Jednym z największych problemów w KSeF są faktury, których w systemie nie widać. Mimo, że zostały wysłane i mają przypisany numer, kontrahenci nie są w stanie ich zobaczyć. To rodzi chaos w rozliczeniach. Jaka jest przyczyna takiego stanu? Eksperci mają wyjaśnienie, a Ministerstwo Finansów radzi, co robić w takiej sytuacji.
Od początku działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sen z oczu spędzają przedsiębiorcom problemy z fakturami. Coraz częściej zdarza się, że KSeF przyjmuje prawidłowo wystawioną fakturę, nadaje jej numer, jednak nabywca jej nie widzi – mimo że wystawca dostał wygenerowane przez system urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO), zatem dokument ma status „przyjęty”. Inni mówią, że dokumenty były, ale „zniknęły”. To wywołuje bałagan w fakturach, co może skutkować opóźnieniami w rozliczeniu VAT.
KSeF miał wprowadzić porządek, a jest bałagan
Przedsiębiorcy i księgowi podkreślają, że wraz z wejściem KSeF generowana jest znacznie większą liczbę dokumentów niż w poprzednich systemach. Warto też zwrócić uwagę na brak powiadomień i funkcji strumieniowania danych. W efekcie osoby zajmujące się księgowością muszą ręcznie sprawdzić każdy dokument – opisuje portal Wnp.pl.
Przedsiębiorcy narzekają, że muszą stale śledzić statusy faktur, kontaktować się z odbiorcami i ponownie wysyłać dokumenty, które teoretycznie są już przez system przyjęte. Generalnie – zamiast porządku w fakturach, który miał wprowadzić KSeF, jest bałagan.
Niewidoczne faktury: jaka jest przyczyna?
Z czego wynikają problemy z tymi niewidocznymi lub „znikającymi” fakturami? Według ekspertów przyczyną są błędy integracyjne między KSeF a systemami ERP przedsiębiorstw. Może chodzić o integrację na etapie logowania i weryfikacji tokenów autoryzacyjnych, niejednolite zachowanie API testowego i produkcyjnego, a także niejasne statusy faktur – wysłane, przyjęte lub odrzucone. Z tego powodu korzystający z KSeF nie mają pełnej kontroli nad obiegiem dokumentów – czytamy w Wnp.pl.
W efekcie dokument może zostać wysłany, jednak gdy napotka na powyższe problemy, jego nabywca nie dostanie automatycznego potwierdzenia i odliczenie VAT będzie zablokowane.
– Pomimo obowiązku stosowania systemu od 1 lutego 2026, w praktyce mamy do czynienia z testami na produkcji obejmującymi setki tysięcy przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów zadeklarowało brak kar do końca 2026 roku, ale brak przesyłania faktury poza systemem blokuje odliczenie VAT, co jest realną karą dla przedsiębiorców – mówi dla Wnp.pl Katarzyna Rupp, associate partner, dyrektor Biura Kontroli Jakości i Wsparcia Projektowego oraz doradca podatkowy PKF Polska.
Problem tkwi w integracji, a nie w systemie
Sygnały o „znikających fakturach” należy traktować z ostrożnością – podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu.
– System nie gubi dokumentów – faktura ustrukturyzowana powstaje w momencie nadania numeru KSeF i pozostaje w systemie możliwa do pobrania. Problemy wynikają najczęściej z błędów integracyjnych po stronie systemów księgowych lub nieprawidłowej obsługi komunikatów API – uważa Piotr Juszczyk.
Zdaniem ekspertów problem ma więc charakter operacyjny, integracyjny, a nie systemowy. Duże znaczenia ma tu również brak powiadomień i trudna adaptacja firm do centralnego repozytorium.
Co robić, gdy wystąpi problem?
Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że KSeF działa prawidłowo i żadne dokumenty nie są w nim usuwane. Co radzi w sytuacji, gdy faktury nie są widoczne? Odpowiedź znajdziemy w Podręczniku KSeF 2.0.
W przypadku faktur, które zostały przyjęte przez system (został im nadany numer), jednak odbiorca ich nie widzi, resort zaleca ich ponowną wysyłkę do KSeF 2.0.
Resort finansów podkreśla, że techniczne przyczyny takiego stanu mogą wynikać z błędów integracyjnych lub formatów XML używanych przez systemy księgowe, a nie z usuwania dokumentów przez system.
