Ewidencja samochodu dla celów VAT - inna dla przedsiębiorcy, inna dla pracownika

Piotr Szulczewski 24.03.2014 09:00 (aktualizacja: )

24.03 Ewidencja samochodu dla celów VAT – inna dla przedsiębiorcy, inna dla pracownika

Specyfika ewidencji dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie w celach firmowych zmusza do prowadzenia jej inaczej przez przedsiębiorcę korzystającego z auta i pracownika tego przedsiębiorcy, a inaczej przez osobę nie będącą pracownikiem.

Bezpłatny kalkulator kilometrówki

Każda ewidencja, prowadzona dla samochodu powinna zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Lista pojazdów z pełnym i 50% odliczeniem VAT


W przypadku osoby kierującej pojazdem samochodowym (pracodawcy, pracownika), wpis dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, powinien obejmować:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,ej
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– i być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Wpis jest zatem realizowany przez osobę kierującego i potwierdzany jest przez podatnika – przedsiębiorcę lub osobę upoważnioną w firmie do prowadzenia spraw podmiotu w tym zakresie.

W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika:

  • jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd i obejmuje:
    • kolejny numer wpisu,
    • datę i cel udostępnienia pojazdu,
    • stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
    • liczbę przejechanych kilometrów,
    • stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
    • imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Dane w obu przypadkach nie są zatem identyczne. Co więcej, osobą dokonującą wpisu w drugim przypadku jest udostępniający pojazd, a nie osoba korzystająca z niego.

Nie ma obowiązku, w przypadku udostępnienia pojazdu osobie nie będącej pracownikiem, dokumentowania trasy (opis trasy, skąd – dokąd).

Ewidencja różni się szczegółowością od ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej dla celów podatku dochodowego. Ta ostatnia musi zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zastanawia szczególnie obowiązek złożenia podpisu, który potwierdzany powinien być:

  • w przypadku ewidencji dla celów podatku PIT – przy każdym użyciu,
  • w przypadku ewidencji dla celów podatku VAT – na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • w przypadku ewidencji VAT dla celów udostępniania pojazdu osobie nie będącej podatnikiem – wydaje się że nie musi takiego podpisu zawierać w ogóle, ewentualnie dla celów dowodowych - podpis wystapić powienien na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

Piotr Szulczewski,
VAT.pl