W przypadku osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, system KSeF automatycznie przypisze im tzw. uprawnienia właścicielskie, a co za tym idzie - osoba ta nie będzie musiała nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Podatnik (osoba fizyczna) posiadający NIP będzie miał dostęp do KSeF automatycznie. Natomiast podatnik niebędący osobą fizyczną, np. spółka, posiadający kwalifikowaną pieczęć z NIP, będzie mógł korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich. W sytuacji gdy pieczęci nie posiada, wówczas musi złożyć ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF.
Rodzaje uprawnień
Sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień, a także sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF będą określone w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT. Jak wynika z projektu rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z KSeF (druk nr 827 z wykazu RCL), uprawnieniami do korzystania z KSeF będą uprawnienia do:
- nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych (online) i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy (tj. faktur wystawianych w trybie offline),
- wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy (w trybie samofakturowania),
- wystawiania faktur VAT RR w KSeF.
Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami (w tym do nadawania lub odbierania uprawnień) jest jednym uprawnieniem. Nie będzie możliwe nadanie uprawnienia wyłącznie do nadawania uprawnień lub wyłącznie do odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Ewentualny podział tych kompetencji w firmie będzie należało wprowadzić wyłącznie poprzez stworzenie odpowiednich procedur wewnętrznych.
Ponadto będzie się wyróżniać uprawnienia techniczne do:
- przeglądania uprawnień (nadanych osobom fizycznym i podmiotom w kontekście danego podatnika),
- przeglądania historii sesji (w kontekście danego podatnika, np. w celu pobierania UPO).
Zarządzanie uprawnieniami
Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami obejmuje nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF. Pozwala to wyznaczać osoby lub podmioty, które będą korzystały z KSeF w kontekście danego podatnika. Zgodnie z projektowaną regulacją § 4 ust. 1 rozporządzenia nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF będą dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania, po zweryfikowaniu posiadanych uprawnień.
Uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur
Uprawnienie do wystawiania faktur obejmuje zarówno wystawianie faktur ustrukturyzowanych (online), jak i wystawianie faktur w trybie offline (tj. w trybie offline24, w trybie offline - niedostępność KSeF oraz w trybie awaryjnym). Uprawnienie do wystawiania faktur posiada (domyślnie) sam podatnik (w tym JST i GV), ale może je posiadać także np.:
- osoba fizyczna wskazana przez podatnika,
- osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną zarządzającą uprawnieniami w ramach danego podatnika,
- podmiot wskazany przez podatnika (np. biuro rachunkowe) oraz osoba fizyczna wskazana przez ten podmiot,
- osoba fizyczna wskazana przez przedstawiciela (administratora) jednostki podrzędnej JST, członka GV oraz jednostki wewnętrznej.
 | Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin - funkcjonalność w przygotowaniu! |
Uprawnienie do wystawiania faktur oraz uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF to dwa odrębne uprawnienia od strony systemowej. Zatem podatnik może nadać uprawnienia wyłącznie do wystawiania faktur lub wyłącznie do dostępu do faktur. Uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF obejmuje dostęp do wszystkich faktur danego podatnika, w tym jego faktur sprzedażowych, jak i faktur zakupowych.
Podatnicy będący osobami fizycznymi
Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności ani nic zgłaszać do urzędu skarbowego, aby uwierzytelnić się w KSeF. Uprawnienia do korzystania z KSeF są przypisane mu automatycznie systemowo do identyfikatora podatkowego NIP podatnika, dlatego są one nazywane uprawnieniami właścicielskimi.
Obejmują one w szczególności uprawnienie do wystawiania faktur, dostępu do faktur, zarządzania uprawnieniami, zarządzania jednostkami podrzędnymi oraz uprawnienia techniczne do przeglądania historii sesji oraz przeglądania uprawnień. Uprawnień właściciela nie można odebrać. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może korzystać z systemu, uwierzytelniając się np. podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po uwierzytelnieniu się w systemie może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom lub podmiotom. Odbywa się to w sposób elektroniczny.
Osoba fizyczna nie składa zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która w jej imieniu będzie korzystała z KSeF. Jedynym wyjątkiem jest przypadek zgłoszenia przez nią danych unikalnych jej własnego podpisu elektronicznego.
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (w szczególności spółki, JST, GV) lub podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje) posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik będzie miał już przypisany pełny zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do NIP podatnika). W przypadku podatników i podmiotów nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF będzie dokonywane przez złożenie ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku organu egzekucyjnego zawiadomienie będzie składane obowiązkowo, niezależnie czy podmiot ten posiada możliwość uwierzytelnienia się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Zawiadomienie ZAW-FA
Zawiadomienie ZAW-FA jest składane papierowo - osobiście lub pocztą, lub elektronicznie - np. poprzez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e- Urzędzie Skarbowym.
Poprzez ZAW-FA, do korzystania z KSeF, może być uprawniona tylko jedna osoba fizyczna. Dalsze uprawnienia osoba ta może nadawać elektronicznie. Osobą uprawnioną w ZAW-FA może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika niebędącego osobą fizyczną. Zawiadomienie ZAW-FA może być złożone także w przypadku JST lub GV, jeśli podatnik ten nie posiada możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Zawiadomienie ZAW-FA nie ma zastosowania do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku:
- samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,
- członków GV,
- zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Zawiadomienie to będzie wprowadzane do systemu niezwłocznie po jego otrzymaniu. W zawiadomieniu ZAW-FA znajdują się m.in. obowiązkowe pola, w których wskazuje się adres e-mail:
- podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia,
- osoby fizycznej uprawnionej, której są nadawane lub odbierane uprawnienia.
Na wskazane wyżej adresy e-mail będą wysyłane powiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień.
Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami posiada przypisane systemowo sam podatnik, np. jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka. Może je również otrzymać np.:
W uprawnieniu do zarządzania uprawnieniami zawiera się także uprawnienie do przeglądania uprawnień (nie musi być więc nadawane osobno). |
Gazeta Podatkowa nr 93 (2281) z dnia 2025-11-20
Profilaktyczna ochrona zdrowia pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl