PIT-11 to informacja o dochodach podatnika, którą otrzymuje zarówno Urząd Skarbowy, jak i podatnik od płatnika. Płatnik przesyła informację po jednym egzemplarzu do obu tych podmiotów do końca lutego, zatem do 28 lutego 2011 r. za rok 2010.
Przesłanie informacji do tej daty oznacza nadanie jej listem poleconym. Możliwe jest również przesłanie informacji drogą mailową – jednak wyłącznie pod warunkiem podpisania PIT-11 bezpiecznym podpisem elektronicznym (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10).
Możliwe jest również osobiste przekazanie pracownikowi informacji, której odbiór pracownik pokwituje. Zasada ta nie dotyczy PIT-11 wystawianego przy umowach zlecenie, dzieło lub innych dotyczących działalności wykonywanej osobiście oraz praw autorskich. W tych przypadkach deklarację należy „przesłać” a nie złożyć – zatem pozostaje wyłącznie droga:
- listu poleconego,
- elektroniczna, za pośrednictwem poczty mailowej z użyciem podpisu elektronicznego.
Praktyka w tym zakresie jest inna niż przepisy i akceptowane są PIT-11 przekazywane w okienku podawczym – Urzędu Skarbowego oraz za potwierdzeniem odbioru – do rąk podatnika. Powyższy obowiązek „przesyłania” PIT-11 należy traktować zatem w myśl zasady – dmuchać na zimne.
W przypadku płatnika, u którego obowiązek poboru zaliczek ustał w ciągu roku(np. rozwiązanie umowy, likwidacja działalności), PIT-11 przekazywany jest w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o wystawienie informacji. Bez wniosku PIT-11 wystawia się na koniec roku – do końca lutego.
W przypadku PIT-11 wystawianego przy umowach zlecenie, dzieło lub innych dotyczących działalności wykonywanej osobiście oraz praw autorskich w przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, płatnik przekazuje informacje w terminie do dnia zaprzestania działalności. Ustanie współpracy (zerwanie umowy, rozwiązanie umowy) nie spowoduje konieczności wystawienia PIT-11 przed końcem roku, nawet na wniosek podatnika. Podatnik otrzyma PIT-11 na koniec roku – a konkretniej do końca lutego 2011 r..