Jesień w firmie zwykle oznacza powrót do pełnego tempa po wakacjach. Przybywa zamówień, spotkań i planów na ostatni kwartał, ale razem z nimi pojawiają się również urzędowe terminy. W 2026 roku przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na trzy tematy: wakacje składkowe, e-Doręczenia oraz dostosowanie kodów działalności do PKD 2025.
Każdy z tych obowiązków działa inaczej. W jednym przypadku brak wniosku oznacza utratę możliwości skorzystania z ulgi, w drugim może prowadzić do przeoczenia ważnego pisma, a w trzecim do przypisania firmie kodów, które nie odpowiadają jej rzeczywistej działalności. Dlatego tej jesieni kalendarz może okazać się równie ważny, co firmowy budżet.
Ostatnie miesiące na wakacje składkowe
Przedsiębiorcy mogą raz w roku skorzystać z wakacji składkowych, czyli zwolnienia z opłacania części własnych składek ZUS za wybrany miesiąc. Jeśli ktoś nie wykorzystał jeszcze tej możliwości w 2026 roku, nadal może to zrobić.
Trzeba jednak pamiętać o jednej zasadzie: wniosek składa się w miesiącu poprzedzającym miesiąc objęty ulgą. Oznacza to, że:
- wniosek złożony we wrześniu pozwala skorzystać z ulgi za październik,
- wniosek złożony w październiku dotyczy listopada,
- wniosek złożony w listopadzie dotyczy grudnia.
Listopad jest więc ostatnim momentem na złożenie wniosku o wakacje składkowe za 2026 rok. Jeśli przedsiębiorca przypomni sobie o uldze dopiero w grudniu, będzie już za późno. ZUS nie rozpatrzy wniosku złożonego po terminie ani za miesiąc, który już się rozpoczął.
Wniosek RWS można przesłać wyłącznie elektronicznie przez konto płatnika na platformie eZUS.
Wakacje nie obejmują wszystkich składek
Nazwa ulgi może sugerować, że przez jeden miesiąc przedsiębiorca w ogóle nie płaci ZUS. W rzeczywistości zwolnienie obejmuje jego własne składki na ubezpieczenia społeczne, a także Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek je opłacać.
Wakacje składkowe nie obejmują natomiast:
- składki zdrowotnej przedsiębiorcy,
- składek należnych za pracowników i inne osoby ubezpieczone,
- składek za osobę współpracującą.
Przedsiębiorca nadal musi też złożyć dokumenty rozliczeniowe za miesiąc objęty ulgą. Wakacje składkowe zmniejszają więc obciążenia, ale nie oznaczają miesiąca bez kontaktu z ZUS.
Nie każdy prowadzący działalność może skorzystać z tego rozwiązania. Znaczenie mają między innymi liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń, wysokość przychodów, dostępny limit pomocy de minimis oraz to, czy przedsiębiorca nie wykonuje na rzecz byłego pracodawcy takich samych czynności, jakie wcześniej wykonywał na etacie.
Jak podkreśla Paulina Chwil, Księgowa, Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.:
- W przypadku wakacji składkowych najłatwiej przeoczyć nie samą ulgę, ale sposób liczenia terminu. Wniosek trzeba złożyć miesiąc wcześniej, dlatego przedsiębiorca, który chce skorzystać ze zwolnienia za grudzień, powinien zrobić to najpóźniej w listopadzie. Złożenie dokumentu w grudniu nie pozwoli już wykorzystać ulgi za 2026 rok.
e-Doręczenia zmieniają sposób odbierania pism
Kolejny ważny termin przypada 30 września 2026 roku. Do tego dnia przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku powinni uzyskać adres do e-Doręczeń i aktywować skrzynkę.
Nowe firmy zostały objęte tym obowiązkiem wcześniej. Z kolei przedsiębiorców prowadzących działalność co najmniej od 2024 roku obowiązuje okres przejściowy. Właśnie teraz dobiega on końca i od 1 października każdy przedsiębiorca musi mieć aktywny adres do e-Doręczeń.
e-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają urzędom przesyłanie korespondencji na specjalny adres elektroniczny przedsiębiorcy, a dostarczenie wiadomości wywołuje skutki prawne podobne do doręczenia tradycyjnej przesyłki.
Założenie skrzynki nie powinno być jednak traktowane jako jednorazowa formalność, którą można wykreślić z listy. Po jej aktywowaniu trzeba regularnie sprawdzać korespondencję.
Nieotwarte pismo nie przestaje być ważne
W przypadku tradycyjnej korespondencji przedsiębiorcy kojarzą ważne pismo z kopertą, awizem albo wizytą listonosza. Przy e-Doręczeniach takie zależności znikają, a urzędowa wiadomość trafia bezpośrednio do skrzynki elektronicznej.
