Duplikat faktury VAT
17.04.2012 10:00 (aktualizacja: )Duplikat faktury wystawia się w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury wystawionej pierwotnie. Dane na takiej fakturze muszą być zgodnie z danymi zawartymi w kopii faktury lub faktury korygującej wystawionej pierwotnie (treści w żaden sposób nie można modyfikować.
Uwaga ! Możliwe jest również wystawianie duplikatów not korygujących.
Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Oznacza to, że duplikat zawiera dwie daty – wcześniejszą – datę sprzedaży – oraz datę wystawienia duplikatu.
Duplikat wystawić może podatnik lub nabywca (w przypadku prodecury akceptacji faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu sprzedawcy):
- podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
- nabywca (będący podatnikiem), wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.>
Uwaga !
Zaginięcie lub zniszczenie faktury jest podstawą do formalnego wniosku o wystawienie duplikatu. Posiadając skan czy PDF faktury, nie można samemu stworzyć sobie duplikatu faktury. Duplikat sporządza wystawca faktury pierwotnej (faktury korygującej, noty korygującej) .
Jeżeli to wystawcy zaginął oryginał faktury, to nie ma on prawa bez żądania nabywcy, wystawić duplikatu.
Zagubienie duplikatu faktury upoważnia do kolejnego wniosku o wystawienie duplikatu (nowego, z nowa datą wystawienia).
Księgowanie duplikatu faktury
W przypadku wystawienia duplikatu faktury na życzenie drugiej strony transakcji (np. duplikat wystawia dostawca na życzenie nabywcy, który zgubił duplikat), duplikat u wystawcy można podpiąć pod fakturę pierwotną. U wystawcy duplikat wystawiony na żądanie nabywcy nie spowoduje zmiany w zakresie księgowania (pierwotnie faktura została już zaksięgowana pod określoną datą). U nabywcy duplikat wystawiony na żądanie nabywcy nie spowoduje zmiany w zakresie księgowania (pierwotnie faktura została już zaksięgowana pod określoną datą).
Duplikat dokumentu, który nie dotarł wcześniej do nabywcy (np. zaginął w trakcie wysyłki) księgowany będzie tak, jak standardowa faktura. W związku z tym, że odliczenie VAT przysługuje w dacie otrzymania dokumentu – odliczać VAT można dopiero w okresie otrzymania duplikatu faktury (wystąpią przypadki szczególne). Jeżeli natomiast dokument zaginął już po jego otrzymaniu, duplikat nie zmienia wcześniejszych księgowań – podpina się go w miejsce zagubionego dokumentu.
Zaginięcie faktury u sprzedawcy towarów lub usług nie powoduje obowiązku wystawiania duplikatu faktury. Księgowania nie ulegają zmianie, brak dokumentu należy wyjaśnić notą. Faktur sprzedaży zagubionych nie można rozliczać w terminie późniejszym – terminie wystawienia noty o zagubieniu dokumentu. Powodowałoby to bowiem zaniżenie zobowiązania podatkowego.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
- data utworzenia: 17-04-2012
- data modyfikacji: 01-06-2015