Od 1 listopada 2026 roku założenie jednoosobowej działalności gospodarczej będzie możliwe wyłącznie online. Tymczasem jeszcze w 2024 roku niemal co trzeci wniosek o założenie firmy składano poza kanałem elektronicznym. Przy ponad 345 tys. rejestracji przedsiębiorstw rocznie zmiana obejmie dużą grupę osób, które dotychczas korzystały z pomocy urzędników. Ich potrzeba uzyskania wsparcia nie zniknie, zmieni się jedynie miejsce, w którym będą go szukać.

W urzędzie nie założymy już firmy. Gdzie to zrobić?

Polska przedsiębiorczość w dużej mierze opiera się na niewielkich, indywidualnie prowadzonych biznesach. Według Głównego Urzędu Statystycznego, w 2025 roku zarejestrowano w Polsce 345 019 przedsiębiorstw. Tylko w pierwszym kwartale 2026 roku przybyły kolejne 89 004 podmioty – o 2 proc. więcej niż rok wcześniej.

Ponad 81 proc. rejestracji odnotowanych w pierwszym kwartale 2026 roku dotyczyło osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. To właśnie ta grupa zostanie bezpośrednio objęta zmianą zaplanowaną na 1 listopada.

Od tego dnia wniosek o rozpoczęcie działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej będzie można złożyć wyłącznie elektronicznie. Zniknie możliwość przekazania papierowego formularza w urzędzie gminy albo przesłania go pocztą. Pozostałe wnioski dotyczące m.in. zmiany danych, zawieszenia, wznowienia i zakończenia działalności przejdą całkowicie do internetu dwa lata później — 1 listopada 2028 roku.

Cyfryzacja przyspiesza, ale nie wszyscy są w tym samym miejscu

Administracja stopniowo przenosi usługi dla przedsiębiorców do kanałów elektronicznych. Kierunek nie jest zaskakujący. ZUS, KSeF, e-Doręczenia i kolejne usługi dostępne przez mObywatel sprawiają, że prowadzenie firmy coraz częściej oznacza poruszanie się w cyfrowym środowisku. Dane pokazują jednak, że przejście nie zostało jeszcze zakończone.

Z uzasadnienia rządowego projektu nowelizacji wynika, że w 2024 roku elektronicznie złożono 68 proc. wniosków dotyczących rozpoczęcia działalności gospodarczej. Pozostałe 32 proc. trafiło do CEIDG tradycyjną drogą. Inaczej mówiąc, niemal co trzeci przyszły przedsiębiorca nadal korzystał z możliwości złożenia papierowego wniosku lub obsługi urzędowej.

Po 1 listopada ta grupa będzie musiała przenieść się do kanału cyfrowego. Nie oznacza to jednak, że wszyscy jej przedstawiciele będą chcieli lub potrafili przejść przez proces samodzielnie.

Cyfrowy formularz rozwiązuje problem sposobu przekazania dokumentów, ale nie odpowiada na pytanie jakie decyzje powinien podjąć przyszły przedsiębiorca. Technologia upraszcza proces, lecz nie zastępuje wiedzy potrzebnej przy wyborze opodatkowania, kodów PKD, zgłoszeń do ZUS czy organizacji księgowości — mówi Przemysław Naklicki, Dyrektor Zarządzający OSCBR.

Założenie firmy to nie tylko wypełnienie wniosku

Dyskusja o cyfryzacji rejestracji działalności często sprowadza się do samego formularza. Tymczasem przed jego wysłaniem przedsiębiorca musi podjąć decyzje, które będą wpływały na funkcjonowanie firmy przez kolejne miesiące.

Należą do nich wybór formy opodatkowania, określenie zakresu działalności i kodów PKD, ustalenie daty rozpoczęcia firmy, zgłoszenia do ZUS, ewentualna rejestracja do VAT, uruchomienie e-Doręczeń, wybór księgowości oraz otwarcie rachunku firmowego.

Dla osoby rozpoczynającej pierwszą działalność problemem nie musi być więc brak dostępu do elektronicznego formularza. Trudniejsza może okazać się ocena konsekwencji zaznaczenia poszczególnych opcji.

To ważne również w kontekście trwałości nowych biznesów. Jak wynika z danych GUS, spośród przedsiębiorstw niefinansowych, które rozpoczęły działalność w 2024 roku, po pierwszym roku aktywnych pozostało 68,4 proc. Dane te nie pokazują bezpośrednio przyczyn zamknięcia pozostałych podmiotów, ale ilustrują jak wymagający jest pierwszy rok prowadzenia biznesu.

