Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymusza na przedsiębiorcach zmianę podejścia do dokumentowania sprzedaży. Choć Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika, przedsiębiorcy muszą mieć świadomość jej ograniczeń. Ekspertka fillup k24, Zuzanna Kwiatkowska, wyjaśnia, że bezpłatne narzędzia administracji skarbowej wymagają stałego dostępu do sieci oraz funkcjonującej infrastruktury po stronie Ministerstwa, natomiast funkcjonalność trybu offline – kluczowa dla utrzymania sprzedaży podczas awarii lub niedostępności systemu centralnego – dostępna jest wyłącznie w rozwiązaniach komercyjnych.

– KAS potwierdza, że bezpłatna Aplikacja Podatnika Ministerstwa Finansów pozwala wystawiać faktury wyłącznie w trybie online. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że możliwość wystawienia faktury jest całkowicie uzależniona od stabilności centralnej infrastruktury KSeF. W przypadku jakichkolwiek przerw technicznych czy przeciążeń systemu, firma zostaje pozbawiona narzędzia do dokumentowania sprzedaży, co zmienia problem techniczny w realne ryzyko operacyjne i finansowe – wskazuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Rola certyfikatu offline w praktyce

Wielu podatników zakłada, że generowany w systemie certyfikat offline (w Aplikacji Podatnika jako przeznaczenie certyfikatu należy wybrać opcję “Podpis linku do weryfikacji wystawcy”) umożliwi im pracę bez internetu bezpośrednio w aplikacji rządowej. Warto jednak wyjaśnić, że sam certyfikat jest jedynie kluczem autoryzacyjnym, a nie funkcją zmieniającą sposób działania narzędzia ministerialnego. – Certyfikat offline może być wykorzystany jedynie w połączeniu z zewnętrznymi, komercyjnymi systemami zintegrowanymi z KSeF, które posiadają własny mechanizm pracy w trybie awaryjnym. Dopiero takie oprogramowanie pozwala na wystawienie faktury poza systemem w trybie offline, a następnie automatyczne przesłanie jej do KSeF po przywróceniu łączności – wyjaśnia ekspertka fillup k24.

Zarządzanie płynnością finansową 

Brak możliwości wystawienia dokumentu w czasie rzeczywistym to ryzyko, które najmocniej odczują branże o dużej intensywności transakcji. – Największym zagrożeniem nie jest sama awaria KSeF, lecz brak wypracowanych procedur na taką okoliczność. W nowym modelu fakturowania nie wystarczy już „wystawić dokument później”. Jeśli system KSeF jest niedostępny, a firma nie posiada alternatywnego narzędzia, sprzedaż formalnie nie może zostać udokumentowana, co prowadzi do utraty kontroli nad bieżącą płynnością finansową i przepływami pieniężnymi – podsumowuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Brak trybu offline to tylko jedno z ograniczeń Aplikacji Podatnika. Narzędzie nie oferuje również systemu powiadomień o nowych dokumentach trafiających do KSeF. W efekcie przedsiębiorca, który nie loguje się regularnie do portalu, może nie mieć świadomości o wpływających fakturach kosztowych, co wymusza ręczną i systematyczną kontrolę konta.

Rozwiązania do pracy w trybie offline:

• firmly – intuicyjna platforma dla mikroprzedsiębiorców, umożliwiająca bezpieczne wystawianie faktur ustrukturyzowanych i pracę w trybie offline oraz automatyczne zarządzanie dokumentami kosztowymi i płatnościami.
• fillup – wszechstronna baza ponad 7 000 e-formularzy i deklaracji, która integruje procesy sprawozdawcze z wymogami KSeF.
• fillup k24 – zaawansowane rozwiązanie dedykowane biurom rachunkowym. Zapewnia pełną automatyzację obiegu dokumentów między księgowym a klientem, gwarantując bezpieczną integrację z KSeF oraz efektywne zarządzanie portfelem setek podmiotów jednocześnie.

Źródło: e-file