Jednym z największych problemów w KSeF są faktury, których w systemie nie widać. Mimo, że zostały wysłane i mają przypisany numer, kontrahenci nie są w stanie ich zobaczyć. To rodzi chaos w rozliczeniach. Jaka jest przyczyna takiego stanu? Eksperci mają wyjaśnienie, a Ministerstwo Finansów radzi, co robić w takiej sytuacji.
Od początku działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sen z oczu spędzają przedsiębiorcom problemy z fakturami. Coraz częściej zdarza się, że KSeF przyjmuje prawidłowo wystawioną fakturę, nadaje jej numer, jednak nabywca jej nie widzi – mimo że wystawca dostał wygenerowane przez system urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO), zatem dokument ma status „przyjęty”. Inni mówią, że dokumenty były, ale „zniknęły”. To wywołuje bałagan w fakturach, co może skutkować opóźnieniami w rozliczeniu VAT.
KSeF miał wprowadzić porządek, a jest bałagan
Przedsiębiorcy i księgowi podkreślają, że wraz z wejściem KSeF generowana jest znacznie większą liczbę dokumentów niż w poprzednich systemach. Warto też zwrócić uwagę na brak powiadomień i funkcji strumieniowania danych. W efekcie osoby zajmujące się księgowością muszą ręcznie sprawdzić każdy dokument – opisuje portal Wnp.pl.
Przedsiębiorcy narzekają, że muszą stale śledzić statusy faktur, kontaktować się z odbiorcami i ponownie wysyłać dokumenty, które teoretycznie są już przez system przyjęte. Generalnie – zamiast porządku w fakturach, który miał wprowadzić KSeF, jest bałagan.
Niewidoczne faktury: jaka jest przyczyna?
Z czego wynikają problemy z tymi niewidocznymi lub „znikającymi” fakturami? Według ekspertów przyczyną są błędy integracyjne między KSeF a systemami ERP przedsiębiorstw. Może chodzić o integrację na etapie logowania i weryfikacji tokenów autoryzacyjnych, niejednolite zachowanie API testowego i produkcyjnego, a także niejasne statusy faktur – wysłane, przyjęte lub odrzucone. Z tego powodu korzystający z KSeF nie mają pełnej kontroli nad obiegiem dokumentów – czytamy w Wnp.pl.
W efekcie dokument może zostać wysłany, jednak gdy napotka na powyższe problemy, jego nabywca nie dostanie automatycznego potwierdzenia i odliczenie VAT będzie zablokowane.
– Pomimo obowiązku stosowania systemu od 1 lutego 2026, w praktyce mamy do czynienia z testami na produkcji obejmującymi setki tysięcy przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów zadeklarowało brak kar do końca 2026 roku, ale brak przesyłania faktury poza systemem blokuje odliczenie VAT, co jest realną karą dla przedsiębiorców – mówi dla Wnp.pl Katarzyna Rupp, associate partner, dyrektor Biura Kontroli Jakości i Wsparcia Projektowego oraz doradca podatkowy PKF Polska.
Problem tkwi w integracji, a nie w systemie
Sygnały o „znikających fakturach” należy traktować z ostrożnością – podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu.
– System nie gubi dokumentów – faktura ustrukturyzowana powstaje w momencie nadania numeru KSeF i pozostaje w systemie możliwa do pobrania. Problemy wynikają najczęściej z błędów integracyjnych po stronie systemów księgowych lub nieprawidłowej obsługi komunikatów API – uważa Piotr Juszczyk.
Zdaniem ekspertów problem ma więc charakter operacyjny, integracyjny, a nie systemowy. Duże znaczenia ma tu również brak powiadomień i trudna adaptacja firm do centralnego repozytorium.
Co robić, gdy wystąpi problem?
Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że KSeF działa prawidłowo i żadne dokumenty nie są w nim usuwane. Co radzi w sytuacji, gdy faktury nie są widoczne? Odpowiedź znajdziemy w Podręczniku KSeF 2.0.
W przypadku faktur, które zostały przyjęte przez system (został im nadany numer), jednak odbiorca ich nie widzi, resort zaleca ich ponowną wysyłkę do KSeF 2.0.
Resort finansów podkreśla, że techniczne przyczyny takiego stanu mogą wynikać z błędów integracyjnych lub formatów XML używanych przez systemy księgowe, a nie z usuwania dokumentów przez system.
