Od 23 lutego 2026 r. funkcjonuje nowe Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Jest to system, za pomocą którego przedsiębiorcy z KRS oraz SPZOZ, składają swoje dokumenty finansowe, a spółki jawne i partnerskie bez pełnej księgowości zgłaszają informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zasady przekazywania dokumentów finansowych czy wspomnianej informacji do KRS nie uległy zmianie. W nowym systemie RDF jasno opisana jest procedura składania korekt dokumentów.
Nowy system RDF
Nowy RDF to całkowicie przebudowany system teleinformatyczny służący do składania, przechowywania i udostępniania sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w KRS. Dostępny jest on przez Portal Rejestrów Sądowych, pod adresem: prs.ms.gov.pl (zakładka „Krajowy Rejestr Sądowy”, a następnie zakładka „RDF – Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”).
Ministerstwo Sprawiedliwości wskazuje, że RDF zostało zbudowane w nowej architekturze informatycznej. Ma to zwiększać bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz stabilność działania i wydajność systemu. Jest on zintegrowany między innymi z podpisami elektronicznymi oraz innymi rejestrami sądowymi. Zmodyfikowane RDF umożliwia obsługę nowych rodzajów dokumentów finansowych, w tym sprawozdań zrównoważonego rozwoju (ESG; o odroczeniu tej sprawozdawczości pisaliśmy m.in. w GP nr 10 i nr 24 z br., na str. 2), sprawozdań z podatku dochodowego czy sprawozdań z działalności grupy kapitałowej.
Dodatkowo RDF w nowej wersji uwzględnia również specyfikę składania dokumentów finansowych do RDF przez SPZOZ. Proces składania dokumentów przez SPZOZ przebiega analogicznie, jak w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, przy czym weryfikowane są odrębne warunki formalne.
Bez zmian w przepisach
Podkreślić trzeba, że udostępnienie nowego systemu RDF nie jest związane ze zmianą przepisów dotyczących zasad przekazywania dokumentów finansowych do KRS czy składania oświadczenia o braku obowiązków sprawozdawczych. Tak jak dotychczas, złożenie bezpłatnego zgłoszenia za pośrednictwem RDF stanowi podstawowy sposób na przekazanie do KRS tych dokumentów czy oświadczenia. Nie uległy zmianie zasady podpisywania zgłoszenia i dołączanych kopii dokumentów.
Dokumenty, które należy załączyć do zgłoszenia, co do zasady, muszą być sporządzone w postaci elektronicznej: ustrukturyzowanej bądź nieustrukturyzowanej. Nie dotyczy to jednak uchwał czy też postanowień o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty te zasadniczo mogą być sporządzone na piśmie, a do KRS można dołączyć ich kopie (skany). Muszą być one opatrzone e-podpisem zgodnie z zasadami obowiązującymi przy podpisywaniu samego zgłoszenia. Stanowi o tym art. 19e ust. 3 ustawy o KRS (Dz. U. z 2025 r. poz. 869 ze zm.). Regulacja ta dopuszcza więc przekazanie skanu uchwały sporządzonej na piśmie, przy tym skan ten przed załączeniem pliku do RDF musi być podpisany (patrz ramka).
|
Wymogi podpisania zgłoszenia w RDF i skanów uchwał przekazywanych do RDF Zgłoszenie do RDF musi opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Stanowi o tym art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. Na mocy art. 19e ust. 3 ustawy o KRS zasady te stosuje się do podpisywania kopii dokumentów wymienionych w tej regulacji, w tym m.in. uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty. Zgodnie z uwagą systemową z RDF podpisywanie zgłoszenia podpisem elektronicznym jest dopuszczalne tylko dla użytkowników posługujących się podpisem z identyfikatorem subskrybenta zawierającego dane PESEL (stan na dzień oddania GP do druku). |
O ile poprzedni system RDF przepuszczał skany uchwał bez podpisów, o tyle nowy system sprawdza, czy kopie są opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym (tzw. ePUAP) lub podpisem osobistym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu zgodnie z art. 19e ustawy o KRS.
Inne zasady dotyczące załączania dokumentów do zgłoszenia mają zastosowanie, gdy np. uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego zostanie sporządzona przez notariusza. Dzieje się tak np. w spółkach akcyjnych. Przekazywanie takich dokumentów do RDF jest zautomatyzowane. Gdy osoba korzystająca z systemu RDF chce do zgłoszenia dołączyć wypis lub wyciąg z aktu notarialnego, powinna wskazać numer dokumentu w notarialnym repozytorium określanym w skrócie CREWAN. Sam dokument zaś powinien trafić do KRS (a konkretnie do RDF) bezpośrednio z notarialnego repozytorium.
Logowanie i składanie korekt
Na stronie nowego systemu RDF dostępna jest informacja dotycząca nowego sposobu logowania. Przy tym osoby/podmioty posiadające konto w PRS, z którego składają wnioski do KRS, bez problemu zalogują się do nowego systemu RDF. Nowy system umożliwia też połączenie dotychczasowego konta S24/RDF z nowym kontem PRS.
Ponadto na wskazanej stronie poinformowano, że proces składania dokumentów w RDF zawiera cztery kroki, tj. rejestrację zgłoszenia, dołączenie dokumentów, złożenie wymaganych oświadczeń lub dołączenie dodatkowych dokumentów powiązanych oraz podpisanie zgłoszenia. Następnie zgłoszenie jest automatycznie przekazywane do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Proces składania korekty dokumentów finansowych odbywa się identycznie jak zgłoszenia pierwotnego. System sam rozpoznaje zgłoszenie jako korektę po wskazaniu określonego okresu obrotowego, dla którego dokumenty zostały już wcześniej złożone.
Gazeta Podatkowa nr 32 (2324) z dnia 2026-04-20
Reprezentacja spółki handlowej z kontrahentami – jak prawidłowo podpisać umowę? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
