22.08 Zagubione bilety PKP a zwrot kosztów delegacji
Aby dokonać rozliczenia delegacji i przekazać pracownikowi zwrot poniesionych kosztów, nie wystarczy już sam druk delegacyjny. Pracownik zobowiązany jest również do przekazania dokument, które poświadczą poniesione wydatki, w tym bilety za przejazd.
Obowiązek udokumentowania kosztów podróży służbowej określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
W myśl rozporządzenia rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika odbywa się na jego wniosek w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do wniosku pracownik ma obowiązek dołączyć dokumenty potwierdzające wydatki m.in. rachunki, faktury, duplikaty dowodów księgowych, czy bilety za przejazd. Wyjątek stanowią jedynie diety i wydatki objęte ryczałtami.
Jak postępować, gdy udokumentowanie wydatków jest niemożliwe? W tym wypadku wspomniana ustawa dopuszcza możliwość złożenia przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanych wydatkach i przyczynach braku jego udokumentowania. Można także dołączyć potwierdzenie wykonania zadania przez przełożonego, raporty oraz sprawozdania.
Problem pojawia się jednak w przypadku utracenia biletów PKP, czy PKS. Ustawa stanowi, że zastosowanie oświadczenia złożonego przez pracownika jest możliwe w sytuacji, gdy uzyskanie dokumentu potwierdzającego poniesiony koszt nie było możliwe. W tej sytuacji ciężko stwierdzić, że pracownik nie mógł uzyskać biletu lub faktury za przejazd. Odpowiedzią na pytanie jest postanowienie Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (1472/ROP1/423?107/07/KUKM), który powołując się na przepisy Ordynacji Podatkowej dopuszcza jako dowód wszystko co jest zgodne z prawem i może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy. Jak twierdzi Urząd Skarbowy ,,oświadczenie pracownika o zgubieniu biletu nie zastępuje bezpośrednio tego dokumentu (gdyż bilet można było uzyskać – tylko nastąpiła jego utrata), lecz w świetle art. 180 ustawy Ordynacja podatkowa jest samodzielnym dowodem podlegającym ocenie w toku ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego. Jeśli w trakcie takich postępowań na podstawie analizy sprawy i dokonanej oceny można to oświadczenie uznać za zgodne z rzeczywistością (tj. Spółka posiada także inną poza oświadczeniem pracownika dokumentację świadczącą o fakcie odbycia podróży służbowej, np. druk polecenia wyjazdu), oświadczenie o zgubieniu biletu może być uznane za wiarygodne.’’ Co więcej, w opinii urzędu skarbowego dowód poniesienia wydatków m.in. w postaci faktury, czy rachunku, a wyjątkowo w postaci oświadczenia o zagubieniu biletu, można uznać za koszt uzyskania przychodów, o ile jest możliwe wykazanie na podstawie tego oświadczenia związku pomiędzy wydatkiem a przychodem uzyskanym przez firmę.
Iwona Karkus
Bankier.pl
Komentuje Paweł Jabłonowski, doradca podatkowy, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna:
Organ podatkowy podczas prowadzenia postępowania lub kontroli podatkowej nie powinien różnicować wartości dowodów przedkładanych przez stronę. Teoretycznie oświadczenie powinno mieć taką samą moc dowodową jak dokument papierowy. Jeżeli jednak organ podatkowy przedstawi przeciwdowód do oświadczenia pracownika, może się okazać, że lepiej postarać się o dokument potwierdzający odbycie podróży służbowej. Bilety kolejowe przy spełnieniu określonych warunków mogą być uznawane za fakturę. Ponieważ w sytuacji, w której nabywcy towaru lub usługi zaginęła faktura VAT przysługuje prawo do żądania duplikatu tej faktury, można spróbować wystąpić o taki duplikat do przewoźnika. Nie gwarantuje to jednak sukcesu, bo chociaż bilety mogą być uznawane za fakturę, to jednak tą fakturą nie są, a jedynie jej surogatem, co może nie obligować przewoźnika do wystawienia duplikatu.