KSeF, cyfryzacja w e-Urzędzie skarbowym. Czy księgowi będą mieć mniej pracy? Czy przedsiębiorcy będą nadal potrzebować biura rachunkowego? Co daje przedsiębiorcy prowadzenie księgowości przez profesjonalistę? Jak księgowi radzą sobie ze zmianami w prawie i czy zainteresowanie pracą w księgowości spada? - o tym rozmawiamy z ekspertem Dariuszem Smoleńskim właścicielem Biura Rachunkowego "DS" Dariusz Smoleński.
1. KSeF - czy przedsiębiorcy są gotowi na jego wprowadzenie?
Osobiście myślę, że z technicznego punktu widzenia zasadniczo tak, są gotowi. Wielu dostawców oprogramowania zadbało już o prawidłową komunikację systemów do wystawiania faktur z KSeF, co umożliwia wdrożenie KSeF, rozumiane jako obowiązek przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast z drugiej strony wciąż mamy duże grono przedsiębiorców mikro i małych, którzy korzystają z własnych lub darmowych narzędzie do wystawiania faktur i zapewne takiej funkcjonalności na ten moment nie mają. Przed nimi dłuższa droga do wdrożenia KSeF. Nie zapominajmy, że wciąż w obrocie gospodarczym spotykamy się z fakturami napisanymi odręcznie, tutaj ścieżka jest jeszcze dłuższa. My, biura rachunkowe, przyjęliśmy na siebie ciężar informacyjny względem naszych klientów - przedsiębiorców w tym zakresie, to od nas przedsiębiorcy dowiadują się czym jest KSeF, od kiedy zacznie obowiązywać i na czym będzie polegać.
2. Co KSeF zmieni w zakresie kontaktów przedsiębiorca - biuro rachunkowe?
Szczególnych zmian w relacji przedsiębiorca — biuro rachunkowe należy upatrywać w modelu współpracy, a konkretniej w zakresie przekazywania dokumentów do biura rachunkowego. Wejście w życie KSeF to doskonały moment, aby przenieść segregatory do plików i tym samym, używając modnego w żargonie branżowym słowa, „odpapierzyć” biuro. Żeby to było możliwe, musimy jeszcze bardziej zautomatyzować naszą pracę, a w szczególności zadbać o oprogramowanie, które umożliwi współpracę na zakładanym poziomie. Wybór modelu współpracy z przedsiębiorcami jest obecnie przedmiotem najgorętszych dyskusji wśród biur rachunkowych, bowiem możliwości jest klika, począwszy od pobierania faktur z KSeF klienta poprzez wygenerowany Token, po zobowiązanie klienta do przesłania pobranych z KSeF faktur na maila/serwer udostępniony przez biuro. Szukamy rozwiązania, które będzie dla obu stron najlepsze i najbardziej zautomatyzowane.
