Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych składki do ZUS należy opłacać w określonym terminie, tj. do 5., 15. lub 20. dnia następnego miesiąca, w zależności od formy prawnej danego płatnika. Gdy płatnik opłaci je po terminie, to wówczas do wpłacanej kwoty powinien doliczyć odsetki za zwłokę. Wartość odsetek będzie zależała od długości okresu, jaki upłynął od wymagalnego terminu płatności składek do dnia dokonania wpłaty. Jeśli jednak wyliczone odsetki z tytułu opóźnionej wpłaty składek m.in. nie przekroczą określonej kwoty, płatnik nie musi ich wpłacać. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowa wysokość tego limitu.

Jak nalicza się odsetki?

Podstawową sankcją o charakterze obligatoryjnym nakładaną na płatnika składek, który nie wywiązuje się z terminowego regulowania należnych zobowiązań do ZUS, są odsetki za zwłokę. Taki płatnik ma obowiązek samodzielnie, bez wezwania ZUS, obliczyć odsetki za zwłokę oraz je wpłacić wraz z kwotą należności głównej.

Jak wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową, odsetki za zwłokę nalicza się na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej (z wyłączeniem art. 56a tej ustawy dotyczącego obniżonej stawki odsetek za zwłokę, której nie stosuje się do nieterminowo opłacanych składek ZUS). Zasady te stosuje się nie tylko do opłacanych po terminie składek na ubezpieczenia społeczne, ale również składki zdrowotnej, jak i składek na FP, FS, FGŚP oraz FEP.

Jeżeli płatnik dokona płatności składek do ZUS po terminie, to powinien naliczyć odsetki za zwłokę odrębnie za każdy miesiąc. Naliczanie odsetek rozpoczyna się od następnego dnia po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie dokonać wpłaty składek na rachunek bankowy ZUS. Natomiast ostatnim dniem, za który płatnik powinien zapłacić odsetki za zwłokę, jest dzień, w którym ureguluje on zaległość do ZUS (włącznie z tym dniem). Gdy termin płatności przypada na dzień wolny od pracy (sobotę, niedzielę lub święto), wówczas terminem płatności jest pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.

Należy pamiętać, że jeżeli zadłużenie istniało w okresach, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę, odsetki nalicza się odrębnie za każdy z tych okresów. Zaokrągleniu podlega dopiero suma kwot za poszczególne okresy (kalkulator odsetek za zwłokę dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl).

W przypadku gdy płatnik dokona nieterminowej wpłaty składek nieuwzględniającej odsetek za zwłokę, ZUS rozliczy taką wpłatę proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. Od pozostałej do opłacenia części składek nadal należne są odsetki za zwłokę, liczone na ogólnych zasadach. Nie można opłacić po terminie samych składek, a po jakimś czasie opłacić oddzielnie odsetek.

Zaległe składki oraz odsetki za zwłokę płatnik powinien opłacić jednym przelewem na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS).

Kiedy nie ma odsetek?

Ustawa systemowa przewiduje przypadki, w których płatnik składek nie płaci odsetek za zwłokę w razie nieterminowego uiszczenia składek ubezpieczeniowych. Ma to miejsce wtedy, gdy opłacenie składek po terminie nastąpiło z przyczyn leżących po stronie ZUS, o których mowa w art. 23 ust. 1b-1c ustawy systemowej (patrz ramka – Nie nalicza się…). Tak będzie m.in., gdy płatnik nie opłaci w terminie składek, ponieważ zastosował się w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS. Przez „utrwaloną praktykę interpretacyjną” należy rozumieć wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów dominujące w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ZUS w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym.

ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nieopłaconych w terminie składek z przyczyn leżących po stronie organu rentowego oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. Jeśli płatnik nie ureguluje zobowiązania składkowego w tym terminie, odsetki za zwłokę zostaną naliczone za okres od dnia, w którym stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

Niska kwota odsetek

Z wyjątkiem przypadków określonych w art. 23 ust. 1b-1c ustawy systemowej, odsetki za zwłokę są należne zawsze, gdy płatnik opłaca do ZUS składki ubezpieczeniowe po terminie. Jednak w przypadku, gdy kwota odsetek za zwłokę nie przekroczy określonego limitu, to wówczas się ich nie nalicza. Ustawa systemowa przewiduje bowiem w art. 23 ust. 1a, że odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Taka sytuacja może wystąpić, gdy płatnik wpłaca zaległość składkową o małej wartości lub wpłata składek jest dokonywana krótko po obowiązującym płatnika terminie płatności.

W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4.806 zł. Oznacza to, że w 2026 r. płatnik składek nie powinien wpłacać do ZUS odsetek, których wysokość nie przekracza 48,06 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń… (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 15 (2307) z dnia 2026-02-19

Podatek dochodowy w orzecznictwie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl