Już w niedzielę rozpoczyna się nowa era fakturowania. Duża część przedsiębiorców zostanie objęta nowymi zasadami wystawiania elektronicznych faktur. Sprawdź w skrócie, co się zmienia, jakie obowiązki czekają przedsiębiorców, i jak przygotować swoją firmę do nowej rzeczywistości.

W niedzielę 1 lutego startuje Krajowy System e-Faktur. W pierwszej fazie obejmie on wyłącznie część przedsiębiorców. Docelowo jednak do końca 2026 roku powinni korzystać z niego wszyscy przedsiębiorcy.

KSeF staje się obowiązkowy:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Pamiętać należy jednak, że od niedzieli 1 lutego KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w zakresie odbierania faktur kosztowych. Potwierdziło to samo Ministerstwo Finansów na konferencji prasowej w połowie stycznia.

Czym jest KSeF i co zmieni?

Krajowy System e-Faktur zmienia całe dotychczasowe podejście do obrotu fakturami. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system, który posłuży do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej, elektronicznej. Wprowadzenie tego systemu to prawdziwa rewolucja w polskim obiegu dokumentów – docelowo ma on zastąpić tradycyjne faktury papierowe oraz PDF-y.

>>> Wystaw za darmo fakturę VAT zgodną z KSeF

KSeF w pigułce. Najważniejsze informacje

Wdrożenie KSeF nie zawsze musi być skomplikowaną operacją. Przed podjęciem działania warto skorzystać z dostępnych materiałów pomocniczych przygotowanych przez Ministerstwo Finansów:

1. podręczników,

2. filmów instruktażowych,

3. ulotek.

Dzięki nim można w prosty sposób poznać zasady działania systemu, wymagania dotyczące wystawiania faktur oraz uniknąć błędów przy pierwszych transakcjach.

Pierwsze kroki w KSeF – skorzystaj z filmów instruktażowych

Mniejsze firmy, które nie wymagają przeprowadzenia skomplikowanych prac wdrożeniowych mogą skorzystać z wideoporadników przygotowanych przez resort finansów. Pokazują one jak krok po kroku poruszać się po KSeF. Udostępniamy je poniżej:

Jak wejść do KSeF?

Jak korzystać z KSeF?

Jak odebrać fakturę w KSeF?

Animacja Jak odebrać fakturę w KSeF?

Aplikacja podatnika KSeF 2.0. Bezpłatne narzędzie do e-faktur

Przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali z programów do wystawiania faktur, nadal będą mogli to robić. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że ich oprogramowanie jest już zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Warto w tym celu skontaktować się ze swoim dostawcą oprogramowania i potwierdzić, że system jest gotowy do działania

Przedsiębiorcy nie posiadający programu do wystawiania faktur mogą skorzystać z darmowego narzędzia Ministerstwa Finansów, tzw. Aplikacji podatnika KSeF 2.0.

Aplikacja podatnika jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy posiadającego NIP. Krajowa Administracja Skarbowa automatycznie założyła konto w systemie KSeF. W przypadku jednoosobowych przedsiębiorców dostęp do konta możliwy jest od razu, bez konieczności składania dodatkowych dokumentów. Wystarczy zalogować się, uwierzytelniając za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Umożliwi ona wystawianie faktur oraz ich odbieranie.

Publikacja zawiera linki afiliacyjne