Płatnik opłacający za siebie i osoby ubezpieczone w jego firmie składki ZUS powinien pamiętać o ograniczeniach dotyczących podstaw ich wymiaru. Mowa m.in. o rocznym limicie dotyczącym podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i miesięcznym ograniczeniu podstawy wymiaru składki chorobowej. Natomiast przedsiębiorca, który chce korzystać z przysługujących mu ulg w opłacaniu składek, powinien zapoznać się z określoną dla nich minimalną i maksymalną podstawą wymiaru. Z kolei uzyskanie przychodu podlegającego składkom emerytalno-rentowym w odpowiedniej wysokości obliguje płatnika do opłacenia składek na FP i FS.
Limit podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych
Podczas ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy pamiętać o rocznym limicie dotyczącym podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, na co wskazuje art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową. Jego wysokość odpowiada 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach – jeśli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone. W 2026 r. roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe jest ograniczona do wysokości 282.600 zł, a przyjęta do jej ustalenia kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia to 9.420 zł (Mon. Pol. z 2025 r. poz. 1206).
Ustalając roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2026 r., trzeba pamiętać o tym, że:
- uwzględnia się przychód podlegający oskładkowaniu uzyskany w tym roku, licząc narastająco począwszy od stycznia 2026 r.,
- bierze się pod uwagę wszystkie tytuły do ubezpieczeń w danym roku kalendarzowym, od których były rozliczane np. w imiennym raporcie ZUS RCA składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe – to oznacza, że jeżeli do opłacania składek na te ubezpieczenia jest zobowiązanych kilku płatników (np. dwóch pracodawców), wtedy przy ustalaniu kwoty tego ograniczenia należy zsumować podstawy wymiaru ze wszystkich tytułów, z których są odprowadzane za pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym (przykład 1).
Rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe:
- nie stosuje się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe,
- nie bierze się pod uwagę przy naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz na FP, FS i FGŚP.
Roczny limit też dla składki na FEP
Kwota wspomnianego ograniczenia z art. 19 ust. 1 ustawy systemowej ma również zastosowanie do podstawy wymiaru składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 36 ust. 2 i ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych). Podstawę wymiaru tej składki stanowi bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
To oznacza, że składkę na ten fundusz nalicza się za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze od pełnej podstawy wymiaru (obowiązującej w danym miesiącu) do momentu osiągnięcia kwoty rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.
Miesięczny limit dla podstawy wymiaru składki chorobowej
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe. Taki zapis zawiera art. 20 ust. 1 ustawy systemowej. Niemniej jednak w przepisie tym ustawodawca zawarł zastrzeżenie odnoszące się do podstawy wymiaru dobrowolnej składki chorobowej. Otóż w ust. 3 tego przepisu zaznaczył, że nie może ona przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. W 2026 r. podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może być więc miesięcznie wyższa niż 23.550 zł (kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wynosi 9.420 zł).
Możliwa jest sytuacja, że w danym miesiącu płatnik składek (np. zleceniodawca) wypłaci ubezpieczonemu (np. zleceniobiorcy) wynagrodzenie należne za więcej niż jeden miesiąc. W takim przypadku limit podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe ustala się nieco inaczej. Nie może on być wyższy niż suma kwot maksymalnych podstaw wymiaru składek na to ubezpieczenie z miesięcy, za które wynagrodzenie jest wypłacane (przykład 2).
|
Przykład 1 Firma A zawarła umowę o pracę z 35-letnią osobą fizyczną na czas określony, tj. od 1 grudnia 2025 r. do 31 grudnia 2026 r. Płatnik składek (pracodawca) zgłosił pracownika z tego tytułu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Osoba ta poinformowała pracodawcę o tym, że jest dodatkowo zatrudniona w innej firmie (X) na podstawie umowy o pracę. W maju 2026 r. pracownik poinformował na piśmie firmę X o tym, że:
W rezultacie od kwoty wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi za okres od czerwca do grudnia 2026 r. obie firmy (A i X) naliczą za pracownika tylko składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. W imiennym raporcie ZUS RCA za okres od czerwca do grudnia 2026 r. w pozycji dotyczącej składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe obaj płatnicy (pracodawcy) będą wykazywać zarówno zerową podstawę wymiaru, jak i kwoty składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Przykład 2 Zleceniodawca zawarł z osobą umowę zlecenia na okres od 1 czerwca do 31 lipca 2026 r. Z tego tytułu zleceniobiorca będzie podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (w tym dobrowolnemu chorobowemu) oraz zdrowotnemu w ZUS – od 1 czerwca 2026 r. Wynagrodzenie z umowy zlecenia zostało określone w umowie w dwóch miesięcznych ratach, każda w kwocie 24.200 zł, gdzie wypłata za:
W analizowanym przypadku suma kwot maksymalnych podstaw wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe zleceniobiorcy za 2 miesiące (tj. czerwiec i lipiec 2026 r.) wyniesie 47.100 zł, tj. 23.550 zł + 23.550 zł. Z kolei przychód za usługi wykonane na podstawie umowy zlecenia należny za 2 miesiące wyniesie 48.400 zł (24.200 zł × 2), czyli przekroczy limit określony dla dobrowolnej składki chorobowej, tj. 47.100 zł. Składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, czyli składkę: emerytalną, rentowe i wypadkową zleceniodawca naliczy zleceniobiorcy od podstawy wymiaru w kwocie 48.400 zł, a składkę na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – od kwoty określonego dla niej miesięcznego limitu – 47.100 zł. |
Dwuletni preferencyjny ZUS
Składki na ubezpieczenia społeczne od preferencyjnej podstawy wymiaru może opłacać przedsiębiorca, o którym mowa w art. 18a ustawy systemowej. Stanowi on, że prawo do tej ulgi ma osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych. Uprawniony do niej przedsiębiorca w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (lub – jak wyjaśnia ZUS – w okresie 24 miesięcy po upływie 6-miesięcznej ulgi na start) opłaca składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 r. minimalna wysokość podstawy wymiaru tych składek dla takiego przedsiębiorcy wynosi 1.441,80 zł (tj. 30% z kwoty 4.806 zł).
