17.09 Czy koszty ubrań dla pracowników możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Nasza firma poniosła koszty zakupu ubrań dla pracowników, które im wydała. Jakie rodzi to konsekwencje na gruncie podatków i jak zaksięgować ten zakup?
Sprawdź:
- CIT Jak rozliczysz wydatki na ubrania dla pracowników?
- PIT Czy pracownikowi należy doliczyć wartość nieodpłatnie wydanych ubrań do przychodów?
- VAT Jak odliczysz VAT naliczony przy zakupie ww. sprzętu?
- UoR Jak zapiszesz ww. zakup w księgach rachunkowych?
CIT
Przepisy ustawy o CIT nie zawierają w swej treści wprost regulacji dotyczących odzieży ochronnej bądź roboczej czy też kwalifikowania wydatków ponoszonych na jej zakup do kosztów uzyskania przychodów bądź określających limit wydatków na ten cel poniesionych, a podlegających zaliczeniu do kategorii kosztów uzyskania przychodów. Należy zatem sięgnąć do ogólnej definicji kosztów podatkowych.
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z poprawnie i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
Reasumując, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:
- został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny, a więc bezzwrotny,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W przywołanych wyłączeniach ustawodawca nie zawarł regulacji dotyczących odzieży ochronnej i roboczej, w związku z czym należy uznać, powołując się na powyżej przytoczoną generalną zasadę, że wydatki pracodawcy na zakup odzieży ochronnej i roboczej są kosztem uzyskania przychodów.
Należy jednak mieć na uwadze przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), w szczególności art. 2377 § 1, art. 2378 § 1, art. 23711a § 1 pkt 4 oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), w szczególności § 8. Wymienione akty prawne określają m.in. warunki i zasady przydzielania pracownikom odzieży ochronnej i roboczej. W związku z tym kosztem uzyskania przychodów będzie tylko wydatek na nabycie takiej odzieży, która spełnia warunki określone w powołanych przepisach.
|
„(…) pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 § 1 i art. 2377 oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Wprawdzie w omawianej sprawie pracodawca nie ustalił wprost okresu użytkowania odzieży roboczej, ale wskazał okoliczność, której zaistnienie uprawnia pracownika do pobrania tej odzieży. Takie rozwiązanie podatnik uzasadnił specyfiką stanowiska pracy przy mieszalniku farb, scharakteryzowaną w części wstępnej niniejszego uzasadnienia oraz koniecznością dbałości o wizerunek firmy. Wobec takiego stanu rzeczy tutejszy organ podatkowy uznaje wydatki poniesione przez spółkę na zakup odzieży roboczej, przekazywanej następnie zgodnie z powyżej omówioną regułą, pracownikom zatrudnionym na stanowiskach przy mieszalniku farb za jej koszt uzyskania przychodu (…)”. Pismo Naczelnika II US w Rzeszowie z 10 października 2005 r., nr II US.I.PB/423-11/05 |
W praktyce często przedsiębiorcy pomimo braku konieczności używania odzieży roboczej na danym stanowisku pracy, w celu utrwalania marki wśród klientów, zaopatrują pracowników w ubrania zaopatrzone w logo firmy. Również w takim przypadku poniesione wydatki stanowią koszt, jeśli odzież ma charakter służbowy. Natomiast za ubiór służbowy uznaje się odzież opatrzoną cechami charakterystycznymi dla danej firmy (np. barwy, logo firmy), tak aby utracił charakter odzieży osobistej.
|
„(…) Wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach wydatków na reprezentację, jeżeli podatnik wykaże, że odzież ta utraciła charakter odzieży osobistej, np. poprzez opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (barwa, krój, logo itp.). Zakupione przez spółkę ubrania dla pracowników zostały zaopatrzone w logo firmy a zasady używania tej odzieży określono w regulaminie pracy, w związku z czym może to świadczyć o tym, iż wydatki poniesione na ich zakup spełniają kryterium celowości. Jednakże podkreślenia wymaga, iż wskazane wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku, gdy podatnik będzie dysponował wiarygodnymi dowodami w zakresie spełnienia przesłanek z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy podatkowej, umożliwiającymi taką kwalifikację. Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy wyżej cytowanej kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy (…)”. |
|
„(…) Wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w ramach wydatków na reprezentację, jeżeli podatnik wykaże, że odzież ta utraciła charakter odzieży osobistej, np. z uwagi na opatrzenie jej dla grupy pracowników cechami charakterystycznymi dla firmy (barwa, krój, logo itp.) (…)”. Koniec RAMKI – Wyrok NSA z 9 lutego 1999 r., sygn. akt I SA/Wr 714/97 Natomiast jeśli odzież nie zawiera elementów, które powodują, iż nie utraciła ona charakter osobisty, to wydatki poniesione na nią wydatki nie mogą stanowić kosztu. RAMKA Ważne pismo IS „(…) Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że wnioskodawca zamierza zakupić odzież reprezentacyjną, tj. garnitury, koszule, krawaty dla zarządu i pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami. Zdaniem zainteresowanego ww. odzież będzie wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych. Odpowiedni wygląd pracowników może mieć wpływ na wzajemny stosunek klientów do obsługi. Nie można jednak uznać, że przesądza to o tym, że wydatek na zakup ubrania jest wydatkiem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Tym samym wydatek na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie będzie związany ze sprzedażą opodatkowaną. Zatem wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z wystawionych na zakup odzieży reprezentacyjnej faktur, na zasadach określonych w art. 86 ustawy (…)”. Pismo Dyrektora IS w Poznaniu z 7 maja 2009 r., nr ILPP2/443-208/09-2/JK |
Wydanie ubrań pracownikom
Wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Z literalnego brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.), wynika, że wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na zakup odzieży dla pracowników korzysta ze zwolnienia, jeśli używanie tej odzieży należy do obowiązków pracownika. Obowiązki te pracodawca może ustalić m.in. w regulaminie pracy lub też mogą one wynikać bezpośrednio z przepisów.
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, do których odwołano się w ustawach podatkowych, to przede wszystkim regulacje znajdujące się w Kodeksie pracy. Z unormowań tej ustawy wynika, że pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w polskich normach, jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymaganie technologiczne, sanitarne bądź bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednocześnie przewidziano, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których za zgodą pracowników będą oni używali własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Wówczas pracownikowi, który wyrazi zgodę na używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego (i będzie ich faktycznie używał w pracy), pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
W konsekwencji należy uznać, iż u pracownika nie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu, w sytuacji gdy ubrania służbowe, w przypadku gdy utraciły charakter osobisty.
|
„(…) Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownicy mają obowiązek nosić odzież oznaczoną marką YYY wyłącznie w czasie pracy i nie mają prawa do jej używania poza godzinami pracy. Ponadto po zakończeniu sprzedaży, w danym salonie YYY, danej kolekcji odzieży pracownicy mają obowiązek dokonać zwroty pracodawcy wydanej odzieży. W świetle powyższych przepisów wydanie pracownikom odzieży oznaczonej marką YYY, wyłącznie do czasowego używania tylko w czasie świadczenia pracy nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani też nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 11 ust. 1 ww. ustawy i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (…)”. Pismo Naczelnika US z 4 września 2007 r., Warszawa Targówek, nr 1437/ZDF/423/123/07/LJ |
Podstawa prawna:
art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
VAT
W myśl podstawowego przepisu o odliczeniu VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT. Oznacza to, iż mając na uwadze zasadę neutralności VAT, podatnik ma prawo do odliczenia VAT w takim zakresie (kwocie wynikającej z dokumentów zakupowych), jaki ma związek z jego sprzedażą opodatkowaną.
Prawo do odliczenia przysługuje również wtedy, gdy związek jest pośredni. Poniesione wydatki sfinansowane z dotacji związane są z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa, którego działalność jest opodatkowana VAT, a zatem uprawniają do odliczenia VAT.
Dlatego też należy uznać, iż spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT od zakupionych ubrań, naturalnie pod warunkiem że będą one wykorzystywane w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych.
Przekazanie pracownikom ubrań
Ustawodawca nakazał przez dostawę towarów za wynagrodzeniem rozumieć również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa w szczególności:
- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
- wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych towarów.
Celem tego przepisu jest opodatkowanie jako odpłatnej dostawy towaru – wszystkich czynności przekazania towarów przedsiębiorstwa, w stosunku do których służyło prawo do odliczenia podatku naliczonego.
W tej sytuacji pracodawca sam musi stwierdzić, czy wykonane czynności mają charakter przekazania na cele osobiste pracownika, czy też na potrzeby pracownika, które pracodawca ma obowiązek zaspokoić zgodnie z przepisami prawa pracy, postanowieniami zbiorowych układów pracy czy przepisami bhp.