Polak by napisal „gówno” nieuku! Do szkoły, a nie wymądrzać się matole
KSeF to antypolskie gunwo. Domański powinien spędzić resztę życia w więzieniu. Co najmniej. Tusk też. Nie musieli wprowadzać durnych pomysłów UE w życie. Włosi zrobili to inaczej. Teraz, w kwietniu się zacznie, gdy wszyscy będza musieli wystawiać w tym gunwo faktury. Nawet do durnych jagodzian może coś wtedy dotrze. Chociaż pewności nie ma. Kaucję za butelki już płacą i nie odzyskują, bo jak, następny durny złodziejski system.
Potrafisz TROLLU pisać po polsku ? Jak twoja pusta łepetyna tego nie ogarnia to zatrudnij Biuro Rachunkowe. System ma uszczelnić system i wyłapywać lewizny. Jeżeli straciłeś możliwość kombinowania z kosztami i lewym fakturami to twój problem. Poprostu nie wolno kraść.
Polak by napisal „gówno” nieuku! Do szkoły, a nie wymądrzać się matole
Za pisanie gówno przez u otwarte to ty powinieneś spędzić reszte życia w więzieniu.
Ile ty masz lat ?
Sześć ??!
Brawo Ty, chodzący ideale!
Nie wiem w czym macie problem, ale u mnie system działa doskonale. Nie mam żadnych problemów a wręcz przeciwnie, wszelkie problemy ze skanowaniem, porządkowaniem i sprawdzaniem faktur zniknęły. Jeśli zapłaciliście komuś za program księgowy, kto chodził w szkole na wagary i nie umie takiej aplikacji stworzyć, to powinniście złożyć temu komuś reklamację i zarządać zwrotu wszystkich poniesionych z tego tytułu kosztów. Programiści chełpią się wysokimi dochodami wszędzie, gdzie tylko mogą, więc za te dochody niech wezmą się na poważnie do roboty.
Moze cos wiecej biz tylko gderanie?
Rozumiem ze jestes programistą i masz taki program który chcesz ludziom wcisnąć
Brawo Ty, chodzący ideale!
Korzystam z KSef bez problemu. Mnie brakuje opcji powiadamiania o przyjściu nowej faktury do systemu
KUREAWAAAA. w tym porabanym KSEF NIC NIE DZIALA !!!!!!!!!! Z kazdym dniem gorzej i gorzej !!!!!!! OBOZ KONCENTRACYJNY dla tworcow tej ANTYPOLSKIEJ PARANOI !!!!!!!!!!!!!!! vzegos tak koszmarnego tak niszczacego rynek , paralizujacego firmy (czyzby na zlecenie Putina dranie to stworzyli???) nie bylo NIGDY !!!!!!! Precz z KSEF!!!!!!! Precz z narzedzuem DESTRUKCJI rynku polskiego !!!!!!! preczzzz!!! do wiezienia wszystkich tworcow tej NIEDZIALAJACEJ paranoi !!!! Nam wali sie doslownie rynek , nasza ksiegowosc sparalizowana !!!!!!! ludzie nie wiedza co robic !!!!!!!!!!!! szalenstwo !!!!!!!!!!!!!!!!
Prostaku, jaką ty masz firmę ? Wszyscy dają radę a ty obszczymurku masz problem. Sugeruję powrót do gimnazjum.
I tak nic im nie zrobimy. Bedziemy się z tym bujać. Ciekawe co będzie w kwietniu. Ja już nie otrzymuje przelewów z dużej korporacji bo mają problemy techniczne. Kto na tym cierpi? Mali. I o to chodziło Tuskowi i Kaczce.
Wszyscy won!
A winę tu widzę ludzi któryz głosują tylko pis albo po. Bo nie widzą albo nie chcą zobaczyć innych partii.
Niby Braun ci zrobi z tym porządek? Puknij się w ten tępy łeb
Tutaj problemem jest system napisany na kolanie a nie żadna partia, zamysł systemu w podstawach jest słaby tzn. faktury z całego kraju trafiają na jeden serwer, ograniczenia w sprawdzeniu ilości faktur na godzinę, brak powiadomień, brak możliwości dodania specyfikacji do faktury, faktury wojskowe przekazywane tym samym systemem, duplikaty faktur. Kilku studentów zaprojektowało by lepszy ale specyfikacja systemu była wzięta przez polityków a nie przez specjalistów
I o to chodzi, tacy mali to element niepewny.
Bo nie ma innych chyba że myślisz o oszołomie pokroju Trumpa, który dopiero wprowadzi chaos.
Niedorzeczne! System zakłada, że kontrahent poświęci czas na mnie i moją fakturę, bo ja mam problem z ksyfem?! Autorzy naprawdę powinni się spotkać że specjalistami od zdrowia psychicznego…
Nie mam zadnych problemow ani z wysylaniem ani odbieraniem przez program ktory uzywam.
Nie zacieszaj, przyjdzie pora i na ciebie, że coś nie pyknie.
chyna klamiesz parszywcu
Za PIS, bo to oni zaczęli wprowadzać KSEF
Dziś pokazałem księgowej(prowadzi biuro rachunkowe programem firmy insert) na czym polega problem znikających faktur w KSeF, dużą prośbę mam do programistów, by po ściągnięciu było widoczne pole statusu dokumentu, czy ONLINE, czy OFFLINE była wystawiana, drugą gorąca prośba, by kwota i NETTO i VAT była ściągana, niech Wasze programy nie liczą same od NETTO, a zwykłym dodawaniem (netto+ VAT), wtedy wartości faktur w KSEF będą identyczne w Waszych programach.
,
Kolejny burdel zafundowany przez władzę tym, którzy zarabiają na jej utrzymanie. Kiedy to się skończy?
Czy rządzący trochę myślą
Mali przedsiębiorcy którzy są wytwurcami starymi technikami zaginionym zawodami nie są platnikami VAT są zmuszanie do tych przepisów
Są to przedsiębiorcy którzy pozyskali wiedzę przekazana przez rodziny znajomych
Wytworcy po 60 roku życia którzy nie mieli lnformatyki którzy borykaja się z prowadzeniem firmy w tym systemie dokłada się im obowiązki dodatkowe
Ci ludzi będą zawieszać działalności lub emeryci którzy prowadzą te działalności będą zamykać A tych przedsiębiorcow żadna maszyna technika niezastąpi
Wiem że to co ja wykonuje stracą takie instytucje jak wojsko policja straż wiezienna pożarna itp od żołnierza po generałów
To nam daje prosty zabieg biurokracji
Piszę to ponieważ już nie mogę słuchać tej propagandy niech rządzący spojrzą oczami prostego czlowieka
Panie Krzysztofie w 100% się zgadzam. Jestem małym przedsiębiorcom tzw.JDG i system KSeF (byłem w US na szkoleniu) nie wyglądał strasznie, ale miał/ma na celu wpuścić wszystkie podmioty gospodarcze w Vat. Już od 2027 r. takie są założenia. Ja w ostatnich dniach otrzymałem informację od dużej firmy dla której wykonujemy zlecenia o wstrzymaniu płatności z powodu problemów z systemem (który miał ułatwić nam wszystkim), a skutek jest taki, że za chwilę MY mali JDG stracimy płynność i przestaniemy regulować składki, opłaty itp. co spowoduje jeszcze więcej problemów np.w NFZtach i tym podobnych. Pozdrawiam
Właśnie zakończyłem JDG ale przez miesiąc luty samodzielnie wystawiałem i otrzymywałem faktury w Ksef- korzystałem z mikrofirmy ,programu ministerstwa -ja -rocznik 48
To są skutki jak fachowcy zza biurek chcą coś zrobić ale nie mają Ani pojęcia Ani wyobraźni
Witam wtedy kiedy podziękujemy Panu Donaldowi o ekipie w wyborach za Ksef … Pogrążyliśmy PiS teraz czas na bana dla PO niech Donald poczuje co to gniew przedsiębiorców
Spierdalaj debilny kacapie
Tak dla jasnosci… KSeF to nie wymysł Tuska , drogi panie.
A kto wprowadził ksef? Tusk
PiSPO jedno zło, obie partie należy zdelegalizować jako sabotażystów i złodziei.
Pamiętaj, że ksef miał być wprowadzony przez PIS
Szok dzisiaj po ponad miesiącu zakuty łeb mnie informuje.co mam zrobić w ksef. Ćwiczą na żywym organizmie jakim jest gospodarka. Przedsiębiorcy zamiast 24 godzin pracować teraz będą 48 . Tak to usprawniło pracę. Komornicy będą mieli pracę . Będą ścigać nieświadomych niczego dłużników. Oby Polska nie zginęła.!
Co ty p.. jacy komornicy. Używam ksef i jak na razie poza początkiem jest coraz lepiej. Błędy są ale po str firm wystawiających dokumenty. Np korekta z Leroy zamiast zdjąć towar zdejmuje kasę a ilość podbija tz korekta wartościowa.dzieki księgowi dowiaduję się że są koszty na które nie dostawałem faktur choć za nie płacono.
Olać … zbojkotować i do kosza bo nie za ksefem staliśmy w kolejkach do urn w 2023. Niech się pukną w łepetyny Ci wszyscy co to nam narzucają …
Tak dla jasności: KSeF to nie wymysł tego rządu
no i jest usprawiedliwione. Wszystko w porządku. Uff kamień z serca.Skoro wiekszość wymyślił poprzedni rząd wiec w jakim celu jest obecny rząd, bo pamiętam że krytykowali np ten KSeF a teraz z uśmiechem go wprowadzają?
PiS przygotował Ksef. KO chciało odroczyć wprowadzenie niedopracowanego Ksef ale rezydent ustawę w tej sprawie odrzucił!
Teraz wszyscy mamy kłopot i przedsiębiorcy i my księgowi. Podziękowania tylko dla rezydenta !
Ostatni raz za nimi stałem .
Za PIS, bo to oni zaczęli wprowadzać KSEF
Niechże pani przestanie bredzić, jaki PiS wprowadził, kto rządzi PiS czy ci nieudacznicy z PO KO
Pisze pani jeden i ten sam tekst jakby pani wybory przespała. A może biegunkę do dziś pani ma po pizzy
Pisowske bydło wprowadzało ten syf, ale nawet tej parszywej inwigilacji nie dokończyli bo to tempe nieudaczniki, a teraz skamlają na następnych „znawcóf”.
Proszę się nie unosić, bo KSeF nie urodził się dzisiaj. To wymysł mędrców poprzednich władz. Pozdrawiam
Ksef to jest źle przygotowany i źle wprowadzony projekt. Jaki pożytek mają przedsiębiorcy. Czy chodzi o inwigilację i zniszczenie polskiej gospodarki?
Nie podejrzewałbym tu ministerstwa o złą wolę ale o wykształcenie przedszkolne
Tu nie chodzi baranie o wykształcenie tylko o zdławienie polskiej przedsiębiorczości nawet doradcy podatkowi wykształceni informatycznie mówią że ksef rodzi więcej pytań o zasadność niż odpowiedzi papierowe faktury sprawdzały się a te dzisiejsze wszystkie aplikacje i ta cała cyfryzacja o kant d. zobacz codziennie zawieszają się aplikacje ciofziennie są ataki na banki codziennie nie można gdzieś tam wypłacić pieniędzy co chwila komunikat o kradzieżach w blikach czy to jest normalne czy panowie z ministerstwa są normalni a może zamulenie jak te nowe pokolenie
Panstwo jest odpowiedzialne za ściąganie podatków od zawartych transakcji handlowych i nigdy nie pwinno być stroną podczas ich zawierania a tak będzie po wdrożeniu KSeF Ponadto uczstnicząc w trandakcji nie gwarantuje tajemnicy handlowej a tym damym podstawowego prawa do swobodnego zawierania umów handlowych bez obecności osób trzecich
Ksyf ,opracowany ,,na zamowienie,,przez firme prawdopodobnie z izraela bo ministerstwo zaslonilo sie tajemnica,a ma sluzyc inwigilacji tak jak pegazus,i za tego gniota cale ministerstwo powinno wyleciec na zbity pysk
Ja nie rozumiem, skoro chcą coś takiego to po co integracje systemów erp, zrobić 1 rządowy system wystawiania faktur i paragonów i Innych dokumentow, wszystko byłoby w 1 miejscu i w 1 standardzie i za darmo i zero raportowania bo i tak by wszystko mieli do wglądu, ograniczyć papieroogie, raportowanie, uprościć faktycznie, a nie zrobić taki bajzel jak sie robi… I stres… Po co to tak zrobione jest? I te oznaczenia faktur mnożące się ciągle… jak wystawiać faktury poprawnie jak sie jest na jdg i średnio obeznanym???? i te integracje.. te erp są wszystkie kosztowne plus wiedza.. ciągle coś…
Świat nie jest taki prosty. Przejście np. przez samorządy czy szpitale na 'zwykły’ ERP byłoby dla nich cofnięciem się o lata świetlne i pochłonęło ogromne koszty na 'przybudówki’ do ERP.
Czegoś tu nie rozumiem. Jeżeli faktura została przyjęta przez system (nadano jej numer) to znaczy, że istnieje w systemie choć nie jest widoczna dla kontrahenta. Co to znaczy ” resort zaleca ich ponowną wysyłkę do KSeF 2.0″. Czy mam przez to rozumieć ponowne wystawienie faktury w systemie? Czy zostanie nadany nowy numer, czy będzie „stary”. Czy nie spowoduje to reakcji US o podejrzenie wyłudzenia zwrotu VAT bo w systemie będą mogły istnieć dwie faktury? Odpowiedź MF jest niezadowalająca i moim zdaniem warto ją „doprecyzować”.
Radzą dobrze, żeby wysłać drugi raz, bo potem powiedzą, że to są dwie faktury, bo różne numery KSEF i dowalą dopłatę VAT.
Nie podejrzewałbym tu ministerstwa o złą wolę ale o wykształcenie przedszkolne
a moze żłobkowe od razu?