Firmy korzystające z faktoringu nie mogą postrzegać Krajowego Systemu e-Faktur tylko jako zmiany „po stronie księgowej”. Zmiany, które weszły wraz z jego startem, wpłynęły m.in. na sposób przekazywania faktury do finansowania oraz metodę identyfikacji faktora w jej treści. O jakich zasadach muszą pamiętać przedsiębiorcy? Poniżej lista najważniejszych wytycznych.
Pierwsze tygodnie pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) pokazały, że proces związany z odbieraniem lub wysyłaniem faktur dotyka wielu działów w firmie. Nie są to zagadnienia dotyczące tylko działu księgowości, ale również sprzedaży, zakupów, IT, obiegu dokumentów, a także – w przypadku firm korzystających z finansowania faktur – współpracy z faktorem.
Nowy system – wiele korzyści
KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzenie systemu oznacza standaryzację danych (format), automatyczną archiwizację oraz szybszy dostęp do dokumentów po obu stronach transakcji.
Został wprowadzony m.in. po to, aby ograniczyć liczbę błędów dotyczących faktur i zwiększyć przejrzystość obrotu dokumentów. Wspomniana automatyzacja procesów księgowych i administracyjnych powinna przełożyć się na oszczędność czasu i kosztów operacyjnych po stronie przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF oznacza również większą kontrolę nad procesem fakturowania i ograniczenie oszustw podatkowych.
Ułatwienia również dla firm faktoringowych
– Wdrożenie KSeF oznacza dla przedsiębiorców wiele korzyści. Przede wszystkim jest to zwiększenie bezpieczeństwa, gdyż jednolity system identyfikacji faktur wyeliminuje ryzyko pomyłek czy dublowania dokumentów. Kolejną kwestią jest usprawnienie procesów. Jako firma faktoringowa będziemy mieć natychmiastowy dostęp do danych o fakturach, co znacznie przyspieszymy proces weryfikacji i wypłaty zaliczek. Dla przedsiębiorców będzie to oznaczało szybszy dostęp do gotówki i utrzymania płynności finansowej – mówi Ewa Gawrońska-Micuń, country manager w Bibby Financial Services Polska.
Zwraca uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię.
– Zmiany umożliwią także lepsze doradztwo dla klientów. Mając pełen wgląd w strukturę fakturowania firmy, będziemy mogli oferować bardziej precyzyjne rozwiązania finansowe, dostosowane do specyfiki działalności każdego przedsiębiorcy – zaznacza Ewa Gawrońska-Micuń.
Faktoring a KSeF: co zmieni się w finansowaniu faktur?
Przedsiębiorcy korzystający z faktoringu nie mogą postrzegać KSeF jedynie jako zmiany „po stronie księgowej”. Nowy system ma wpływ m.in. na sposób przekazywania faktury do finansowania, metodę identyfikacji faktora w treści faktury oraz na to, jakie dane stają się elementem procesu (chodzi głównie o numer KSeF – KSeF ID).
Bibby Financial Services Polska oraz Polski Związek Faktorów zebrały najważniejsze, wynikające z wytycznych, zasady i wskazówki dla firm dotyczące finansowania faktur. Oto ich zestawienie:
- Pamiętaj o weryfikacji statusu firmy (sprawdź, czy podlegasz obowiązkowi wystawiania faktur od lutego czy od kwietnia) – w praktyce decyduje tu sprzedaż brutto z 2024 r. Jeżeli twoja firma nie podlega obowiązkowi, poinformuj o tym faktora zgodnie z jego procedurą.
- Faktury powinieneś odbierać w KSeF już teraz: niektórzy kontrahenci mogą wysyłać faktury wyłącznie przez nowy system, nawet jeśli ty będziesz wystawiać je dopiero od kwietnia.
- Faktoring klasyczny: warto pamiętać o poprawnym oznaczeniu faktora na fakturze ustrukturyzowanej. W strukturze XML (FA(3)) faktora wskazuje się jako „Podmiot” w roli „Faktor”, a w Aplikacji Podatnika – jako „Podmiot inny” w roli „Faktor” (zgodnie z konfiguracją narzędzia).
- Na fakturze należy umieścić informację o cesji wierzytelności – w miejscu uzgodnionym z faktorem (np. w polu „Dodatkowy Opis” lub w stopce). Wskazywać należy tylko rachunek bankowy faktora.
- Odnośnie procesu zgłaszania faktur do finansowania: faktorowi należy przekazywać numer KSeF (KSeF ID) dla faktur i korekt. Ten numer będzie podstawowym identyfikatorem dokumentu w nowym obiegu.
- Faktoring odwrotny: pamiętaj o przekazywaniu numerów KSeF (KSeF ID) faktur otrzymanych od dostawców objętych obowiązkiem KSeF.
- Aby uniknąć ryzyka compliance, warto przećwiczyć scenariusz awaryjny (tryb offline) i procedurę dosyłania faktur do KSeF po ustaniu niedostępności.
Jednym z celów KSeF jest ograniczenie „szarej strefy” w obiegu dokumentów. W sytuacji, gdy faktura ma swój jednoznaczny identyfikator w systemie, prostsza jest weryfikacja jej autentyczności i statusu. To z kolei sprzyja automatyzacji decyzji kredytowych i skraca czas od wystawienia faktury do uruchomienia finansowania. Jednak – jak wskazują eksperci z Bibby Financial Services Polska – warunkiem jest uporządkowanie uprawnień, sprawdzenie poprawności danych na fakturze oraz dbanie o spójny proces przekazywania KSeF ID między firmą a faktorem.
Co grozi za niedopasowanie się do KSeF?
Jak zapewniło Ministerstwo Finansów, w tym roku nie będzie kar finansowych za naruszenia związane z KSeF. Mają one zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Zależnie od typu uchybienia, sankcja może sięgnąć do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy na fakturze nie wykazano VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.