3. Czy po wprowadzeniu KSeF przedsiębiorcy będzie potrzebne biuro rachunkowe?
Zatrzymajmy się w tym momencie przy zakresie usług oferowanych przez biura rachunkowe. Biuro rachunkowe to outsourcingowe usługi księgowe, kadrowe oraz płacowe, choć nierzadko biura oferują również usługi w jeszcze szerszym zakresie. Natomiast KSeF to tak naprawdę miejsce, w którym gromadzone będą nasze faktury sprzedaży i zakupów, ale też nie wszystkie. W KSeF bowiem nie będziemy mieć dowodów wewnętrznych, faktur eksportowych, importowych, a nawet paragonów za autostradę czy faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Czy jest zatem możliwe, że KSeF wygeneruje automatycznie deklarację podatkową? Na ten moment nie ma takiej możliwości. Powodów jest mnóstwo, a te najważniejsze dotyczą, chociażby częściowej czy proporcjonalnej możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego, z powodu używania w działalności kilku samochodów, a każdy z nich rozliczany może być w inny sposób, używany albo wyłącznie do działalności, albo w sposób mieszany. W końcu przedsiębiorca może prowadzić sprzedaż mieszaną tj. zwolnioną i opodatkowaną, gdzie również trzeba stosować odliczenie wg proporcji, albo podziału kosztów. Żadnej z tych opcji nie umożliwia KSeF, a nawet gdyby umożliwiał, to przecież przedsiębiorcy właśnie tego oczekują do biur rachunkowych, wsparcia, polegającego na pomocy przy wypełnianiu deklaracji podatkowych zgodnie z przepisami prawa podatkowego. Zatem czy po wejściu w życie KSeF, nawet zakładając omawiane funkcjonalności, przedsiębiorcy zrezygnują z usług biur rachunkowych i sami zaczną prowadzić sobie księgowość? Osobiście myślę, że nie, ponieważ specjalistyczna wiedza jest niezbędna do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowych. Proszę zwrócić uwagę, że omówiłem bardzo pobieżnie tylko jeden zakres usług świadczonych przez biura rachunkowe, a mamy jeszcze obsługę kadrową i płacową oraz prowadzenie ksiąg handlowych, których wynikiem jest sprawozdanie finansowe.
Warto również dodać, że po wprowadzeniu przepisów Polskiego Ładu, wiele problemów pojawiło się z prawidłowym ustaleniem podstawy składki zdrowotnej i problemy te były uzasadnione, a wynikały błędów legislacyjnych. Czy KSeF tego typu problemy mógłby rozwiązać? Daje się także zauważyć, że coraz częściej o zmianach w zakresie przepisów prawa podatkowego, przedsiębiorcy dowiadują się od specjalistów, a więc dzisiaj biura rachunkowe pełnią często również rolę informacyjną wobec przedsiębiorców, z którymi współpracują.
Podsumowując i jednocześnie odpowiadając na zadane pytanie, uważam, że biura rachunkowe w dalszym ciągu będą atrakcyjną ofertą na rynku usług outsourcingowych dla biznesu.
![KSeF, cyfryzacja w e-Urzędzie skarbowym. Czy księgowi będą mieć mniej pracy? - [wywiad z ekspert]](https://static.pit.pl/filtered/65/313445,693524.jpg)
Źródło: Shutterstock
4. Jak dziś wygląda praca księgowego? Co daje przedsiębiorcy prowadzenie księgowości przez profesjonalistę?
Praca księgowego wciąż ewoluuje. Wprowadzenie KSeF to kolejny etap ewolucji, który spowoduje, że księgowy nie będzie już musiał, dosłownie, tracić czasu na wprowadzanie danych do systemu z dokumentu papierowego, czy weryfikować działanie OCR-u. Księgowy otrzyma plik z dokumentem, uzupełniony o właściwe dane i jego rolą będzie odpowiednia dekretacja tego dokumentu, tak jak miało to miejsce dotychczas, przy czym zaoszczędzony czas na wprowadzaniu dokumentu będzie mógł poświęcić na etap weryfikacji formalno-prawnej.
Osobiście uważam, że powierzenie prowadzenia ksiąg podatkowych profesjonalistom jest inwestycją. Każdy przedsiębiorca mający świadomość, że jego dokumentacja jest we właściwych rękach, ma więcej czasu, by zająć się swoim biznesem, zamiast martwić czy prawidłowo wypełnił część ewidencyjną i deklaracyjną w JPK_V7M.
