Spółka zajmuje się dostawą towarów oraz świadczeniem usług. Czynności te dokumentowane są fakturami. Obecnie przedsiębiorca wystawia i dostarcza kontrahentom oryginały faktur w wersji papierowej, a kopie faktur przechowuje również w wersji papierowej. Spółka wskazuje, iż wystawianie i przechowywanie kopii faktur w wersji papierowej jest uciążliwe, bowiem generuje nadmierne koszty. Wobec powyższego przedsiębiorca zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej. Powstała wątpliwość czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur
Izba Skarbowa w Bydgoszczy (17.06.2010 r., nr ITPP3/443-52/10/JK) wyjaśniła, że faktury powinny być wystawiane w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”. Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa (faktury) przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ponadto nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.
Przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem może podpisać wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów, gwarantujący autentyczność i integralność, nie tylko zmniejszy koszty wystawiania faktur po stronie wystawcy lecz również zmniejszy koszty u kontrahentów spółki, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur.
Organ podkreślił, że stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i przekazaniu jej kontrahentowi, lecz należy mieć na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.
Reasumując nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne.
Anna Pokrywczyńska
VAT.pl