Podróż pracownika będzie droższa

25.05 Podróż pracownika będzie droższa

Tuż po wakacjach pracodawcy i właściciele firm muszą przygotować się na zmiany w sposobie rozliczania podróży służbowych. Trzeci projekt rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w tej sprawie nadal jest aktualny i ma wejść w życie 1 września. Oznacza to m.in. wzrost kosztów dla pracodawców, ponieważ podwyższone zostaną diety na delegację.

Według szacunków analityków Business Travel Cards małe i średnie przedsiębiorstwa wydają średnio ok. 9-12 tys. zł rocznie na biznesowe podróże swoich pracowników i managerów. Choć główne koszty to noclegi i transport, przedsiębiorcy od września mogą spodziewać się jeszcze wyższych wydatków, bo o 7 zł na wzrosnąć dzienna dieta pracownika na podróże krajowe.

Podniesienie diety do wysokości 30 zł dziennie to najważniejsza zmiana w dokumencie. Ministerstwo w projekcie rozporządzenia uzasadnia tą zmianę – nie zmienianą od kilku lat jej wysokością (od 2007 roku). Nowelizacja rozporządzenia przewiduje jednak także uregulowanie kwestii wyżywienia. Do tej pory dieta nie przysługiwała, jeśli pracownik miał zapewnione wyżywienie, nie precyzowano jednak czy było to wyżywienie całodzienne, czy tylko np. śniadanie hotelowe. Po nowelizacji pracodawca będzie odliczał z diety 25 proc., 50 proc., 25 proc. odpowiednio za zapewnione śniadanie, obiad i kolację. W podróżach zagranicznych limit ten ustalono procentowo na 15 proc., 30 proc. i 30 proc.

Co ważne jeśli podróż służbowa będzie trwała krócej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje pracownikom. W przypadku trwania podróży od momentu wyjazdu do powrotu w ciągu 8-12 godzin – pracownik dostanie 50 proc. diety, a powyżej 12 godzin – 100 proc.

W świetle nowych przepisów za nocleg w hotelu czy motelu pracownikowi przysługiwałby zwrot poniesionych kosztów na podstawie rachunków, maksymalnie do 600 zł za jedną dobę hotelową. – To nie jest mało, zważywszy, że średnio nocleg służbowy w Polsce kosztuje ok. 260 zł – mówi Grzegorz Asman, koordynator programu Business Travel Cards, który obejmuje zniżkowe noclegi biznesowe w 150 polskich hotelach. – Pracodawcy jednak obniżają koszty noclegów, albo jeśli są to duże korporacje indywidualnie negocjując ceny, albo korzystając z programów rabatowych jak Karta BTC lub rezerwacji internetowych – dodaje G. Asman.

Nowością będzie także możliwość zwrotu przez pracodawcę innych niezbędnych, ale udokumentowanych kosztów takich jak m.in.: opłata za bagaż, przejazd autostradą lub parking. To od pracodawcy zależy jednak czy uzna te wydatki za niezbędne. Jeśli okaże się jednak, że pracownik zgubił bilet na pociąg, nowelizacja rozporządzenia Ministerstwa nie pozbawia go możliwości zwrotu kosztów od pracodawcy.

Pracodawcy wysyłający pracowników w podróże służbowe poza granice Polski także muszą liczyć się ze zwiększonymi wydatkami. Wzrosną bowiem diety i limity na noclegi. Przykładowo za delegację do Niemiec pracownik otrzyma dietę w wysokości 49 Euro, czyli wyższą o 7 euro, a limit za nocleg zwiększy się ze 103 do 150 Euro. – Nasza firma średnio raz na 2 miesiące wysyła pracowników na kilkudniową delegację za zachodnią granicę. Koszt takiej jednej podróży służbowej zwiększy się więc o ok. 150 euro, daje to nam około 4 tys. zł rocznie większych wydatków – mówi Wojciech Stachowski z poznańskiej firmy Stagum-EKO, produkującej urządzenia do oczyszczalni ścieków. Nowe rozporządzenie pozwala także na udzielanie zaliczek na delegacje w obcej walucie, co do tej pory nie było możliwe.

Znowelizowane przepisy mają wejść w życie 1 września 2012 roku. Pierwotnie pojawić się miały już w styczniu, ale Ministerstwo przygotowało nowy projekt. Jeśli nie będzie żadnych niespodzianek przedsiębiorcy już po wakacjach muszą przygotować się na nowe rozliczenia podróży służbowych.
 

ZMIANY W NOWEJ USTAWIE

Oprac. Business Travel Cards,
www.kartabtc.pl