Pobierz e-pity 2018

Formalności w ZUS przy zatrudnieniu pracownika

16.04.2015 10:00 (aktualizacja: )

Formalności w ZUS przy zatrudnieniu pracownika

Większość przedsiębiorców rejestrujących firmę, zakłada że będzie się ona rozwijać i stopniowo zwiększać zasięg działania oraz liczbę klientów. Trzeba mieć jednak świadomość, że taki rozwój wiąże się często z koniecznością zatrudnienia pracowników, a to z kolei z nowymi obowiązkami dla przedsiębiorcy. Jak formalności wyglądają tu w kontekście ZUS-u?

Dokumnety do ZUS przy zatrudnieniu pracownika

Źródło: Thinkstock.com

Zatrudnienie pracownika to pewne obowiązki

Gdy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą podejmuje decyzję o zatrudnieniu etatowego pracownika musi dopełnić konkretnych obowiązków. Wśród podstawowych znajdują się:

  • skierowanie przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie, aby stwierdzić, czy nie ma przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
  • zawarcie z pracownikiem pisemnej umowy o pracę w uzgodnionej formie (cały lub część etatu, okres próbny, umowa na czas określony, nieokreślony, itp.) w dwóch egzemplarzach,
  • przekazanie nowemu pracownikowi zakresu jego czynności,
  • przeprowadzenia szkolenia (lub zlecenia tego specjaliście) z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • założenie teczki z dokumentacją pracowniczą zawierającej akta osobowe zatrudnionego.

Jeszcze jakiś czas temu konieczne było zgłoszenie faktu zatrudnienia pracownika Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Sanitarnej oraz w urzędzie pracy. Aktualnie nie jest to wymagane. Zatrudnienie osoby na etat wiąże się jednak dla przedsiębiorcy z szeregiem obowiązków wobec ZUS.

Formularze, raporty, deklaracje rozliczeniowe

Każdy nowo zatrudniony pracownik musi zostać przez przedsiębiorcę zgłoszony do ubezpieczenia społecznego (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) oraz zdrowotnego. Pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zgłoszenia należy dokonać na druku ZUS ZUA, który powinien trafić do ZUS w terminie 7 dni, od momentu podpisania umowy o pracę.

Jeżeli pracownik poinformuje, że do ubezpieczenia zdrowotnego chce zgłosić członka swojej rodziny, to takiego zgłoszenia również musi dokonać pracodawca. Do tego przeznaczony jest druk ZUS ZCNA. Do ubezpieczenia zdrowotnego można zgłosić dzieci (też przysposobione), małżonka, a także rodziców.

Przedsiębiorca zatrudniający pracownika musi dokonywać comiesięcznego rozliczenia zarówno jego, jak i siebie. W każdym miesiącu należy więc sporządzić imienny raport miesięczny ZUS RCA, w którym wykazuje się składki naliczone na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Taki raport dołącza się do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i przekazuje do ZUS do 15 dnia następnego miesiąca. Jest to także termin, do którego trzeba opłacić należne składki ubezpieczeniowe. Oprócz składek przedsiębiorca musi opłacać za pracownika również zaliczki na podatek dochodowy – do 20 dnia każdego kolejnego miesiąca.

W przypadku, gdy w czasie zatrudnienia pracownik był na zwolnieniu lekarskim, bezpłatnym urlopie lub urlopie macierzyńskim/wychowawczym przedsiębiorca nie opłacał za niego w tym czasie składek. Fakt ten należy wykazać w raporcie ZUS RSA.

Roczna informacja o składkach ZUS

W terminie do 28 lutego roku następnego przedsiębiorca ma obowiązek przekazać pracownikowi informację o naliczonych w minionym roku składkach ZUS, przerwach w ich opłacaniu (jeżeli takie były) oraz o wypłaconych świadczeniach np. zasiłkach.

Nie ma narzuconego odgórnie wzoru formularza do przekazania ubezpieczonemu informacji rocznej. Na stronie internetowej ZUS jest jednak do pobrania szablon takiego druku, którym można się wesprzeć przygotowując informację roczną.

Zgłoszenie zmiany danych pracownika

Jeżeli jakiekolwiek dane pracownika ulegną zmianie, przedsiębiorca musi o tym powiadomić ZUS w terminie 7 dni od daty ich zaistnienia. Jeżeli zmiana dotyczy danych identyfikacyjnych pracownika (PESEL, NIP, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu) zmiany dokonuje się na formularzu ZUS ZIUA.

Natomiast w przypadku zmian, które dotyczą tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania – należy dokonać wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA, a następnie ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń zawierającego prawidłowe dane na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Pobierz deklaracje ZUS

W sytuacji, gdy pracownik i pracodawca postanawiają się rozstać, to niezależnie od przyczyn zerwania stosunku pracy, przedsiębiorca musi wyrejestrować odchodzącego pracownika z ZUS. Trzeba tego dokonać na formularzu ZUS ZWUA w terminie do 7 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia.

Jak wypełniać deklaracje ZUS?

Wypełnianie deklaracji ZUS może być w praktyce sporą trudnością dla niedoświadczonego w tej materii przedsiębiorcy. Obecnie niewiele osób wypełnia formularze ręcznie.

Na stronach internetowych ZUS dostępny jest darmowy program ułatwiający rozliczenia z tą instytucją. Pracodawcy zatrudniający więcej niż 5 pracowników mają obowiązek elektronicznego przekazywania danych do ZUS.

Źródło: inFakt.pl