Rachunki wystawia się na żądanie nabywcy towaru lub usługi. W przypadku zleceń prywatnych, rachunek wystawia się na żądanie zleceniodawcy.

Rachunek powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich przechowuje wystawca, drugi trafia do nabywcy – rachunek nie zawiera oznaczenia oryginał i kopia, stąd nie jest istotne, która strona otrzymuje który z egzemplarzy dokumentu.

Termin na wystawienie rachunku wynosi 7 dni od daty wykonania usługi lub wydania towaru. Jednak istnieją w tym zakresie pewne zasady szczególne.

• Żądanie wystawienia, złożone przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi realizuje się w terminie 7 dni od wydania towaru lub wykonania usługi,
• W przypadku usługi za termin, od którego liczyć należy 7 dni jest data zakończenia usługi,
• W przypadku częściowego odbioru usługi (usługa realizowana w częściach) należy wystawić rachunek w stosunku do każdego elementu odbieranych usług,
• W przypadku usług ciągłych za dzień wykonania usługi należy uznać datę zakończenia okresu rozliczeniowego,
• W przypadku ciągłej sprzedaży towarów wykonywanej w okresach rozliczeniowych, zakończenie okresu rozliczeniowego powinno być datą wystawienia rachunku (niemniej jeśli można rozdzielić sprzedaż na poszczególne czynności – rachunek powinien dotyczyć każdej czynności niezależnie),
• Nie należy wystawiać rachunków zaliczkowych; potwierdzenie przyjęcia zaliczki może być dokonane na podstawie dokumentu kasowego lub formie oświadczenia,
• W przypadku przyjęcia w zamian za wykonane czynności świadczenia w naturze – wynagrodzenie należy wycenić i wykazać w rachunku,
• W przypadku umów w walucie obcej należy na rachunku dokonać przeliczenia kwot w tej walucie; będzie on zatem zawierał dwie pozycje – kwoty w walucie obcej oraz dla celów – księgowych przeliczenie na złote,
• Żądanie nie musi być zgłoszone w chwili zawarcia umowy lub przed wykonaniem czynności wskazanych w umowie; możliwe jest późniejsze zażądanie wystawienia rachunku, wówczas termin wynosi 7 dni od dnia złożenia żądania.

Wykonawca nie na obowiązku wystawiać rachunku, jeżeli żądanie jego wystawienia złożone zostało po 3 miesiącach od daty wydania towaru lub wykonania usługi.

Uwaga - inne terminy dotyczą wystawiania faktur zgłaszanych na żądanie klienta. W ich przypadku na zgłoszenie żądania nabywca ma 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. W przypadku zgłoszenia żądania:

• w miesiącu, w którym wydano towar lub wykonano usługę - fakturę wystawia się nie póxniej niż 15 dnia miesiąca kolejnego,
• w jednym z 3 kolejnych miesięcy - fakturę wystawia się w terminie 15 dni od daty zgłoszenia żądania.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 08-03-2012
• data modyfikacji: 01-06-2015