę kwota powinna realnie umożliwić zakup podstawowych okularów spełniających zalecenia medyczne – obejmujących odpowiednie szkła oraz zwykłe oprawki.
Jeżeli firma zwraca np. 100 zł, podczas gdy za taką kwotę nie da się kupić wymaganych okularów, może pojawić się problem z uznaniem, że pracodawca rzeczywiście wykonał obowiązek wynikający z przepisów BHP.
Pracodawca nie musi płacić za markowe oprawki
Obowiązek zapewnienia okularów nie oznacza jednocześnie, że pracownik może wybrać dowolny model, a pracodawca zawsze musi zwrócić całą cenę.
Firma nie musi finansować najdroższych oprawek renomowanych marek, dodatkowych elementów dekoracyjnych czy innych rozwiązań wybranych wyłącznie ze względów estetycznych.
Jeżeli podstawowe okulary zgodne z zaleceniem lekarza kosztują przykładowo 600 zł, a pracownik wybierze oprawki i szkła za 2 tys. zł, pracodawca nie musi automatycznie pokrywać całej tej kwoty.
Dlatego w regulaminie można ustalić rozsądny limit refundacji. Powinien on jednak wynikać z realnych cen rynkowych, a nie być przypadkową kwotą ustaloną wiele lat wcześniej.
Dobrym rozwiązaniem jest okresowe sprawdzanie cen w zakładach optycznych i aktualizowanie limitu.
Co, jeśli wada wzroku wymaga droższych szkieł?
Inaczej trzeba spojrzeć na wydatki, które nie wynikają z wyboru pracownika, lecz z zaleceń lekarza.
Jeżeli wada wzroku wymaga zastosowania określonych parametrów szkieł albo soczewek, regulamin zakładowy nie powinien prowadzić do sytuacji, w której pracownik nie jest w stanie kupić produktu zgodnego z zaleceniem medycznym.
Właśnie dlatego sztywny limit refundacji powinien być stosowany rozsądnie. Obowiązek pracodawcy dotyczy zapewnienia korekcji potrzebnej do pracy przy monitorze, a nie jedynie wypłacenia z góry określonej kwoty.
Czy firma może zwracać tylko 50 proc. ceny soczewek?
Szczególnej uwagi wymagają regulaminy, w których zapisano, że pracodawca zwraca np. połowę ceny okularów albo 50 proc. kosztu soczewek.
Taki zapis może być problematyczny, jeżeli w praktyce oznacza, że pracownik musi z własnej kieszeni pokrywać część kosztu podstawowych okularów lub soczewek koniecznych do pracy.
Przepisy nakładają bowiem na pracodawcę obowiązek ich zapewnienia, a nie jedynie częściowego dofinansowania. Wysokość przyjętego limitu powinna więc umożliwiać zakup rozwiązania zgodnego z zaleceniem lekarza.
Przykład
Pracownik otrzymał zalecenie używania soczewek kontaktowych podczas pracy przy monitorze. Miesięczny koszt podstawowych soczewek spełniających zalecenie lekarza wynosi 160 zł. Regulamin przewiduje zwrot jedynie 50 proc., czyli 80 zł.
Jeżeli w tej cenie pracownik nie może kupić soczewek zgodnych z zaleceniem lekarza, trudno uznać, że pracodawca faktycznie je „zapewnił”.
Jak często należy refundować soczewki kontaktowe?
Przy okularach zakup zwykle jest jednorazowy i kolejna refundacja pojawia się np. po zmianie parametrów korekcji stwierdzonej podczas następnego badania.
W przypadku soczewek sytuacja wygląda inaczej. Jest to produkt zużywalny, który trzeba regularnie wymieniać.
Dlatego zasady refundowania soczewek powinny uwzględniać ich rzeczywisty sposób użytkowania. Wewnętrzna procedura może określać np. rozliczenie miesięczne, kwartalne albo za inny okres.
Przepisy nie wskazują jednej obowiązkowej częstotliwości refundacji. Szczegółowe zasady powinien więc ustalić pracodawca.
Jak pracodawca może zapewnić okulary?
W praktyce najczęściej stosowana jest refundacja kosztów poniesionych przez pracownika.
Możliwe są jednak dwa rozwiązania. Pracodawca może:
- sam kupić okulary lub soczewki i przekazać je pracownikowi,
- zwrócić pracownikowi koszt zakupu dokonanego zgodnie z ustalonymi zasadami.
Możliwość stosowania takich rozwiązań potwierdzała również interpretacja ogólna Ministra Finansów z 16 marca 2011 r. dotycząca podatkowych skutków zapewniania pracownikom okularów korygujących wzrok.