5. Jak kształtuje się przyszłość w branży księgowej? Co aktualnie jest największym wyzwaniem?
W mojej ocenie aktualnie większości koleżanek i kolegów po fachu sen z powiek spędza wejście w życie KSeF. Choć on sam w sobie straszny nie jest, a nawet śmiem twierdzić, że umiejętne jego wykorzystanie może przynieść nam wymierne korzyści, to jednak martwimy się, ponieważ jest to dla nas coś nowego, coś, z czym jeszcze w praktyce nie mieliśmy okazji popracować. Zatem te wyzwania wpisują się raczej w zakres technicznego przygotowania, którego powodzenie zależeć będzie nie tylko od samych księgowych, ale współpracy z osobami działającymi w branży IT. W samej istocie księgowości niewiele się zmieni, ponieważ tak naprawdę zamiast wprowadzania dokumentów będziemy je w dużej mierze importować.
6. Jak księgowi radzą sobie z ciągłymi zmianami w prawie?
Przede wszystkim dużo się szkolimy, korzystając przy tym z dostępnych w sieci szkoleń online, webinarów czy też szukamy narzędzi, które implementują zmiany w przepisach podatkowych. Sam jestem autorem narzędzia, które nazwałem Kombajn Księgowego. Jeszcze przed wejściem w życie Polskiego Ładu zauważyłem, że wiele z dostępnych programów używanych przez księgowych nie oferowało w ogóle możliwości obliczania składki zdrowotnej i podatku po zmianach, które miały nadejść. Przedsiębiorcy zaczęli się zastanawiać, jak zaplanować kolejny rok, w którym mamy zderzyć się z największymi od lat zmianami w podatkach, jeśli nie jesteśmy w stanie tego wcześniej skalkulować? Stąd jeszcze przed Kombajnem Księgowego napisałem Kalkulator Formy Opodatkowania, który cieszył się ogromnym zainteresowaniem. Kombajn Księgowego jest taką dużo bardziej rozbudowaną wersją tegoż Kalkulatora, oferuje znacznie więcej funkcji, ale wciąż na koniec każdego roku podatkowego widzimy, która z form opodatkowania byłaby dla naszego biznesu najkorzystniejsza z punktu widzenia obciążeń podatkowych. Mając gotowy taki wydruk, w razie wątpliwości możemy umówić się na konsultacje z doradcą podatkowym i właściwie zabezpieczyć swoje finanse, ograniczając przy tym obciążenia podatkowe i składkowe do niezbędnego minimum.
7. Czy zmiany w zakresie rozliczeń KSeF, rozliczenie przedsiębiorców przez e-Urząd mogą sprawić, że mniej osób będzie pracowało w księgowości? Czy da się zastąpić księgowych cyfryzacją?
Czy da się zastąpić księgowych cyfryzacją? Musiałoby się jeszcze bardzo wiele wydarzyć, począwszy od zmian przepisów podatkowych po ustawę o rachunkowości i na kodeksie spółek handlowych kończąc. Osobiście uważam, że księgowi przez kolejne naście lat nie mają powodu do zamartwiania się, czy cyfryzacja ich zastąpi. Wystarczy zrobić sobie prosty rachunek tego czym się dziś zajmujemy, żeby na obecną chwilę bez chwili zawahania odpowiedzieć: „nie ma szans”. Jak wcześniej wspomniałem, praca księgowych wciąż ewoluuje i ta przyjaźń księgowych z komputerami staje się po prostu nierozerwalna. Weźmy na przykład cyfryzacje w administracji publicznej i przeniesienie wszelkiej dokumentacji, aktów, dokumentów na serwery. Czy z tego powodu ubyło pracowników w administracji? Z pewnością swój charakter zmieniły niektóre stanowiska, np. archiwizatora dokumentów, którymi nie zajmuje się już pracownik fizycznie, a dział obsługi IT. Podobnie będziemy obserwować ścieżkę ewolucji w księgowości. Jeżeli mamy w dziale księgowym osoby zajmujące się wyłącznie wprowadzaniem dokumentów do systemów komputerowych, to zakres pracy takim osobom ograniczy się zdecydowanie po wejściu w życie KSeF.
Na pytania PIT.pl odpowiadał Dariusz Smoleński, właściciel Biura Rachunkowego "DS" Dariusz Smoleński.