14.07 Na greckich plażach szkoleń nie będzie
Czy zawsze szkolenie zagraniczne można zaliczyć do kosztów podatkowych? Czasami zwiedzanie piramid z pracownikiem może okazać się kosztem podatkowym, a czasami – spowodować spór z fiskusem.
W przedstawionym niedawno stanowisku jednej z wiodących na rynku usług doradczych firm uznano, że zagraniczne szkolenie połączone z wakacjami będzie kosztem podatkowym. No cóż, to tylko artykuł, a jego treść nie stanowi opinii doradczej, w przeciwnym razie byłaby ona co najmniej kontrowersyjna.
Koszty szkoleń, studiów i kursów specjalistycznych
Do kosztów podatkowych zaliczać można te wydatki, które bezpośrednio lub pośrednio związane są z osiąganiem przychodów, ich zachowaniem lub zabezpieczeniem. W związku z tym wydatki przedsiębiorcy na szkolenia zawodowe, uzyskiwanie wyższego stopnia wiedzy specjalistycznej, wydatki na studia, w tym studia podyplomowe czy też koszty związane z pozyskiwaniem uprawnień zawodowych, można zaliczać do kosztów podatkowych. Musi jednak istnieć faktyczny związek pomiędzy danym wydatkiem a prowadzoną działalnością. Stąd też kursy ogólne czy szkolenia nieprofilowane, są często uznawane przez urzędy skarbowe za wydatki ponoszone prywatnie, poza działalnością. Dobór szkolenia powinien być zatem związany z prowadzoną działalnością.
Inaczej jest z kosztami szkoleń dla pracowników. Tu podstawą uznania kosztu jest z reguły umowa o podnoszeniu kwalifikacji, zawarta z pracodawcą. Co ważne, zawarcie umowy pozwoli na podwójny zysk. Nie dość, że pracownik wykaże przychód zwolniony z podatku, to jeszcze pracodawca rozliczy z tytułu wydatków koszty podatkowe.
Z kontrahentem na wakacje
Nie ma przeszkód, aby szkolenie odbywało się z kontrahentami, musi ono jednak posiadać określony cel, związany z uzyskiwaniem przychodów, ich zachowaniem lub zabezpieczeniem.
Zgodnie z powyższą zasadą przedsiębiorca, który organizuje szkolenie z zakresu wprowadzania własnego produktu na rynek, może rozliczyć wydatek poniesiony na szkolenie w kosztach. Podobnie prawidłowym będzie rozliczenie podatkowe szkolenia wskazującego pośrednikom działanie maszyn, sprzedawanych następnie na rzecz ich klientów.
Szkolenie czy reprezentacja
Urzędy skarbowe godzą się na wliczanie w koszty działalności biletów lotniczych, zakwaterowania oraz uczestnictwa w zagranicznym szkoleniu. Do kosztów nie można jednak zaliczyć wyjazdu rodziny kontrahenta czy pracownika. Nie można też odliczyć prywatnych wydatków na rzecz pracownika lub na cele osobiste przedsiębiorcy. Podobnie będzie w przypadku szkolenia na rzecz kontrahentów. Bardzo łatwo zagraniczny wyjazd może przybrać postać reprezentacji. Pojawia się więc pytanie o granicę, której nie powinno się przekroczyć.
Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach oceniając skutki zagranicznego szkolenia dla kontrahentów podatnika w interpretacji z 9 lutego 2009 r. (sygn. akt IBPBI/1/415-908/08/RM): „warunkiem niezbędnym, umożliwiającym zaliczenie wydatków związanych z organizacją tej konferencji szkoleniowej będzie brak wystąpienia przesłanek negatywnych (…) Przez reprezentację rozumieć należy między innymi okazałość, wystawność mającą na celu ukształtowanie i utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy.
Jeżeli zatem organizowana konferencja szkoleniowa nie będzie nosiła znamion okazałości czy też wystawności, to nie wystąpi powyższa przesłanka uniemożliwiająca zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże ten warunek musi być oceniony indywidualnie przez podatnika, który w swoim własnym interesie winien wykazać brak istnienia tej negatywnej przesłanki”.