Firma może przy tym ustalić zasady dokumentowania wydatku, np. obowiązek przedstawienia faktury lub rachunku.
Refundacja okularów a PIT. Czy pracownik zapłaci podatek?
Jeżeli okulary lub soczewki są zapewniane w wykonaniu obowiązku wynikającego z przepisów BHP, świadczenie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego.
Podstawą jest art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, który obejmuje świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
W praktyce oznacza to, że prawidłowo dokonany zwrot kosztów okularów lub soczewek nie zwiększa pracownikowi dochodu do opodatkowania. Stanowisko dotyczące zwolnienia podatkowego refundacji okularów zostało potwierdzone również w interpretacji ogólnej Ministra Finansów.
Okulary do komputera bez składek ZUS
Podobnie wygląda kwestia składek na ubezpieczenia społeczne.
Świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów BHP oraz ekwiwalenty za takie świadczenia są wyłączone z podstawy wymiaru składek.
Jeżeli więc pracodawca refunduje okulary lub soczewki dlatego, że jest do tego zobowiązany przepisami dotyczącymi pracy przy monitorze, od refundowanej kwoty co do zasady nie nalicza się składek ZUS.
Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy firma finansuje okulary poza obowiązkiem BHP – przykładowo osobie, która nie korzysta z monitora przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy albo nie ma odpowiedniego zalecenia wynikającego z badań profilaktycznych.
Wtedy świadczenie może być traktowane jak dodatkowy benefit pracowniczy.
Czy zakup okularów jest kosztem firmy?
Wydatek ponoszony przez pracodawcę w związku z realizacją obowiązków BHP jest związany z zatrudnianiem pracowników i prowadzoną działalnością.
Co do zasady może więc stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy, jeżeli spełnia ogólne warunki zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.
Co powinien zawierać regulamin refundacji okularów?
Przepisy nie wymagają od pracodawcy stworzenia osobnego „regulaminu okularowego”. W praktyce warto jednak jasno określić zasady zwrotu kosztów.
Można zrobić to w regulaminie pracy, zarządzeniu albo odrębnej procedurze.
Dokument powinien określać przede wszystkim:
- kto może otrzymać refundację,
- jakie dokumenty trzeba przedstawić,
- czy pracodawca finansuje okulary, soczewki czy oba rozwiązania zgodnie z zaleceniem lekarza,
- sposób rozliczenia zakupu,
- wysokość ewentualnego limitu refundacji,
- zasady refundowania soczewek kupowanych regularnie,
- zasady ponownej refundacji po zmianie parametrów korekcji wzroku.
Najważniejsze jest jednak to, aby regulamin nie prowadził do ograniczenia prawa wynikającego wprost z przepisów BHP.
Od 18 października 2026 r. zmienią się orzeczenia medycyny pracy
Sam obowiązek zapewniania okularów i soczewek nie zmienia się w październiku 2026 r. Zmienia się natomiast sposób wystawiania orzeczeń w ramach medycyny pracy.
Do 17 października 2026 r. orzeczenia mogą być sporządzane zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Od 18 października 2026 r. zasadą stanie się wystawianie ich elektronicznie.
Przepisy przewidują jednak wyjątki. Papierowa forma będzie nadal możliwa m.in. w przypadku braku dostępu do odpowiedniego systemu teleinformatycznego oraz w odniesieniu do niektórych służb.
Zmiana dotyczy sposobu wystawiania i przekazywania dokumentów. Nie zmienia zasad samych badań profilaktycznych.
Okulary od pracodawcy w 2026 r. – najważniejsze zasady
Pracownik może domagać się zapewnienia okularów lub soczewek, jeżeli korzysta z monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a potrzebę korekcji wzroku potwierdziło badanie wykonane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
Pracodawca może ustalić limit refundacji, ponieważ przepisy nie wskazują konkretnej kwoty. Limit powinien jednak realnie pozwalać na zakup podstawowych okularów albo soczewek zgodnych z zaleceniem lekarza.
Firma nie musi finansować drogich markowych oprawek wybieranych ze względów estetycznych. Nie powinna jednak ustalać tak niskiego zwrotu, że pracownik będzie musiał dopłacać z własnej kieszeni do podstawowej korekcji wymaganej do pracy.
Prawidłowo dokonany zwrot kosztów wynikający z przepisów BHP korzysta ze zwolnienia z PIT i nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru składek ZUS.
A od 18 października 2026 r. pracodawcy i pracownicy powinni przygotować się na nowy, przede wszystkim elektroniczny obieg orzeczeń medycyny pracy.
Podstawa prawna:
- § 2 pkt 4 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe,
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- interpretacja ogólna Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95,
- rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).