Anulowanie faktury od lat budzi wątpliwości w praktyce podatników. Problem polega na tym, że ustawa o VAT nie reguluje wprost instytucji anulowania faktury. Możliwość takiego działania została wypracowana w interpretacjach indywidualnych oraz orzecznictwie i zawsze była traktowana jako wyjątek od zasady, że błędnie wystawioną fakturę należy skorygować. Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF pojawiło się kolejne pytanie: czy fakturę można anulować również wtedy, gdy podatnik korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur? Odpowiedź zależy od tego, na jakim etapie znajduje się dokument.
Dokument przygotowany w systemie to jeszcze nie zawsze faktura w KSeF
W praktyce wielu podatników korzysta z systemów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF. Proces wystawiania faktury nie zawsze polega więc na natychmiastowym wysłaniu dokumentu do KSeF.
Często wygląda to następująco:
- najpierw dokument jest generowany w systemie księgowym,
- następnie przechodzi wewnętrzną akceptację,
- dopiero po zatwierdzeniu jest przesyłany do KSeF,
- po przyjęciu przez KSeF otrzymuje numer identyfikujący.
Na etapie wewnętrznej akceptacji mogą zostać wykryte błędy, np. nieprawidłowa kwota, błędny opis usługi, pomyłka w danych nabywcy albo zdublowanie dokumentu.
Powstaje wówczas pytanie, czy taki dokument można anulować.
Kiedy anulowanie jest dopuszczalne
Anulowanie może być dopuszczalne, jeżeli dokument nie został jeszcze skutecznie wystawiony jako faktura.
Oznacza to, że dokument:
- został jedynie przygotowany w systemie finansowo-księgowym,
- nie został przesłany do KSeF,
- nie otrzymał numeru KSeF,
- nie został przekazany kontrahentowi,
- nie został wprowadzony do obrotu prawnego.
W takiej sytuacji mamy do czynienia jedynie z projektem, propozycją faktury albo dokumentem roboczym, który oczekuje na zatwierdzenie. Skoro dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF i nie trafił do nabywcy, można uznać, że nie doszło do skutecznego wystawienia faktury. W konsekwencji podatnik może taki dokument anulować w swoim systemie finansowo-księgowym.
Jak anulować dokument przed wysłaniem do KSeF
Przed anulowaniem należy sprawdzić status dokumentu. Kluczowe jest potwierdzenie, że dokument nie został przesłany do KSeF i nie otrzymał numeru KSeF.
W praktyce procedura powinna wyglądać następująco:
- Sprawdzić, czy dokument znajduje się wyłącznie w systemie finansowo-księgowym.
- Potwierdzić, że dokument nie został wysłany do KSeF.
- Potwierdzić, że dokument nie otrzymał numeru KSeF.
- Sprawdzić, czy dokument nie został udostępniony nabywcy.
- Oznaczyć dokument jako anulowany przed wysłaniem do KSeF.
- Wskazać przyczynę anulowania, np. błąd w kwocie, błędne dane nabywcy, nieprawidłowy opis usługi albo zdublowanie dokumentu.
- Zablokować możliwość przypadkowej wysyłki dokumentu do KSeF.
Dla celów dowodowych warto zachować ślad audytowy, czyli informację o numerze roboczym dokumentu, dacie jego utworzenia, dacie anulowania, osobie dokonującej anulowania oraz przyczynie anulowania.
Przykładowa adnotacja
Przy anulowaniu dokumentu można zastosować następującą adnotację:
„Dokument anulowano przed wysłaniem do KSeF. Dokument nie został przekazany do KSeF, nie otrzymał numeru KSeF, nie został udostępniony nabywcy i nie został wprowadzony do obrotu prawnego. Przyczyną anulowania jest: [wpisać przyczynę]”.
Taka adnotacja pozwala wykazać, że anulowanie dotyczyło dokumentu roboczego, a nie faktury wystawionej już w KSeF.
Kiedy anulowanie faktury nie jest możliwe?
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dokument został już przesłany do KSeF i przyjęty przez system.
Faktury wystawionej w KSeF nie można anulować, usunąć ani edytować. Po przyjęciu przez KSeF dokument funkcjonuje już jako faktura i wchodzi do obrotu prawnego.
Jeżeli więc faktura:
- została przesłana do KSeF,
- została przyjęta przez KSeF,
- otrzymała numer KSeF,
- została udostępniona nabywcy,
to nie można jej anulować.
W takim przypadku błędy należy poprawić zgodnie z zasadami właściwymi dla faktur korygujących.
Co zrobić z błędną fakturą wystawioną w KSeF?
Jeżeli faktura została już wystawiona w KSeF i zawiera błąd, podatnik powinien wystawić fakturę korygującą.
W zależności od rodzaju błędu korekta może polegać na:
- poprawieniu błędnych danych,
- zmianie wartości sprzedaży,
- zmianie stawki VAT,
- obniżeniu albo podwyższeniu podstawy opodatkowania,
- wyzerowaniu faktury, jeżeli dokument został wystawiony błędnie i konieczne jest odwrócenie jego skutków.
W praktyce faktura korygująca „do zera” może być konieczna zwłaszcza wtedy, gdy faktura została wystawiona omyłkowo albo dokumentuje transakcję w sposób nieprawidłowy i nie da się jej naprawić zwykłą korektą danych.
Po korekcie „do zera” podatnik może — jeżeli transakcja rzeczywiście miała miejsce — wystawić nową, prawidłową fakturę.
W KSeF kluczowe znaczenie ma odróżnienie projektu faktury od faktury wystawionej.
Projekt faktury to dokument przygotowany w systemie księgowym, który nie został jeszcze przesłany do KSeF, nie otrzymał numeru KSeF i nie został przekazany nabywcy. Taki dokument może zostać anulowany.
Faktura wystawiona w KSeF to dokument przyjęty przez system i oznaczony numerem KSeF. Takiej faktury nie można anulować. Można ją wyłącznie skorygować.
Anulowanie faktury w dobie KSeF jest możliwe tylko na bardzo wczesnym etapie — zanim dokument zostanie wysłany do KSeF i zanim zostanie przekazany kontrahentowi.
Jeżeli dokument funkcjonuje wyłącznie jako projekt w systemie finansowo-księgowym, podatnik może go anulować, pod warunkiem że nie wszedł on do obrotu prawnego.
Jeżeli jednak faktura została już przyjęta przez KSeF i otrzymała numer KSeF, anulowanie nie jest możliwe. Wtedy jedyną właściwą drogą jest wystawienie faktury korygującej.