Dokumentowanie ekwiwalentu za narzędzia i sprzęt

Pytanie:

Pracownik posiada własny telefon komórkowy, zakład pracy zwraca jemu część poniesionych kosztów ustalonych z góry w postaci limitu, po otrzymaniu kopii opłaconego rachunku. Czy taki zwrot kosztów może być traktowany jako ekwiwalent za używanie przy wykonywaniu pracy narzędzia?

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zmian.) przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.Natomiast stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Biorąc pod uwagę, że ekwiwalent według definicji podanej w słowniku języka polskiego oznacza kwotę lub rzecz równą wartością czemuś, to użycie w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy wyrażenia "ekwiwalent pieniężny za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt" należy interpretować jako kwotę będącą faktycznie opłatą za korzystanie przez pracodawcę ze sprzętu będącego własnością pracownika.Warto zwrócić uwagę na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 lutego 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 370/98), w którym Sąd wskazał, że w przypadku gdy pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnych narzędzi do wykonania pracy i jako płatnik podatku dochodowego uznaje ten ekwiwalent za zwolniony od podatku dochodowego, musi posiadać dowody potwierdzające fakt używania przez pracownika tych narzędzi przy wykonywaniu pracy.

Sąd orzekł: "Płatnik zobowiązany jest do właściwej oceny przesłanek ustalenia wysokości podatku (zaliczki na podatek), tzn. musi dysponować odpowiednimi dowodami pozwalającymi stwierdzić, iż dane świadczenie jest wolne od podatku, a więc że spełnione są przesłanki wymienione w przepisie regulującym to zwolnienie, w tym przypadku dowodami, że zachodzą przesłanki z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem, iż pracownicy otrzymujący ekwiwalent rzeczywiście używają do wykonywania pracy narzędzi, materiału lub sprzętu, stanowiących ich własność. W żadnym razie okoliczność ta nie może być ustalona przez organ podatkowy pośrednio, w oparciu o analizę zapotrzebowania, którą do tego powinien wykonać organ podatkowy przy pomocy powołanego rzeczoznawcy".

Reasumując, kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego, pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania do pracy przez pracownika telefonu będącego jego własnością np. za pomocą wydruku "wykazu połączeń telefonicznych" tzw. billingu umożliwiającego rozróżnienie między rozmowami związanymi z pracą a rozmowami prywatnymi.

Jednakże zwrot przez zakład pracy części poniesionych kosztów na rozmowy w postaci z góry określonego limitu nie stanowi ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego telefonu dla potrzeb pracodawcy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli wydatki poniesione przez pracownika dokumentowane rachunkiem i wydrukiem "wykazu połączeń telefonicznych" dotyczą rozmów "służbowych" związanych z wykonywaną pracą to zwrot tych wydatków przez pracodawcę nie stanowi przychodu w rozumieniu art. 11 tej ustawy i nie podlega opodatkowaniu.

W przypadku, kiedy pracodawca zwraca pracownikowi wydatki za połączenia telefoniczne nie związane z wykonywaną pracą, kwoty wypłacone z tego tytułu stanowią przychód ze stosunku pracy opodatkowany na zasadach określonych w art. 11, art. 12 i art. 32 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.