Mały ZUS
Przedsiębiorca, którego roczny przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskany w poprzednim roku kalendarzowym (tj. 2025 r.) nie przekroczył kwoty 120.000 zł, mógł od 1 stycznia 2026 r. opłacać składki na ubezpieczenia społeczne w ramach tzw. małego ZUS. Dodatkowo taka osoba musi spełniać pozostałe warunki wymagane dla tej ulgi, o których mowa w art. 18c ustawy systemowej (patrz ramka). Przedsiębiorca uprawniony do tej ulgi ustala samodzielnie właściwą dla niego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w oparciu o dochód z prowadzonej działalności gospodarczej uzyskany w poprzednim roku kalendarzowym.
Należy zwrócić uwagę, że od 1 stycznia 2026 r. nastąpiły zmiany w zakresie małego ZUS. Od tego dnia przedsiębiorca może korzystać z tej preferencji maksymalnie przez 36 miesięcy kalendarzowych w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Do okresów 36 miesięcy kalendarzowych ulgi i 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej wlicza się jako pełny miesiąc każdy miesiąc kalendarzowy, w którym odpowiednio przedsiębiorca korzystał z tej ulgi lub prowadził działalność gospodarczą przez co najmniej jeden dzień.
Organ rentowy na stronie internetowej www.zus.pl w wyjaśnieniu pt. „Mały ZUS plus – nowe zasady od 2026 r.” z dnia 22 grudnia 2025 r. wskazał, że od stycznia 2026 r. uprawniony przedsiębiorca może skorzystać z 36 miesięcy małego ZUS na nowych zasadach (tych, które obowiązują od 1 stycznia 2026 r.) niezależnie od tego, czy wykorzystał okres tej ulgi przed 2026 r., czy obecnie z niej korzysta czy też nigdy z niej nie korzystał.
Osoby na urlopie wychowawczym
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe dla osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających ten urlop. Jednak dla tych osób określono, że tak ustalona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe nie może być:
- niższa niż 75% kwoty minimalnej płacy – w 2026 r. – nie niższa od 3.604,50 zł (tj. 75% z kwoty 4.806 zł), a dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, z ustalonym wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości minimalnego – nie może ona być niższa od kwoty minimalnej płacy oraz
- wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ogłoszonego na podstawie art. 19 ust. 10 ustawy systemowej – w 2026 r. – 5.652 zł (60% z kwoty 9.420 zł).
Niekiedy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracownika korzystającego z urlopu wychowawczego jest niższa od podanych wyżej limitów. Ma to miejsce wtedy, gdy pracownik przechodzi na urlop wychowawczy (lub wraca z niego) w trakcie miesiąca kalendarzowego. W takim przypadku podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu (dzieli się ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania w danym miesiącu ubezpieczeniom z racji korzystania z urlopu wychowawczego).
Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla osób korzystających z urlopu wychowawczego stanowi kwota odpowiadająca 620 zł.
Naliczanie składek na FP i FS
Składki na FP i FS są naliczane w deklaracji ZUS DRA. Jednak dla celów ustalenia obowiązku ich naliczenia i opłacenia istotna jest wysokość podstawy wymiaru, od której są naliczane za daną osobę składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Wynika to stąd, że płatnik nalicza te składki za ubezpieczonych (np. pracowników, zleceniobiorców), których podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalno-rentowe w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi co najmniej tyle, co minimalne wynagrodzenie za pracę.
W 2026 r. są one więc naliczane i opłacane m.in. za pracowników lub zleceniobiorców, jeżeli podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalno-rentowe tych osób wynosi 4.806 zł.
|
W 2026 r. z małego ZUS może korzystać przedsiębiorca, który:
|
|||||||||||||||||||||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.)
Ustawa z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1696)
Gazeta Podatkowa nr 43 (2335) z dnia 2026-05-28
Podatek dochodowy w orzecznictwie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl