Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej planuje zmiany w przepisach dotyczących delegacji. W zakresie podróży zagranicznych planowane zmiany są następujące:
1) zmieniona została wysokość diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw, jak i rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach. Nowe wysokości diet i limitów noclegowych zostały określone w załączniku do projektu. W większym niż dotychczas zakresie wysokość tych należności została określona w euro (w Afganistanie, Arabii Saudyjskiej , Armenii, Azerbejdżanie, Białorusi, Brazylii, Chinach, Gruzji, Indonezji, Izraelu, Jordanii, Kenii, Malezji, Mołdowie, Nigerii, Pakistanie, Rosji, Tadżykistanie, Tajlandii, Tanzanii, Turkmenistanie, Ukrainie, Uzbekistanie, Zimbabwe, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, HongKongu, Tajwanie). Podwyższone bądź zmienione stawki diet i limitów noclegowych zostały określone na podstawie propozycji nadesłanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych oraz placówki dyplomatyczne. Niektóre stawki diet nie były zmieniane od wielu lat (np. Afganistan, Etiopia, Mongolia, Peru, Syria). Wzrost stawek diet i limitów noclegowych jest bardzo zróżnicowany. Najniższy wzrost stawek diet jest w: Australii (1,14%), Portugalii, Mongolii i Malcie (2,1-2,4%), Iranie, Kanadzie, Estonii, Rumunii (5-6%); wyższy wzrost w granicach ponad 10% do 35% ma miejsce w odniesieniu np. do Albanii, Algierii, Austrii, Danii, Francji, Meksyku, Niemiec, Senegalu, Słowacji, USA, Węgier, Włoch. Najwyższy wzrost tych stawek ma miejsce w przypadku np. Chile (42,9%), Cypru (51,5%), Wenezueli (53,8%), Islandii(55,6%). Zróżnicowany jest także wzrost limitów noclegowych; dla przykładu: poniżej 10% w Irlandii i Niderlandach, o 25% m.in. w Libanie, Libii, Maroku, Meksyku, Norwegii, Szwajcarii, o 50% w Argentynie, Czechach, Francji, Kolumbii, o 100% w Algierii i Cyprze, ponad 100% w Etiopii.
2) w § 11 w ust. 2 zmiana dotyczy dodania nowego zdania „W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe”. Pozwoli to wyeliminować zgłaszane dotychczas wątpliwości, czy w przypadku gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwu lub więcej państwach (rozumianych jako państwa docelowe) pracodawca może ustalić wysokość diet, przewidzianych w załączniku, odpowiednią dla każdego z tych państw, a nie tylko jedną stawkę diety. Dotyczy to np. podróży zagranicznej na trasie np. Warszawa – Berlin – Bruksela – Paryż, w sytuacji gdy w każdym z tych miast poza granicami RP pracownik odbywa służbowe spotkania. W takim przypadku pracodawca może ustalić należność z tytułu diet w sposób następujący: według diety przewidzianej dla Francji jako państwa docelowego (50 EUR) lub dodatkowo według diet przewidzianych dla Niemiec (49 EUR) i Belgii (48 EUR) bądź jednego z tych państw (Niemiec lub Belgii). Powyższa zasada nie dotyczy – tak jak dotychczas – ustalania diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem (np. podróż służbowa do Francji, odbywana samochodem prywatnym; w takim przypadku należną dietę ustala się w wysokości przewidzianej dla Francji;
3) znowelizowane zostały przepisy dotyczące zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. Projektowany § 18 ust. 1 stanowi, że „W razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą”. Treść ust. 2-3 jest analogiczna jak dotychczasowe regulacje.
Nowym przepisem jest § 20, zgodnie z którym „w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju przepisy § 5 – 9 stosuje się odpowiednio”.
Nie uległy zmianie pozostałe przepisy, dotyczące obliczania i wypłacania należnych diet, zwrotu kosztów noclegu, przejazdów i dojazdów, warunków udzielania zaliczki oraz rozliczania kosztów (wydatków) związanych z odbytą podróżą służbową.
Określone w załączniku do projektu, stawki diet zagranicznych i limitów noclegowych dla Ekwadoru, Iraku i Kirgistanu nie uległy zmianie. Dotychczasowa jest także: wysokość limitów noclegowych dla Iranu, Japonii, Jemenu, Kambodży, obu Koreii, Malty, Mongolii, Panamu i Urugwaju oraz wysokość diet dla Kuwejtu i Wybrzeża Kości Słoniowej.
Nie jest możliwe przedstawienie szacunkowych kosztów podwyższenia stawek diet: krajowej i zagranicznej, jak i zmiany limitów noclegowych przy podróżach zagranicznych bowiem nie ma danych statystycznych dotyczących faktycznych kosztów podróży służbowych pracowników, żołnierzy i funkcjonariuszy.
W odniesieniu do podróży zagranicznych urealnienie wysokości limitów noclegowych nie powinno, w zasadzie, powodować obligatoryjnych skutków finansowych, gdyż odpowiadają one aktualnym, wyższym cenom usług hotelowych obowiązujących w wielu krajach. Dotychczasowe, zbyt niskie i odbiegające od realnych stawek, limity noclegowe mogły być, w praktyce ich stosowania, przekraczane, bowiem w myśl § 9 ust. 3 rozporządzenia „W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1”.
Wejście w życie rozporządzenia może spowodować określone skutki finansowe dla budżetu państwa, jak i dla pracodawców.
Ponieważ kwota dieta krajowej wzrośnie o 30,4% (z 23 do 30 zł), w takim samym stopniu wzrosną inne ryczałty, obliczane w relacji do diety (ryczałt noclegowy i ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej), jak i łączne należności przysługujące pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej (z pominięciem kosztów biletu za przejazd pociągiem bądź innym środkiem komunikacji publicznej). Dla przykładu, w przypadku podróży krajowej trwającej 32 godziny, za czas której pracownikowi przysługuje 1,5 diety, 1 ryczałt noclegowy i 2 ryczałty na dojazdy komunikacją miejscową pracownikowi zamiast 78,20 zł (dieta –34,50 zł, ryczałt noclegowy – 34,50 zł, ryczałt komunikacyjny – 9,20 zł) po wejściu w życie projektowanych zmian będzie przysługiwało 102, 00 zł (dieta – 45,00 zł, nocleg – 45,00 zł, ryczałt komunikacyjny – 12,00 zł).
Wyższe stawki diet zagranicznych oznaczają także odpowiedni wzrost ryczałtów, o których mowa w § 16 projektu rozporządzenia (tzw. ryczałtów dojazdowych w wysokości 1 diety i 10% diety), a podwyższone limity noclegowe wyższym ryczałtem noclegowym (§ 15 ust. 2 projektu rozporządzenia).
Wejście w życie projektowanego rozporządzenia spowoduje skutki finansowe dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego, bowiem na warunkach określonych przedmiotowym projektem ustalane są należności za podróże służbowe pracowników samorządowych objętych zakresem podmiotowym ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458, z późn.zm.) jak i innymi przepisami szczególnymi, w tym nauczycieli, pracowników żłobków.
Skutki finansowe związane z wyższymi stawkami diet i innymi należnościami za podróże służbowe pracowników powinny zostać pokryte w ramach środków pozostających w dyspozycji pracodawców, z przeznaczeniem na podróże służbowe. Pracodawcy, zwłaszcza ze sfery budżetowej, powinni też racjonalizować wydatki z tego tytułu poprzez np. rezygnację ze zbędnych wyjazdów (zwłaszcza gdy sprawy służbowe można załatwić telefonicznie, na zasadzie telekonferencji), ograniczenia czasu ich trwania, itp.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej, mają znaczną swobodę w ustalaniu należności za podróże służbowe pracowników, gdyż problematyka ta może być u nich uregulowana w trybie określonym przepisami art. 775 § 3-4 Kodeksu pracy. Ewentualne zminimalizowanie skutków finansowych wynikających z projektowanych regulacji, zwłaszcza w odniesieniu do podróży zagranicznych, należy zatem rozpatrywać w kontekście postanowień zakładowych regulacji, które nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej
Źródło: informacja własna