Ruszył nowy system do elektronicznego zawierania i obsługi umów, który ma ułatwić formalności związane z zatrudnieniem. Mogą z niego korzystać mikroprzedsiębiorcy, inne podmioty zatrudniające do 9 osób, rolnicy oraz osoby fizyczne. Kadrowi poprowadzą wprowadzone akta osobowe elektronicznie.

Nowy system teleinformatyczny do zawierania i obsługi wybranych umów w formie elektronicznej już działa. Został uruchomiony 7 stycznia i można z niego korzystać bezpłatnie przez internet. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) przekonuje, że nowy system ułatwi codzienną pracę zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.

Można zastosować go np. do podpisania umowy o zatrudnieniu bez konieczności drukowania papierowych dokumentów czy wizyt w urzędzie. System ma ułatwić codzienne formalności przede wszystkim osobom prywatnym oraz szefom mikrofirm, którzy do tej pory byli skazani na biurokrację.

Co ułatwia nowy system

Jak podkreśla MRPiPS, powstaniu nowego systemu przyświecała myśl o uproszczeniu spraw związanych z zatrudnianiem i współpracą. Dzięki niemu można zawierać, zmieniać i rozwiązywać całkowicie online, bez wychodzenia z domu, takie dokumenty jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające, np. z nianią. Wspomniane dokumenty można w nim podpisywać podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.

Użytkownicy nowego rozwiązania mogą korzystać z gotowych szablonów umów i dokumentów powiązanych, np. aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy. Dzięki nim zmniejszy się ryzyko popełnienia błędu, bo nowe narzędzie będzie prowadziło użytkownika przez formularz krok po kroku.
System umożliwia także prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej elektronicznie, bez obowiązku jej przechowywania w formie papierowej. Nowe narzędzie zapewnia także ciągły dostęp do dokumentów elektronicznych. Umożliwia zgłaszanie pracowników i wykonawców do ubezpieczeń i opodatkowania przez ZUS i KAS — wszystko można zrealizować w jednym miejscu.

Dla kogo jest system e-umów

Nowy system jest przeznaczony m.in. dla:

• mikroprzedsiębiorców i innych pracodawców zatrudniających do 9 osób,

• rolników,

• osób fizycznych,

• rodziców zawierających umowy z nianiami,

• zleceniobiorców, pracowników i innych osób będących stroną zatrudnianą.

Jak skorzystać z systemu

Dostęp do nowego narzędzie można uzyskać, logując się przez portal Praca.gov.pl przy pomocy systemu login.gov.pl. Do logowania można użyć jednej z następujących opcji: Profil Zaufany, e-dowód, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Można korzystać z systemu jako osoba fizyczna lub w kontekście organizacji — np. jednoosobowej działalności gospodarczej. Co istotne, w systemie można prowadzić dokumentację pracowniczą tylko nowo zatrudnianych pracowników lub pracowników, dla których uprzednio nie była ona prowadzona. Kolejny ważny szczegół – decydując się na zawarcie umowy w systemie, masz obowiązek prowadzenia dokumentacji umowy w nim do momentu jej zakończenia. Nie można więc w trakcie zatrudnienia przenieść dokumentacji z powrotem do formy papierowej.

Po zawarciu umowy można bezpośrednio z poziomu portalu zgłosić pracownika lub zleceniobiorcę do Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz do opodatkowania w urzędzie skarbowym.

Ministerstwo: to dopiero początek

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej informuje, że obecna wersja systemu to dopiero pierwszy krok. Resort planuje rozwój nowych funkcji i rozszerzanie zakresu umów możliwych do zawierania.

Osobom, które mają pytania lub wątpliwości dotyczące nowego systemu, resort pracy proponuje skorzystanie z jednej z opcji:

• podręcznik użytkownika, w którym są wyjaśnione wszystkie funkcje
• Zielona Linia – rządowe centrum informacyjne dostępne pod numerem 19524, gdzie konsultanci odpowiedzą na wątpliwości
• e-mail – wszelkie uwagi i sugestie można przesłać na adres: [email protected].

Ministerstwo zachęca również do zgłaszania propozycji usprawnień systemu.