To wygodne, ale wymaga wypracowania nowego nawyku. Jeśli przedsiębiorca nie sprawdzi wiadomości, po upływie terminu wynikającego z przepisów może ona zostać uznana za skutecznie doręczoną. Od tej daty mogą zacząć biec terminy na udzielenie odpowiedzi, złożenie wyjaśnień albo odwołanie się od decyzji.
W praktyce samo utworzenie adresu nie wystarczy. Warto również:
- aktywować skrzynkę,
- ustawić powiadomienia o nowych wiadomościach,
- sprawdzić, na jaki adres e-mail trafiają alerty,
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontrolowanie korespondencji,
- zadbać o zastępstwo na czas urlopu lub choroby.
Jak zaznacza Paulina Chwil:
- e-Doręczenia przenoszą część urzędowej korespondencji do środowiska cyfrowego. Ze względu na tzw. domniemanie doręczenia, przedsiębiorca powinien traktować tę skrzynkę tak samo poważnie jak tradycyjną pocztę firmową. Termin na odpowiedź lub odwołanie może zacząć biec, nawet jeśli przedsiębiorca nie odczyta wiadomości, dlatego warto od początku ustalić, kto i jak często będzie sprawdzał korespondencję.
Stare kody PKD zostaną tylko do końca roku
Trzeci ważny termin to 31 grudnia 2026 roku. Tego dnia kończy się okres przejściowy na dostosowanie kodów działalności do klasyfikacji PKD 2025.
Nowa klasyfikacja obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku. Firmy rejestrowane po tej dacie posługują się już nowymi kodami. Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli działalność wcześniej, mogli przez okres przejściowy nadal korzystać z kodów PKD 2007, o ile nie składali wniosku o zmianę wpisu wymagającego ich aktualizacji.
Od 2027 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli posługiwać się klasyfikacją PKD 2025. Potwierdza to również ZUS w informacji dotyczącej formularza RWS, w którym do końca 2026 roku można wskazywać jeszcze wersję PKD 2007 albo PKD 2025.
Automatyczna zmiana nie zawsze będzie najlepsza
Po zakończeniu okresu przejściowego stare kody mają zostać przeklasyfikowane na podstawie urzędowych kluczy przejścia. Automatyzacja może jednak stworzyć złudne poczucie bezpieczeństwa.
Nie każdy stary kod ma jeden oczywisty odpowiednik w PKD 2025. Część dotychczasowych kategorii została podzielona, połączona albo doprecyzowana. W efekcie systemowe przyporządkowanie może nie odzwierciedlać dokładnie tego, czym obecnie zajmuje się firma.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorców, którzy przez lata rozszerzyli zakres usług, zmienili model działalności albo mają we wpisie wiele kodów niewykorzystywanych już w praktyce.
Dlatego przed końcem roku warto sprawdzić:
- jaki kod widnieje jako przeważający,
- czy działalność faktycznie mieści się w jego opisie,
- jakie odpowiedniki przewiduje PKD 2025,
- czy dodatkowe kody są nadal potrzebne,
- czy nowe obszary działalności zostały uwzględnione we wpisie.
Aktualizacja może być dobrą okazją do uporządkowania CEIDG. Nie chodzi wyłącznie o mechaniczną zamianę oznaczenia, ale o sprawdzenie czy wpis nadal przedstawia rzeczywisty profil firmy.
Trzy terminy, trzy różne konsekwencje
Jesienne obowiązki łatwo wrzucić do jednej kategorii pod nazwą „sprawy urzędowe”. Każdy z nich wymaga jednak innego działania:
- do 30 września należy zadbać o adres i aktywację e-Doręczeń,
- najpóźniej w listopadzie trzeba złożyć RWS, aby wykorzystać wakacje składkowe za grudzień,
- do 31 grudnia warto samodzielnie zweryfikować i dostosować kody do PKD 2025.
W przypadku wakacji składkowych spóźnienie oznacza utratę możliwości skorzystania z tegorocznej ulgi. Przy e-Doręczeniach brak regularnego sprawdzania skrzynki może skończyć się przeoczeniem urzędowego terminu. Z kolei pozostawienie zmiany kodów systemowi może sprawić, że wpis nie będzie odpowiadał rzeczywistemu zakresowi działalności.
Końcówka roku w firmie i bez tych obowiązków potrafi być intensywna. Dlatego zamiast odkładać wszystkie formalności na grudzień, lepiej rozłożyć je na kilka etapów. Zajmie to mniej czasu niż późniejsze wyjaśnianie skutków przeoczonych terminów.
Źródło: informacja prasowa