Nie korzystasz z e-faktury - to płać za jej wysyłkę

Piotr Szulczewski 27.03.2013 09:00 (aktualizacja: )

Klient może udzielić akceptacji na wystawienie oraz przesłanie mu faktury w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy poszli jednak o krok dalej – wprowadzają opłatę za wysłanie faktury papierowej oferując jako alternatywę bezpłatną e-fakturę.

Wprowadzenie zasad e-fakturowania oparte jest o przepisy unijne. Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania wskazuje, że sensem wprowadzenia dokumentów elektronicznych było rozszerzenie metod działania, a nie wprowadzenie jakichkolwiek ograniczeń co do fakturowania. Preambuła dyrektywy stwierdza, że: „faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć”.

Faktura otrzymana czy postawiona do dyspozycji?

Dotychczas nie było możliwości, by wystawić faktury VAT dopiero po wpłaceniu określonej kwoty za jej wysyłkę. Mimo że wskazane w przepisach „wystawienie faktury” to jedynie proces sporządzenia dokumentu, czyli jego wygenerowanie, to przepisy wskazywały również na konieczność otrzymania faktury przez klienta. Rozporządzenie o wystawianiu faktur nie pozwalało na oświadczenie klientowi, że faktura została wystawiona i czeka na odbiór przez klienta w siedzibie firmy. Dokument nabywca musiał faktycznie otrzymać, a nie jedynie posiadać możliwość jego odbioru (podobnie: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, ITPP1/443-1044/08/MS, 12.02.2009 r.).  Zasada powyższa znalazła się również w obecnie obowiązującym rozporządzeniu o fakturach.    

Wybór po stronie klienta

Zgodnie z zasadami wystawiania e-dokumentów - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Zatem przedsiębiorca nie posiada możliwości wpływania na decyzję klienta za pomocą opłaty pobieranej za jedną z form działania. Decyzja powinna pozostać dobrowolnym wyborem po stronie nabywcy towaru lub usługi. Co więcej, odbiorca nie powinien mieć dylematu, czy otrzymywać dokument bezpłatnie w formie elektronicznej, czy też zapłacić za jego otrzymanie w formie standardowej.