Aby możliwe było rozliczenie kosztów uzyskania niezbędne jest:

• wybór formy opodatkowania, w której rozliczane są koszty,
• rozliczanie kosztów metodą kasową lub wybór memoriału, czyli rozliczanie kosztów w dacie uzyskania przychodu związanego bezpośrednio z tym kosztem,
• poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodu, jego zachowania lub też zabezpieczenia
• ustalenie czy wydatek podlega zaliczeniu w koszty, czy też znajduje się w katalogu kosztów negatywnych, nie rozliczanych na gruncie podatków dochodowych,
• o ile wydatek stanowi środek trwały lub podlega amortyzacji – ustalenie zasad amortyzacji, metod rozliczania odpisów oraz wysokość rat amortyzacyjnych
• prawidłowe udokumentowanie wydatku.

Rozliczanie kosztów nie jest obowiązkiem, lecz uprawnieniem podatnika. Koszty obniżają podstawę opodatkowania, stąd każdy wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile zostanie rozliczony dla celów podatku dochodowego – obniży podstawę opodatkowania (spowoduje, że dochód, a w konsekwencji także podatek, będzie niższy).

Kosztów nie mogą rozliczać podatnicy opodatkowujący przedsiębiorstwo według zasad ryczałtowych (ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa). Podobnie nie rozliczą ich armatorzy (podatek tonażowy).

Wydatek musi być prawidłowo udokumentowany. Nie oznacza to, poza wyjątkami wyraźnie wskazanymi w ustawie, że musi być on faktycznie poniesiony, musi jednak być udokumentowany w sposób formalnie prawidłowy. Wystawiona faktura, rachunek itd. pozwala zaliczyć wydatek do kosztów już w dacie wystawienia takiego dokumentu nie przesądzając jeszcze, czy faktycznie dokonano z tego tytułu zapłaty podatku.

Większość drobnych podatników rozlicza się stosując kasową metodę rozliczeń, zgodnie z którą wydatek księguje się w dacie wystawienia dokumentu księgowego (poza wyjątkami nie ma obowiązku faktycznego poniesienia kosztu). W przypadku wyboru metody rozliczeń memoriałowo, podatnik grupuje wydatki na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem i księguje je w różnych datach.

Do kosztów podatkowych zaliczyć można tylko te wydatki, które poniesione zostały w celach uzyskania, zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Takie rozumienie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskaniem przychodu pozwala do kosztów zaliczać również wydatki pośrednio związane z danym przychodem, np. koszty szkoleń, ubezpieczeń czy asekuracji.

Nie ma również obowiązku, by poniesiony i rozliczony koszt wygenerował przychód. Istnieć ma między nim a wartością dodaną związek przyczynowy, a nie przyczynowo – skutkowy. Zatem wystarczy, by wydatek tylko hipotetycznie miał wygenerować przychód, nie musi on faktycznie wystąpić.

Część wydatków musi być rozliczana w czasie i zaliczana do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. Odpisy te występują w przypadku nabycia wysokocennych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych lub prowadzenia inwestycji w obcych środkach trwałych.