07.01 Wyślij RMUA mailem
Od 1 stycznia 2009 r. płatnicy ZUS mogą przekazywać pracownikom, zleceniobiorcom i innym osobom druki RMUA w formie dokumentu elektronicznego. Może to być e-mail, plik graficzny, np. *.gif czy *.jpeg, może to być jakikolwiek inny dokument zapisany na dyskietce, CD-romie, płycie DVD czy nawet na pamięci flash. Ważne jest, aby plik został podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym. Nie da się zatem wysłać RMUA SMS-em, bo nie używamy jeszcze technologii pozwalającej na podpisywanie takich wiadomości e-podpisem.
W przypadku e-maili nie trzeba podpisywać emaila, a jedynie przesyłany plik. Jako że nie wszyscy posiadają czytniki plików podpisanych wewnętrznie (tzn. gdy podpis elektroniczny i plik podpisany stanowią jedność), zalecamy w praktyce przesyłanie plików podpisanych zewnętrznie – gdzie odrębny jest dostępny dla każdego plik z RMUA oraz odrębny plik z podpisem elektronicznym.
Przesyłanie RMUA w formie elektronicznej wymaga jednak zgody ubezpieczonego. Warto ją zapewnić sobie już na etapie zawierania umowy. Zgoda może przybrać formę następującego oświadczenia:
„Niniejszym wyrażam zgodę na przekazywanie mi przez płatnika NAZWA NIP/PESEL informacji zawartych w raportach imiennych, o których mowa w art.41 ust.1-6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74) w formie dokumentu elektronicznego, w trybie określonym w art.47a ust.2a cyt. ustawy.”
Podpis, NIP/Pesel ubezpieczonego.