Dobrze jest również, aby pracodawca odpowiednio udokumentował, że czynność przekazania na potrzeby pracowników wynika z innych przepisów, a to dlatego, aby nie wzbudzało to żadnych wątpliwości przede wszystkim u pracowników organów skarbowych.
Jeżeli obowiązek wyposażenia pracowników w ubrania robocze jest nałożony na przedsiębiorcę przez inne szczegółowe przepisy prawa zawarte w odrębnych ustawach, to czynność ta nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
Podstawa prawna:
art. 86 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 nr 177, poz. 1054 ze zm.).
UoR
Wydanie odzieży pracownikom, które jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów bhp, powinno być zarachowane jako obciążenie kosztów Świadczeń na rzecz pracowników.
W przypadku gdy odzież, z której pracownicy korzystają w pracy, nie ma charakteru ochronnego, a pełni przede wszystkim funkcje reklamo-reprezentacyjne, powinno nastąpić ujęcie jej jako „Pozostałego kosztu rodzajowego”.
Nie ma również przeciwwskazań, aby koszty odzieży ochronnej zarachowywane były jako koszty „Zużycia materiałów”. Szczegółowe regulacje w tym zakresie powinny być ujęte w zakładowym planie kont będącym częścią polityki rachunkowości podmiotu.
Przykład
Sklep komputerowy Komputerek nabył i przekazał swoim pracownikom do użytkowania w trakcie godzin pracy koszulki z logo firmy. Faktura za koszulki opiewała na kwotę 500 zł + 115 zł VAT.
1. Zarachowanie faktury:
- Wn „Rozliczenie zakupu materiałów” 615 zł,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 615 zł.
2. Odliczenie VAT naliczonego:
- Wn „Rozrachunki z tytułu VAT” – VAT naliczony 115 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 115 zł.
3. Wydanie pracownikom koszulek:
- Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 500 zł,
- Ma „Rozliczenie zakupu” 500 zł.
Gdyby jednostka prowadziła ewidencję kosztów również w układzie kalkulacyjnym, należy zaksięgować:
- Wn „Koszty zarządu” 500 zł,
- Ma „Rozliczenie kosztów” 500 zł.
Jako ciekawostkę można wskazać, iż w jednostkach sektora finansów publicznych – w świetle § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. nr 128, poz. 861) – odzież, w tym odzież ochronna, zaliczana jest do środków trwałych, które umarza się jednorazowo w miesiącu przyjęcia do używania.
Warto podkreślić, że cały czas jest aktualny wyrok Sądu Najwyższego z 24 kwietnia 1959 r., sygn. akt III CR 907/58, z którego wynika, że pracodawca zobowiązany jest dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej nawet wówczas, gdy żaden przepis o tym nie stanowi wprost, ale doświadczenie życiowe wskazuje na potrzebę korzystania z takich środków.
Podstawa prawna:
art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
CIT, VAT – Rafał Styczyński doradca podatkowy
UoR – Katarzyna Trzpioła
Wykładowca na wydziale Zarządzania UW
Czy jesteś pewien, że koszty uzyskania przychodu w Twojej firmie są wyliczone poprawnie?
Ile razy zastanawiałeś się, co możesz w nie wliczyć?
Czy jesteś w stanie przewidzieć wszystkie podatkowe konsekwencje księgowań w Twojej firmie? Czy VAT jest odliczony poprawnie?
Czy Twoje wyliczenia są zgodne z ustawą o rachunkowości?
Teraz otrzymasz praktyczną pomoc: „Koszty w firmie”
To gotowe i praktyczne rozwiązania problemów dotyczących rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin:
- podatków dochodowych,
- VAT
- ustawy o rachunkowości
Korzystając z „Kosztów w firmie”, otrzymasz dostęp do gotowych rozwiązań rzeczywistych problemów podatkowych, z jakimi borykają się osoby prowadzące księgowość. Praktyczne porady opisują, jak postępować w określonych przypadkach i poprawnie kwalifikować wydatki jako koszty uzyskania przychodu z punktu widzenia podatków dochodowych, VAT i rachunkowości. Dzięki „Kosztom w firmie” nie będziesz musiał szukać rozwiązań w trzech różnych publikacjach!
http://www.kosztywfirmie.pl/obce