Podstawą odliczenia są dokumenty księgowe, potwierdzające wykonanie określonej czynności (dostawy towarów, wykonania usługi). Choć faktycznie dokument powinien potwierdzać dokonanie czynności, to w szczególnych przypadkach również dokument wystawiony przed wykonaniem czynności opodatkowanej lub związany z zaliczką pozwalają odliczać podatek VAT.

Odliczenie nie jest możliwe natomiast w przypadku gdy wystawione dokumenty stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności. Trzeba zaznaczyć, że czynnością może być nie tylko czynność opodatkowana, ale również zaliczka na podatek. Jeżeli zatem zaliczka została przekazana, to faktura potwierdzająca zaliczkę pozwala odliczyć VAT nawet jeśli nie dojdzie do wykonania czynności, której zaliczka dotyczy.

Nie można odliczać VAT z dokumentów zaliczkowych przed przekazaniem zaliczki, jeśli dokument otrzyma się przed dokonaniem płatności (WSA we Wrocławiu z 9 listopada 2010 r., sygnatura I SA/Wr 1100/10).

Dokumentami uprawniającymi do odliczenia podatku VAT są:

• Faktury VAT (dokumenty księgowe posiadające minimalną ilość danych wskazanych w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur) z tytułu nabycia towarów i usług oraz  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego oraz od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu - z uwzględnieniem we wszystkich przypadkach rabatów; nie pozwalają na odliczanie VAT:
  • Faktura VAT - towary używane,
  • Faktura VAT - przedmioty kolekcjonerskie i antyki,
  • Faktura VAT - procedura marży dla biur podróży,
  • Faktura VAT – dzieła sztuki,
• Faktury korygujące, duplikaty faktur,
• Faktura VAT – samofakturowanie; pod warunkiem zaakceptowania faktury przez sprzedawcę (faktura wystawiana przez nabywcę zgodnie z poleceniem sprzedawcy),
• Faktury VAT-metoda kasowa (wystawiane przez tzw. małego podatnika rozliczającego się kasowo) – pod warunkiem ich opłacenia; odliczenie przysługuje w części, w której faktura została opłacona,
• Paragon w przypadku gdy spełnia on warunki uznawania go za fakturę VAT uproszczoną do wartości 450 zł (musi posiadać m.in. NIP nabywcy),
• Dokumenty celne i deklaracje importowe, z których wynika samonaliczenie podatku VAT,
• Faktury VAT – RR (VAT odlicza wystawiający a nie rolnik ryczałtowy),
• Decyzje organów celnych, zarówno w procedurach uproszczonych, jak i decyzje uzupełniające naliczenie VAT ze zgłoszeń celnych,

Możliwe jest również w pewnych przypadkach odliczenie VAT bez posiadania dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności (w szczególności bez tzw. faktury wewnętrznej). Dotyczy to kwoty podatku należnego z tytułu:

• świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca,
• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;.

Dokumenty magazynowe, umowy cywilnoprawne, rachunki uproszczone, noty korygujące, potwierdzenia przelewów bankowych i potwierdzenia zapłaty oraz inne dokumenty nie stanowią podstawy odliczenia podatku.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 18-04-2013
• data modyfikacji: 01-06-2015