16.07 Jazdy lokalne a zwolnienie podatkowe
Od 14 listopada 2007 r. stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002, nr 27, poz. 271 ze zm.) wynoszą:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
- dla motocykla – 0,2302 zł,
- dla motoroweru – 0,1382 zł.
Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i wynosi:
- 300 km – do 100.000 mieszkańców,
- 500 km – ponad 100.000 do 500.000 mieszkańców,
- 700 km – ponad 500.000 mieszkańców.
Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km. Natomiast limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym Nie może on przekroczyć 3000 km.
Należy pamiętać, że zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Ponadto zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Rozliczenie odbywa się na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, w którym określa on m.in. rodzaj posiadanego pojazdu i okres, w którym wykorzystywał go do celów służbowych. Jeśli pracownik w ciągu miesiąca przebywał na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub był delegowany poza siedzibę firmy na dłużej niż 8 godzin albo nieobecny z innych powodów (lub też nie dysponował przez pewien czas swoim pojazdem, np. z powodu jego remontu), to przyznany limit zmniejszany jest proporcjonalnie do liczby dni nieobecności o 1/22 całości za każdy dzień nieobecności lub niewykorzystywania pojazdu.
W przypadku podróży służbowej (jazd zamiejscowych) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wobec tego pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2004, nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).
Anna Pokrywczyńska
VAT.pl
Uwaga! Komentarz Eksperta
Pracodawca ma prawo dokonać zwrotu kwot wydatkowanych na jazdy lokalne pracownika – ryczałtowo lub też na podstawie kilometrówki. Opisane rozporządzenie wskazuje limity, których ustalany umownie z pracownikiem ryczałt za jazdy lokalne ustalany nie może przekraczać. Umowny limit ryczałtu ponad kwoty wskazane w rozporządzeniu nie może mieć miejsca – konieczne będzie w tym przypadku prowadzenie ewidencji przejechanych kilometrów i rozliczanie jazd na podstawie kilometrówki. Odpowiednio rozporządzenie ustala zatem limit zapłaty za jeden kilometr w przypadku prowadzenia rozliczeń na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów.
Niestety, zarówno kilo metrówka, jak i ryczałt u potencjalnego Kowalskiego, wykorzystującego do pracy swój własny samochód podlegają opodatkowaniu. Nie stanowią one jednak podstawy naliczenia składek ZUS – to spore udogodnienie dla obu stron. Zarówno kilko metrówka, jak i ryczałt pozostają nieoskładkowane.
Istnieje również alternatywna metoda liczenia – zamiast wypłacania pracownikowi wskazanych kwot można zawrzeć umowę najmu samochodu i rozliczać go bezpośrednio w ramach działalności. W tym przypadku limity nie znajdą zastosowania; pracownik może tankować benzynę do auta podając do faktury dane przedsiębiorcy (w tym numer rejestracyjny pojazdu). Jednak aby przedsiębiorca mógł rozliczać wydatki na auto w kosztach – musi koniecznie prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów. Do KPiR powinien je wprowadzać na podstawie sporządzanego na koniec danego miesiąca, zestawienia wydatków na samochód niestanowiący jego własności.
W przypadku najmu pracownik rozliczy przychód (może najmować auto na zasadach ogólnych i opłacać 18% podatek od dochodu lub ryczałtem – 8,5% od przychodu bez rozliczania jakichkolwiek kosztów).
Tylko w przypadku leśników i pocztowców zwroty za korzystanie z samochodu do jazd lokalnych pozostają zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (odpowiednio również korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS).
Pamiętajmy przy tym, że kilo metrówka powinna być prowadzona rzetelnie, zgodnie z faktycznie przejechanymi trasami.
Alternatywą dla przedsiębiorcy jest kupno samochodu oraz przekazanie go dla celów służbowych pracownikowi. Ten nie może go wykorzystywać w celach prywatnych – generowałoby to bowiem przychód podatkowy po jego stronie.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki