Minister finansów podpisał cztery ważne rozporządzenia dotyczące KSeF. Co się zmieni?

Na kilka tygodni przed startem Krajowego Systemu e-Faktur w życie wejdą kolejne przepisy dotyczące nowych rozwiązań. Minister Finansów i Gospodarki złożył podpis pod czterema rozporządzeniami wykonawczymi określającymi zasady działania systemu. Jakie regulacje zostaną wprowadzone?

W przepisach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wciąż wprowadzane są zmiany. Najnowsze ujęte zostały w czterech rozporządzeniach podpisanych przez szefa resortu finansów i gospodarki Andrzeja Domańskiego.

Rozporządzenia porządkują m.in. zasady korzystania z KSeF, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA oraz przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzają również zasady wystawiania faktur uproszczonych oraz doprecyzowują szczegółowe dane, jakie powinien zawierać JPK_VAT z deklaracją. Poniżej przedstawiamy, czego szczegółowo dotyczą wspomniane rozporządzenia.

Rozporządzenie dotyczące przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

W rozporządzeniu z 7 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1740) wymienione są sytuacje, w których przedsiębiorca nie będzie musiał wystawiać faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Chodzi o następujące przypadki:

• świadczenie usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę,
• świadczenie usług przewozu osób, a usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury,
• świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT, dokumentowane fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych,
• faktury wystawiane w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten nabywca nie posiada NIP,
• faktury wystawiane przez nabywcę w ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku gdy nie posiada NIP.

Przypominamy, że faktury w nowym systemie należy wystawiać według wzoru faktury ustrukturyzowanej, który został określony w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. Z powodu uwarunkowań technicznych, w KSeF przedsiębiorca nie będzie mógł wystawić np. biletu jednorazowego czy dokumentu finansowego lub ubezpieczeniowego, które zostały uznane za faktury zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979 ze zm.).

Nowe rozporządzenie określa niektóre wskazane wyżej przypadki dostaw towarów lub świadczenia usług, które przy odpowiednim sposobie udokumentowania mogą zostać wyłączone z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W rozporządzeniu jest mowa również o przypadku, gdy nabywca będący tzw. podmiotem zagranicznym (nieposługujący się NIP) w ramach samofakturowania może wystawić fakturę w KSeF w przypadku WDT. Na potrzeby tej czynności podlega w swoim państwie członkowskim identyfikacji za pomocą numeru VAT UE.

Całe rozporządzenia przeczytasz tutaj.

Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur

Kolejne rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1742) ma na celu dostosowanie do KSeF zasad wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT.

Na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, podatnicy od 1 lutego 2026 r. będą podawali swój NIP. Warto zaznaczyć, że do realizacji obowiązku wystawiania faktur w nowym systemie NIP wystawcy jest konieczny.

Wciąż aktualna będzie zasada, według której w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza nowym systemem, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie musiał podawać tego numeru. NIP nabywcy będzie podawany na fakturze uproszczonej (jeśli ten się nim posługuje).

Z treścią rozporządzenia można zapoznać się tutaj.

Rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

W tym rozporządzeniu z 12 grudnia 2025 r. szczegółowo opisane zostały zasady korzystania z nowego systemu. Reguluje ono:

• rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA),
• metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu),
• zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,
• zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji, autentyczność i integralność treści,
• procedury związane z fakturami z załącznikami – od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania, przez potwierdzenie możliwości, po wymagania techniczne,
• wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.

Powyższe zasady zostały opisane w udostępnionej na stronie ministerstwa dokumentacji technicznej KSeF. Można je znaleźć w zakładce Integratorzy IT.

Rozporządzenie stanowiące załącznik do komunikatu czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Można znaleźć je wśród aktów oczekujących na ogłoszenie.

Rozporządzenie dotyczące szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług

Zmiana tzw. rozporządzenia ws. JPK_VAT z deklaracją (z 12 grudnia 2025 r.) ma na celu dostosowanie do zmian wprowadzonych w ustawie z 5 sierpnia 2025r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203).

Założenia rozporządzenia opierają się na podawaniu w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT numeru KSeF faktury, a także umożliwiają ujmowanie w tej ewidencji innych faktur wystawionych lub otrzymanych poza KSeF. W grę wchodzą także dowody inne niż faktury. W ich przypadku stosować trzeba będzie odpowiednie oznaczenia (węzeł KSeF):

• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji,
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
• DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Co istotne, podanie numeru KSeF będzie dotyczyło faktur wystawionych w tym systemie, bez względu na tryb ich wystawiania i przesyłania do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Rozporządzenie stanowiące załącznik do komunikatu czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Znajdziesz je wśród aktów oczekujących na ogłoszenie.