Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur oprócz wystawiania dokumentów ustrukturyzowanych ważna będzie także ich wizualizacja. Działanie takie w określonych sytuacjach będzie niezbędne m.in. przy transakcjach z podmiotami zagranicznymi lub osobami fizycznymi. Jakich zasad należy przestrzegać?

Wejście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma ujednolicić i uporządkować obszar rozliczeń przy pomocy faktur. Zgodnie z jedną z jego głównych zasad, faktury będą otrzymywane przez nabywców krajowych posiadających identyfikatory podatkowe NIP przy użyciu systemu.

Obowiązek przekazania w uzgodniony sposób

Trzeba jednak zaznaczyć, że w kilku przypadkach – określonych ustawowo – konieczna będzie wizualizacja, czyli prezentacja faktury w formie czytelnej dla odbiorcy, a więc np. jako wydruk lub plik PDF. Faktura będzie przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Dopuszczalne prawem sytuacje są wymienione w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Oto one

• gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
• gdy nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
• gdy nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
• gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Co istotne, przedsiębiorca będzie musiał stworzyć wizualizację również wtedy, gdy faktura przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur będzie używana poza tym mechanizmem.

Jak stworzyć wizualizację e-faktury

Po wejściu w życie KSeF Ministerstwo Finansów nie narzuci jednego obowiązującego wzoru wizualizacji w przypadkach przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza nowym systemem.

To oznacza, że dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mają wolną rękę – mogą tworzyć własne wizualizacje, nieograniczone prawem i odpowiadające na potrzeby swoich klientów.

Podpowiedź – przedsiębiorcy mogą dokonać wizualizacji, np. w postaci pliku PDF, także w bezpłatnych narzędziach oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Chodzi tu o Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilnej KSeF lub aplikację e-mikrofirma.

O jakie elementy trzeba zadbać

W jaki sposób poszczególne dane mają być przedstawione na wizualizacji? O tym decyduje wystawca faktury. Trzeba jednak pamiętać o tym, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML. Mając to na uwadze, przedsiębiorca powinien zadbać o takie jej elementy, jak:

• spójność w porównaniu z zawartością pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
• czytelność dokumentu poprzez odpowiedni i logiczny układ danych w wizualizacji,
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością przyjętego przez system pliku XML przesłanego do KSeF a treścią wizualizacji.

Poza danymi znajdującymi się w pliku XML w wizualizacji zawarte mogą być dodatkowe dane. Chodzi np. o logotyp firmy czy informacje kontaktowe w postaci telefonu do biura obsługi.

Pamiętaj o kodach QR

Przedsiębiorcy powinni zadbać o jeszcze jeden element. Jeśli korzystają z faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, powinni umieścić na niej kod QR z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury. Natomiast w przypadku faktur wystawianych w trybie offline i nieprzesłanych jeszcze do systemu wskazane jest opatrzenie ich dwoma kodami QR – z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.

Właściciel firmy, który podejmuje się stworzenia wizualizacji faktury w ramach KSeF, musi pamiętać, że jest to jedynie forma prezentacji danych zawartych w pliku XML, który został lub będzie wysłany do KSeF. To sprawia, że bardzo ważną kwestią jest to, aby zachować spójność między wizualizacją a danymi przesłanymi do nowego systemu.

Sugestie resortu finansów

Na koniec kilka porad od Ministerstwa Finansów. Rekomenduje ono przedsiębiorcom:

• nie ograniczać danych w pliku XML jedynie do informacji obowiązkowych, a pozostałe wskazywać na wizualizacji – wszystkie istotne dane handlowe i płatnicze powinny znajdować się w strukturze faktury,
• zapewnić czytelność i logiczny układ wizualizacji, tak by umożliwiała łatwe odczytanie najważniejszych informacji,
• pamiętać o oznaczeniu faktury odpowiednimi kodami QR,
• w razie potrzeby przygotować wizualizację w języku obcym, zachowując zgodność merytoryczną z plikiem XML przesłanym do KSeF.