Już wkrótce fiskus będzie prowadził metrykę sprawy w postępowaniu podatkowym

W dniu 7 marca 2012 r. wejdzie w życie ustawa zmieniająca m.in. przepisy Ordynacji podatkowej. W wyniku nowelizacji, w postępowaniach podatkowych i administracyjnych będzie zakładana tzw. metryka sprawy, której wzór oraz sposób prowadzenia zostaną określone przez Ministra Finansów.

Nowelizacja ta w art. 2 wprowadza zmiany w rozdziale 9, działu IV ordynacji podatkowej (dalej: Op), zmieniając zarówno tytuł rozdziału na „Metryki, protokoły i adnotacje”, jak również dodając nowy przepis, a mianowicie art. 171a.

Zgodnie z art. 171a Op w aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym oraz określa się wszystkie czynności podejmowane przez te osoby wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. Jej wzór oraz sposób prowadzenia określa Minister Finansów w drodze rozporządzenia. Przy określaniu wzoru i sposobu prowadzenia metryki Minister uwzględnia jej treść i formę, a także obowiązek bieżącej aktualizacji. Co więcej, istotne jest aby na podstawie treści metryki możliwe było ustalenie treści czynności w postępowaniu podatkowym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.

Prowadzenie metryki w postępowaniu podatkowym nie zawsze będzie obowiązkowe. Minister Finansów określi bowiem – w drodze rozporządzenia – rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do jej prowadzenia, w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

Obecnie nie ma ani ustawowego obowiązku tworzenia metryki sprawy (ani administracyjnej ani podatkowej), wskazującej kto i w jakim kierunku kształtował treść rozstrzygnięcia administracyjnego lub podatkowego w sprawie. Decyzję podpisuje osoba pełniąca funkcję organu administracji lub osoba upoważniona. W rzeczywistości autorzy lub współautorzy rozstrzygnięcia w sprawie nie są wyraźnie ujawnieni, a co więcej – nie jest wiadomy sposób kształtowania przez poszczególne, nieujawnione osoby, treści rozstrzygnięcia. W konsekwencji, w obecnym stanie prawnym bardzo trudno jest ustalić odpowiedzialność poszczególnych urzędników za szkody spowodowane wydaniem sprzecznych z prawem decyzji administracyjnych.

Omawiana ustawa zmieniająca zwana jest również niekiedy ustawą o transparentności, ponieważ jej celem jest zwiększenie transparentności udziału poszczególnych urzędników w procesie wydania rozstrzygnięć w sprawach obywateli oraz transparentności uzasadnienia podjęcia takiego a nie innego rozstrzygnięcia w sprawie. Ustawa ta dotyczy, bowiem zarówno rozstrzygania spraw administracyjnych jak i podatkowych, a jej regulacje dotyczące obowiązku prowadzenia metryki zostaną wprowadzone zarówno do Op, jak i kodeksu postępowania administracyjnego.

Prowadzenie na bieżąco metryki sprawy w sprawach podatkowych, ma pomóc w precyzyjnym ustaleniu – nawet po upływie długiego czasu – jacy urzędnicy uczestniczyli w przygotowaniu decyzji, kto przygotowywał jej projekt, udzielał wskazówek odnośnie sposobu załatwienia sprawy i opiniował lub zatwierdzał decyzję.

Metryka sprawy administracyjnej i podatkowej będzie więc dokumentowała udział poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięcia administracyjnego w ramach organu (a więc dokumentowała wewnętrzny proces administracyjny). Zwiększy się, zatem transparentność tego procesu, poprzez utrwalenie w matryce sprawy tego kto i w jaki sposób kształtował treść decyzji, co w konsekwencji ma przyczynić się do zwiększenia poczucia odpowiedzialności urzędników za jakość wydawanych decyzji oraz ograniczyć ryzyko korupcji.

Podstawa prawna:

• art. 2 ustawy z 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 186, poz. 1100);
• art. 171a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Marta Grabowska
prawnik specjalizujący się w prawie podatkowym