Wsparcie na początku nie powinno więc ograniczać się do skutecznego wysłania wniosku. Musi również pomóc przedsiębiorcy przygotować firmę do funkcjonowania już po dokonaniu wpisu.

Pierwszy kontakt z księgową wcześniej niż pierwsza faktura

Dotychczas wiele biur rachunkowych rozpoczynało pracę z klientem dopiero po zarejestrowaniu przez niego działalności. Przedsiębiorca sam wybierał formę opodatkowania, składał wniosek i otwierał rachunek, a następnie szukał podmiotu, który poprowadzi jego rozliczenia. Elektronizacja CEIDG może odwrócić tę kolejność.

Jeżeli przyszły przedsiębiorca nie będzie mógł już udać się z papierowym wnioskiem do urzędu, jednym z pierwszych miejsc, w których poszuka pomocy, może stać się biuro rachunkowe. Dla branży księgowej oznacza to możliwość wejścia w relację z klientem jeszcze przed formalnym rozpoczęciem działalności.

To zmiana znacznie większa niż dodanie kolejnej usługi do cennika. Biuro może stać się pierwszym partnerem nowej firmy: pomóc przygotować wniosek, uporządkować formalności, otworzyć rachunek i zaplanować sposób prowadzenia rozliczeń.

W praktyce zmieni się także mechanizm pozyskiwania klientów. Zamiast walczyć o przedsiębiorcę korzystającego już z usług konkurencji, biuro może dotrzeć do niego w momencie, w którym wybór księgowości dopiero następuje.

Nowy obszar konkurencji między biurami rachunkowymi

Możliwość przeprowadzenia przedsiębiorcy przez proces założenia działalności może stać się elementem przewagi lokalnych biur, szczególnie tych, które dotychczas konkurowały głównie ceną.

Po 1 listopada istotniejsza może być odpowiedź na inne pytania: czy biuro pomaga klientom jeszcze przed rejestracją firmy, czy potrafi przeprowadzić ich przez proces online i czy w jednym miejscu można założyć również rachunek firmowy oraz uzyskać przygotowanie do prowadzenia księgowości?

Pracownik biura powinien przeprowadzić klienta przez proces i przygotować wniosek. Przedsiębiorca sprawdza oraz zatwierdza dokumenty, a następnie są one przekazywane elektronicznie do właściwego rejestru.

W biurach należących do Ogólnopolskiej Sieci Cerfyfikowanych Biur Rachunkowych klient może pondato bezpłatnie otworzyć rachunek firmowy w mBanku. Całość odbywa się online, bez oddzielnych wizyt w urzędzie i banku. Zakres pozostałego wsparcia – między innymi w obszarze podatków, ZUS, VAT czy e-Doręczeń – zależy od oferty konkretnego biura.

 Dla biura rachunkowego najważniejsza jest możliwość rozpoczęcia współpracy w momencie, w którym klient najbardziej potrzebuje wsparcia. Jeżeli księgowa pomoże mu uruchomić firmę, uporządkować formalności, a nawet otworzyć rachunek w banku  podczas jednej wizyty w biurze, relacja nie zacznie się od pierwszego dokumentu do zaksięgowania, tylko od rozwiązania pierwszego realnego problemu przedsiębiorcy. To istotna różnica w kontekście pozyskania lojalnego klienta — podkreśla Przemysław Naklicki.

Człowiek nie znika z procesu. Zmienia się jego rola

Przeniesienie rejestracji firm do internetu jest naturalnym etapem cyfryzacji państwa. Pozwala ograniczyć papierowy obieg dokumentów, automatyzować weryfikację danych i odciążyć urzędy gmin.

Nie oznacza jednak, że przedsiębiorcy przestaną potrzebować rozmowy i indywidualnego wsparcia. Elektroniczne usługi publiczne mogą zastąpić papierowy formularz, ale nie przejmą odpowiedzialności za wybory podatkowe, finansowe i organizacyjne podejmowane na początku działalności.

Po 1 listopada z procesu zniknie możliwość złożenia wniosku przy urzędowym okienku, ale potrzeba obecności człowieka pozostanie. Pytanie brzmi kto pomoże przedsiębiorcom odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Dla biur rachunkowych odpowiedź może oznaczać dostęp do rynku obejmującego setki tysięcy nowych przedsiębiorstw rocznie.

Źródło: informacja prasowa