04.08 Kopię faktury trzymaj w segregatorze
Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dostarcza towary oraz świadczy usługi. Czynności te dokumentowane są fakturami. Oryginały faktur są wystawiane i dostarczane kontrahentom w wersji papierowej, kopie faktur przechowywane są również w wersji papierowej. Spółka zastanawia się, czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur.
Problemem tym zajmowała się Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 17.06.2010 r. (ITPP3/443-52/10/JK).
Organ uznał, że nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie.
Nie ma możliwości, aby firmy przechowywały dokumenty sprzedaży w formie elektronicznej. Nie zmieniły tego korzystne wyroki sądów administracyjnych.
Tylko firmy stosujące e-faktury mogą wysyłać i przechowywać je w formie elektronicznej. Takie faktury muszą być opatrzone podpisem elektronicznym lub przesyłane za pomocą tzw. systemu EDI. Klasyczna faktura musi natomiast zostać wydrukowana w dwóch egzemplarzach.
Organ podkreślił, że stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i przekazania jej kontrahentowi. Należy jednak mieć na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.
Anna Pokrywczyńska
PIT.pl & VAT.pl