1 kwietnia obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur objął większość firm. Na co przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególna uwagę?
Przez ostatnie dwa miesiące podmioty MŚP obserwowały, jak z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) radzą sobie największe przedsiębiorstwa, które zostały objęte zmianami już 1 lutego 2026 r. Na bazie tych doświadczeń można wskazać obszary, na które mniejsze biznesy powinny zwrócić szczególną uwagę podczas dostosowywania się do nowego obowiązku.
– Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano; zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów. W wielu przypadkach problemem nie jest sam obowiązek, ale brak przygotowania procesów wokół niego. Krajowy System e-Faktur tylko uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały „na skróty” – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART.
Brak uporządkowania uprawnień
Na etapie przygotowań do pracy z KSeF wiele przedsiębiorstw generuje certyfikaty, ale nie nadaje użytkownikom odpowiednich uprawnień do ich wykorzystania. W efekcie pojawiają się sytuacje, w których dostęp jest poprawnie skonfigurowany technicznie, a mimo to system nie pozwala na wykonanie podstawowych operacji. Trzeba pamiętać, że sam certyfikat nie daje możliwości działania – dopiero przypisanie odpowiednich ról pozwala na wystawianie i pobieranie faktur.
Dodatkowym wyzwaniem jest wybór rodzaju certyfikatu. W przypadku pracy zespołowej bezpieczniejszym rozwiązaniem jest model bazujący na NIP, który pozwala zarządzać dostępem na poziomie firmy. Certyfikaty powiązane z PESEL mają charakter indywidualny i nie powinny być współdzielone.
Brak ustaleń z biurem rachunkowym
W trakcie przygotowań wiele firm nie doprecyzowało ze swoim biurem rachunkowym, jak w praktyce ma wyglądać współpraca przy KSeF. W efekcie część przedsiębiorców założyła, że wszystkie działania związane z systemem leżą po stronie księgowych. Brak takich ustaleń przekłada się na sytuacje, w których nie wiadomo, kto odpowiada za pobieranie faktur, nadawanie uprawnień czy bieżącą obsługę platformy. W praktyce oznacza to opóźnienia i błędy, dezorganizację pracy i brak kontroli nad procesem księgowania. W skrajnych przypadkach prowadzi to nawet do rozstania z dotychczasowym biurem rachunkowym, gdy okazuje się, że nie jest ono przygotowane do pracy w nowych realiach.
– Zmiana partnera księgowego w trakcie roku zawsze jest wyzwaniem, ale w obecnych realiach może oznaczać poważne zaburzenie ciągłości pracy. KSeF zbiegł się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi i sztywnymi terminami, których nie da się przesunąć. Biura rachunkowe pracują według określonej kolejności obsługi klientów i dokumentów, a wprowadzenie zmian w tym czasie często powoduje dezorganizację i presję czasu. W takich warunkach ryzyko błędów znacząco rośnie – tłumaczy ekspertka SaldeoSMART.
Niedoszacowanie skali zmian
Wiele firm podchodzi do KSeF jak do zmiany technologicznej, podczas gdy w praktyce oznacza ona konieczność przebudowania sposobu pracy z dokumentami. Nowy system wpływa nie tylko na wystawianie faktur, ale także na ich obieg, akceptację i dostęp do danych w organizacji. Co czwarta firma w badaniu SaldeoSMART wskazała zmianę procesów wewnętrznych jako jedną z głównych barier związanych z wdrożeniem KSeF, a 26% zwraca uwagę na problemy z dopasowaniem systemów i oprogramowania do nowych wymagań.
Zderzenie założeń z rzeczywistością
Jednocześnie wraz z udostępnieniem przez Ministerstwo Finansów darmowych narzędzi do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorstw założyło, że będą one wystarczające do pracy z centralnym systemem. To podejście wciąż jest silne – 36% badanych przez SaldeoSMART podmiotów planuje z nich korzystać. W praktyce jednak coraz częściej dochodzi do zderzenia tych założeń z rzeczywistością. Księgowi wskazują, że o ile podstawowe rozwiązania mogą sprawdzić się przy bardzo prostej działalności, to przy większej liczbie dokumentów szybko pojawiają się ograniczenia – zwłaszcza wtedy, gdy rozwiązanie nie jest dopasowane do skali działalności i procesów w firmie.
Jednocześnie firmy, które korzystają z rozwiązań dobrze zintegrowanych z KSeF i mają uporządkowane procesy, przechodzą przez wdrożenie znacznie sprawniej.
– Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia – zauważa Agnieszka Ligocka.
Podstawowe narzędzia mogą więc dobrze sprawdzić się przy prostej działalności, natomiast wraz ze wzrostem skali firmy rośnie potrzeba bardziej zaawansowanych i zintegrowanych rozwiązań. Przedsiębiorstwa powinny upewnić się, że ich zaplecze technologiczne, w tym wykorzystywane systemy i rozwiązania IT, są zintegrowane z KSeF i dostosowane do wymagań pracy z rządową platformą.
