Urzędnicy przeprowadzają w firmach coraz więcej kontroli. ZUS, jak i PIP biorą pod lupę nie tylko treść umów, ale również rzeczywisty charakter współpracy i zgodność przyjętych modeli zatrudnienia z praktyką biznesową. Jakie działania mogą podjąć firmy, aby zminimalizować ryzyko niekorzystnych rozstrzygnięć w toku kontroli?
Urzędnicy coraz częściej sprawdzają prawidłowość działań realizowanych przez firmy. Pracodawcy mogą spodziewać się wizyt pracowników m.in. ZUS oraz PIP. Kontrole wykraczają poza sprawdzenie dokumentacji czy prawidłowości rozliczeń składkowych. Organy analizują rzeczywisty sposób współpracy z pracownikami, zleceniobiorcami i kontraktorami B2B.
Shutterstock
O tym, jakie są najnowsze trendy w praktyce kontrolnej ZUS i PIP, mówi najnowszy raport PwC, “Więcej kontroli pracodawców – praktyka ZUS i rozszerzone uprawnienia PIP”. Eksperci organizacji doradczej podpowiadają też, jakie działania mogą podjąć pracodawcy, aby zminimalizować ryzyko niekorzystnych rozstrzygnięć.
Urzędnicy z wizytami w firmach
W 2025 r. ZUS przeprowadził 31,1 tys. kontroli. To znaczący wzrost w stosunku do 2021 r., gdy było ich około 18,5 tys. Pomimo tego ZUS od lat utrzymuje poziom swojej skuteczności. 91,3 % kontroli przeprowadzonych w 2025 r. zakończyło się wykryciem nieprawidłowości, do których najczęściej należały: tzw. wykonywanie pracy na rzecz własnego pracodawcy (na podstawie umowy cywilnoprawnej) oraz obejście przepisów prawa w związku z tworzeniem tytułów do ubezpieczeń (pozorność umów).
– Skuteczność kontroli ZUS od lat przekracza 90%, co w praktyce oznacza wysokie ryzyko wydania niekorzystnych ustaleń. Dane statystyczne oraz nasze doświadczenia pokazują, że kontrola ZUS coraz częściej jest pierwszym etapem sporu z organem, a nie wyłącznie formalną procedurą weryfikacyjną – mówi Andrzej Zubik, partner w PwC Polska
Jakie aspekty umowy analizują kontrolerzy?
Organy kontrolne analizują nie tylko treść umowy, lecz także sposób jej wykonywania. W zależności od rodzaju umowy i przedmiotu kontroli znaczenie mogą mieć m.in. zakres, ciągłość i powtarzalność zadań, miejsce i czas ich realizacji, podporządkowanie, samodzielność wykonawcy oraz przepływy finansowe.
– Nazwa umowy nie ma znaczenia rozstrzygającego – decydujące dla organów jest to, jak współpraca wygląda w praktyce. Organy coraz częściej analizują strukturę współpracy i charakter relacji biznesowych. Przedsiębiorca musi być więc gotowy na przedstawienie ekonomicznego i organizacyjnego uzasadnienia przyjętego modelu współpracy – zwraca uwagę Katarzyna Skwarek, menedżer z PwC Polska
Urzędnicy z różnych instytucji łączą siły
Od 8 lipca 2026 r. PIP może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Ryzyko reklasyfikacji wzrasta, gdy relacja cechuje się podporządkowaniem, ciągłością i osobistym świadczeniem pracy, a wykonawca nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego. Z kolei trójstronne porozumienie o wymianie danych sprawia, że jedna kontrola może uruchomić efekt domina – ustalenia PIP przekładają się na zaległości składkowe w ZUS, a dalej na konsekwencje w PIT.
– Nowe przepisy obowiązujące od 8 lipca 2026 r. istotnie zmieniają perspektywę ryzyka po stronie przedsiębiorców i pracodawców. Inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Tak daleko idąca zmiana istotnie zwiększa niepewność zarówno co do stosowanych modeli współpracy, a także konsekwencji wszczęcia kontroli przez PIP – podkreśla Radosław Pawlak, dyrektor z PwC Polska.
Inspektorzy pracy nie próżnują
Pierwsze tygodnie obowiązywania nowych uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy pokazują wyraźne zintensyfikowanie działań kontrolnych – inspektorzy sprawdzają umowy pod kątem możliwości pozornego samozatrudnienia. Do instytucji wpłynęło ponad trzy razy więcej skarg w tym obszarze niż w analogicznym okresie w zeszłym roku. Jak wynika z danych, walka z nieprawidłowym stosowaniem umów cywilnoprawnych stała się jednym z kluczowych obszarów aktywności PIP po wejściu w życie nowych przepisów.
Na co zatem przedsiębiorcy powinni zwracać większą uwagę? Na pewno warto zweryfikować nie tylko treść umów, lecz także sposób organizacji współpracy, samodzielność wykonawców oraz spójność przyjętych modeli z dokumentacją i ich biznesowym uzasadnieniem.