Szkolimy za granicą
Do kosztów zalicza się z pewnością wydatki na szkolenie odbywające się za granicą, pod warunkiem, że miejsce uzasadnione jest specyfiką działalności przedsiębiorcy. Za przykład może posłużyć organizacja szkolenia w Indiach przez przedsiębiorcę trudniącego się sprzedażą przypraw. Wyjazd do Indii uzasadniony jest występowaniem na lokalnym rynku wielu niespotykanych roślin oraz miejscowymi hodowlami prowadzonymi przez przedsiębiorcę.
Podobnie zagraniczne szkolenie uzasadnione jest w przypadku przedsiębiorcy posiadającego określone maszyny jedynie w zagranicznym oddziale. Przykładem może być szkolenie odbywające się na chińskiej linii produkcyjnej, której przedsiębiorca nie posiada w kraju.
Odpowiednio zagraniczne szkolenie wprowadza się w koszty, gdy dotyczy ekspansji na dany rynek lokalny czy też zakupu produktów lokalnych celem sprzedaży ich w kraju. Przykładowo koszty będzie generowało szkolenie skierowane do dystrybutorów, przeprowadzone we Francji a związane z oceną nowych gatunków sera, wprowadzanych na rynek polski przez ich importera.
Jachtem między greckimi atolami
Bezkrytyczne traktowanie tematu pozwalałoby jednak na ujęcie w kosztach również rejsu statkiem z kontrahentami, w czasie którego byliby oni szkoleni z zakresu sprzedaży produktów medycznych na polskim rynku. Ciężko uznać za prawidłowe rozliczanie w kosztach szkolenia zorganizowanego w Egipcie przez firmę budowlaną dla swoich pracowników i kontrahentów (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, 8 czerwiec 2010 r., sygn. akt IPPB5/423-162/10-4/JC). Dochodzi tu bowiem do uwidocznienia okazałości firmy, a w konsekwencji ponoszenia wydatków reprezentacyjnych, nie zaliczanych do kosztów podatkowych.
Na podobnej zasadzie NSA w wyroku z 16 marca 2011 r. odmówił ujęcia w kosztach wyjazdu nazwanego „konferencja – zjazd w Kenii”, gdyż wyjazd miał charakter turystyczny i nie miał związku z prowadzoną działalnością. W trakcie sprawy okazało się, że była to oferta typu „last minute”. Podatnik nie udowodnił też, że celem tego wyjazdu, w którym wraz z nim uczestniczył pracownik firmy, było spotkanie i omówienie warunków współpracy z kontrahentami firmy oraz zawarcie kontraktów.
Kwestia oceny okazałości i wystawności szkolenia okazuje się jednak dyskusyjna. Zdaniem specjalistów z TAXCARE wyjazd, w czasie którego kontrahent posiada czas wolny, w tym kilka dni zupełnie wolne od szkoleń, nie stanowi jeszcze wydatku reprezentacyjnego. Zgodnie z tym stanowiskiem może on stanowić koszt podatkowy.
Z biurem podróży…na szkolenie
W kosztach nie rozliczymy również szkolenia czy wyjazdu służbowego organizowanego przez biuro podróży. Taki cel ewidentnie przesądza o prywatnym traktowaniu podróży. W cytowanym powyżej wyroku NSA z tego powodu odrzucił koszty służbowego wyjazdu do Izraela organizowanego jako standardowy wyjazd turystyczny.
Szum morza….na otarcie łez
Stanowisko organów podatkowych uległo w ostatnich latach zdecydowanej liberalizacji. Coraz częściej decyzje interpretujące prawo podatkowe pozwalają na rozliczenie w kosztach zagranicznych wojaży służbowych. Za przykład niech posłuży interpretacja Urzędu Skarbowego w Strzelcach Opolskich z dnia 19.09.2007 r. (sygn. akt PD-P/423-8/07), w której czytamy „(…) albowiem przepisy prawa podatkowego nie określają w tym względzie żadnych limitów i ograniczeń. Pojęcie „wydatków na szkolenie” należy rozumieć szeroko. Obejmują one wydatki na przeloty, zakwaterowanie, wyżywienie lektorów i osób szkolonych, koszty materiałów, wynajęcie sali, sprzętu, gdyż są to wydatki integralnie związane z samym szkoleniem”. Cała zabawa podatkowa, jeśli można tak mówić o rozliczaniu kosztów, polega zatem na tym, aby prawidłowo je udokumentować.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl
Firma i Podatki