Samo udostępnienie decyzji na koncie pełnomocnika w e-Urzędzie Skarbowym nie wystarcza, aby uznać ją za skutecznie doręczoną. Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów uznał, że w takim przypadku nie działa automatycznie fikcja doręczenia po 14 dniach. Fiskus musi wykazać, że pełnomocnik rzeczywiście odebrał pismo. Orzeczenie jest korzystne dla podatników, ale nie kończy wszystkich sporów, ponieważ zapadło w formie wyroku, a nie uchwały.
Spór o doręczenie decyzji w e-Urzędzie Skarbowym
Sprawa dotyczyła spółki rozliczającej VAT. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Celno-Skarbowego w Krakowie wydał decyzję dotyczącą rozliczeń podatku od towarów i usług za okres od sierpnia do grudnia 2013 r.
Decyzję skierowano do pełnomocnika spółki, będącego doradcą podatkowym i adwokatem. Pismo zostało udostępnione na jego koncie w systemie teleinformatycznym e-Urząd Skarbowy.
Pełnomocnik nie pobrał decyzji mimo wysyłanych powiadomień. Organ podatkowy uznał więc, że po 14 dniach doszło do tzw. fikcji doręczenia i przyjął, że decyzję skutecznie doręczono 8 lipca 2024 r.
Spółka wniosła odwołanie wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu. Argumentowała, że decyzja powinna zostać doręczona przez ePUAP, a nie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie nie podzielił tego stanowiska. Sprawa trafiła następnie do NSA, który rozpoznał ją w poszerzonym składzie siedmiu sędziów.
NSA: zgoda na e-Urząd Skarbowy nie oznacza fikcji doręczenia
NSA przeanalizował skutki zgody pełnomocnika na doręczanie korespondencji za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, o której mowa w art. 35e ust. 1 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej.
Sąd uznał, że wyrażenie takiej zgody pozwala organowi podatkowemu przesłać pismo na konto pełnomocnika w e-Urzędzie Skarbowym. Nie wyłącza jednocześnie możliwości doręczenia korespondencji na adres wskazany w pełnomocnictwie.
Najważniejsze rozstrzygnięcie dotyczy jednak skuteczności takiego doręczenia.
Zdaniem NSA samo umieszczenie pisma na koncie pełnomocnika nie wystarcza. Nie można również przyjąć, że po upływie 14 dni pismo automatycznie staje się doręczone.
Pismo musi zostać faktycznie odebrane
NSA uznał, że skuteczne doręczenie pisma przez e-Urząd Skarbowy następuje dopiero w chwili jego faktycznego pobrania przez adresata.
Oznacza to, że:
- samo udostępnienie decyzji na koncie pełnomocnika nie rozpoczyna jeszcze biegu terminu do wniesienia odwołania;
- po 14 dniach nie dochodzi automatycznie do zastępczego doręczenia pisma;
- organ podatkowy musi wykazać, że pełnomocnik rzeczywiście pobrał dokument;
- ciężar udowodnienia skutecznego doręczenia spoczywa na fiskusie.
To istotna ochrona dla podatników i ich pełnomocników. Ogranicza bowiem ryzyko, że termin procesowy zacznie biec mimo braku faktycznego zapoznania się z decyzją.
Koniec automatycznej fikcji doręczenia w e-Urzędzie Skarbowym?
Wyrok NSA może mieć duże znaczenie dla spraw, w których organy podatkowe uznawały pisma za doręczone wyłącznie dlatego, że przez 14 dni pozostawały one nieodebrane na koncie w e-Urzędzie Skarbowym.
W praktyce pełnomocnicy mogą kwestionować takie stanowisko, wskazując, że:
- udostępnienie dokumentu nie jest równoznaczne z jego doręczeniem;
- fikcja doręczenia nie może być stosowana automatycznie;
- organ powinien przedstawić dowód faktycznego pobrania pisma;
- bez skutecznego doręczenia termin na wniesienie odwołania nie zaczyna biec.
Nie oznacza to jednak, że można bezpiecznie ignorować korespondencję pojawiającą się w e-Urzędzie Skarbowym. Pełnomocnicy nadal powinni regularnie monitorować konto i pobierać przesyłane dokumenty.
Wyrok siedmiu sędziów, ale nie uchwała
Mimo że orzeczenie zapadło w składzie siedmiu sędziów, nie ma ono formy uchwały.
To ważne, ponieważ uchwała NSA może mieć szersze znaczenie dla orzecznictwa i wiązać inne składy sądu w większym zakresie. Wyrok rozstrzyga natomiast przede wszystkim konkretną sprawę.
Dlatego część ekspertów przestrzega przed uznaniem, że problem doręczeń przez e-Urząd Skarbowy został ostatecznie rozwiązany.
Rozstrzygnięcie odnosi się do określonego stanu faktycznego i prawnego. Nie można więc automatycznie zakładać, że będzie miało identyczne zastosowanie w każdym postępowaniu.
NSA wcześniej odmówił podjęcia uchwały
Już 8 czerwca 2026 r. NSA nie podjął uchwały dotyczącej tego zagadnienia.
Sąd wskazał wówczas, że przedstawiony problem ma charakter szerszy i uniwersalny, podczas gdy odpowiedź musiałaby zostać ograniczona do przepisów obowiązujących w 2024 r.
W konsekwencji kwestia skuteczności doręczeń za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego nadal może być przedmiotem kolejnych sporów.
Do pełnego uporządkowania sytuacji może być potrzebna uchwała NSA albo doprecyzowanie przepisów przez ustawodawcę.
Co wyrok NSA oznacza dla pełnomocników
Z orzeczenia wynika kilka praktycznych wniosków.
Pełnomocnicy powinni nadal systematycznie sprawdzać konto w e-Urzędzie Skarbowym. Brak odbioru korespondencji może prowadzić do sporu z organem, nawet jeżeli fiskus nie ma prawa automatycznie zastosować fikcji doręczenia.
Jeżeli organ uzna pismo za doręczone po 14 dniach, pełnomocnik może zakwestionować tę datę i domagać się wykazania, kiedy dokument został faktycznie pobrany.
W razie sporu to organ podatkowy powinien przedstawić dowody potwierdzające skuteczne doręczenie.
Najważniejsze wnioski z wyroku NSA
NSA w składzie siedmiu sędziów uznał, że zgoda pełnomocnika na doręczanie pism przez e-Urząd Skarbowy pozwala fiskusowi korzystać z tego kanału komunikacji.
Nie oznacza to jednak, że pismo staje się automatycznie doręczone po 14 dniach od jego udostępnienia.
Skuteczne doręczenie następuje dopiero z chwilą faktycznego pobrania dokumentu przez pełnomocnika, a ciężar udowodnienia tej okoliczności spoczywa na organie podatkowym.
Rozstrzygnięcie jest korzystne dla podatników, ale ponieważ ma formę wyroku, a nie uchwały, nie przesądza automatycznie wyniku wszystkich podobnych spraw.