W ramach obowiązków raportowania podatnicy mają obowiązek przygotowywania jednolitych plików kontrolnych. Zaletą pliku jest ich standaryzacja - dzięki zbudowaniu ich w ściśle określonej – obejmującej wszystkie programy księgowe strukturze, jest przygotowywany jako narzędzie, które łączy wszystkie programy i wszystkich podatników z organami podatkowymi. Urzędnicy nie muszą znać specyfiki poszczególnych programów ani środowiska, w którym programy te działają.

Jednolity Plik Kontrolny - JPK

W efekcie na podatniku ciąży obowiązek przetworzenia plików księgowych z wykorzystywanego programu księgowego i „ułożenia” poszczególnych pól w taki sposób, by były zgodne z formatem JPK. W praktyce obowiązek ten przejmowany jest przez producentów oprogramowania, którzy zapewniają jego zgodność z nowymi standardami wymaganymi przepisami prawa.

Raporty JPK składać należy co miesiąc wyłącznie z tytułu prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów VAT. Z plikiem JPK_VAT podatnicy będą musieli zmierzyć się najczęściej i najwięcej uwagi poświęcić prawidłowości jego przygotowania.

<< JPK_VAT – jak przygotować i na co zwrócić uwagę

Przed wysyłką pliku należy sprawdzić – skontrolować wszystkie dane raportu, w tym poprawność przygotowania pliku i informacji w nim zawartych.

<< Skontroluj JPK_VAT w 10 krokach

Pozostałe ewidencje i dokumenty podatkowe nie muszą być na bieżąco prowadzone w plikach JPK ale wyłącznie przez podatników, którzy prowadzą księgi z wykorzystaniem programów komputerowych. Ze względu na to, że teoretycznie nie ma obowiązku korzystania przy prowadzeniu ewidencji podatkowych z komputerów, więc podatnik może stwierdzić, że JPK nie przekaże. Wyjątkiem jest JPK_VAT, który zawsze trzeba prowadzić komputerowo i nie ma możliwości wysyłania go jedynie na żądanie. Nie ma obowiązku zawiadamiać organów skarbowych, czy ewidencje podatkowe są prowadzone komputerowo, czy w formie tradycyjnej, druków akcydensowych czy ewidencji sporządzanych samodzielnie na papierze.

Jeżeli organ skarbowy wystąpi do podatnika o udostępnienie ewidencji (innych niż ewidencja zakupów i sprzedaży VAT) w pliku JPK i są one prowadzone przy użyciu programów komputowych, to podatnik:

• Otrzyma termin na ich przygotowanie i przedstawienie pliku,
• Musi spełnić warunki i przygotować plik JPK na żądanie organu.

<< Więcej o terminach przygotowywania JPK

Bez odpowiedniego oprogramowania nie ma możliwości samodzielnego przygotowania pliku JPK. Podatnik musi więc zadbać o to, by korzystać z dostępnych na rynku modułów przygotowujących plik kontrolny. Podobnie, nie da się wysłać pliku wyłącznie mailem, należy spełnić warunki co do podpisania pliku w wiarygodny sposób, uwierzytelniający przesyłany raport JPK.

<< Więcej o prawidłowym oprogramowaniu oraz podpisie

JPK Jednolity Plik Kontrolny