Pytania czytelników:

Wydatek na ubranie służbowe - kosztem uzyskania przychodów

Przedsiębiorca powinien postępować przede wszystkim w myśl zasady, że zakupiona odzież nie może mieć charakteru osobistego.

Zatem kosztami uzyskania przychodu z działalności gospodarczej lekarza mogą być  wydatki na zakup ubioru roboczego w szczególności fartucha, bluzy wraz ze spodniami (Urząd Skarbowy w Siemianowicach Śląskich, 23 listopada 2005r., USPDI-415/12/4111/P/i/13/AK/05). Taka odzież nie ma bowiem charakteru odzieży osobistej (Odpowiedź nr 28243).

Zdarzają się jednak przypadki, w których ciężko stwierdzić, czy dany strój będzie miał charakter osobisty czy służbowy. Metodą na uznanie takiego stroju za służbowy jest:

• oznaczenie stroju w taki sposób, by został uznany za wydatek na cele reklamowe,
• zakup w celach wykonywania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

W zakresie wydatków reklamowych przede wszystkim ważne jest właściwe oznaczenie danego stroju. Gdyby nawet używać go wyłącznie dla celów działalności, to brak takiego oznaczenia spowoduje, że wydatek uznany zostanie za poniesiony w celach reprezentacji, która nie stanowi kosztów uzyskania przychodów lub że istnieje ryzyko korzystania z niego do celów osobistych.

Stwierdzić zatem można, że zakup garnituru z logo przedsiębiorcy może stanowić wydatek na reklamę firmy, co potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 27 kwietnia 2007 r. (III SA/ Wa 2644/06). Dla bezpieczeństwa warto się upewnić, że:
• garnitur oznaczony jest marką (firmą) przedsiębiorcy
• że pracownicy nie mają możliwości korzystania z garniturów poza miejscem pracy.
• konieczne jest ubieranie wszystkich sprzedawców w takie same garnitury reklamowe (a nie są stosowane indywidualnie szyte garnitury na zamówienie, dla poszczególnych pracowników), (Odpowiedź nr 22543)

Warto pamiętać, że samo logo może często nie skutkować automatycznym zaliczeniem wydatku w koszty. NSA w wyroku z 13 lutego 1998 r. (I SA/Gd 1228/96) stwierdził, że w wypadku jednolitej odzieży pracowników bezpośrednio obsługujących klientów, np. w luksusowych sklepach, bez trudu można przesądzić, że wydatki na odzież reprezentacyjną poczynione zostały w celu uzyskania przychodów. Wówczas bowiem z zasady odzież taka - choć nie ma cech odzieży ochronnej lub wymaganej przez przepisy sanitarne - wyposażona jest w charakterystyczne cechy firmy (barwa, krój, logo). A zatem odzież, która wyróżnia markę przedsiębiorcy, zawiera cechy charakterystyczne cechy, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Dodajmy jednak, że w wyroku z 28 lipca 1999 r. (I SA/Gd 1205/97) NSA czytamy, że: "przepisy wewnętrzne podatnika określające zasady noszenia ubioru służbowego muszą być precyzyjnie sformułowane. Z treści uchwały zarządu, określającej jako ubranie służbowe dla kobiet spódnicę i bluzkę lub garsonkę, a dla mężczyzn - garnitur, koszulę i krawat, wskazującej ponadto obowiązek w zależności od pogody zakładania płaszczy przy wyjściach służbowych, nie wynika, aby oprócz opisu stroju służbowego przewidywała ona, iż ubrania zostaną kupione przez pracodawcę, nie określa ona również konieczności noszenia ubrań w określonym wzorze uwzględniającym reklamę firmy", (Odpowiedź nr 25124).

Sam krój stroju może natomiast nie być wystarczający by uznano, że automatycznie staje się on kosztem uzyskania przychodów (pozostać może wydatkiem reprezentacyjnym, ewentualnie wydatkiem osobistym). W celu zaliczenia wydatku w koszty należy oznaczyć go w celach reklamowych (np. poprzez wprowadzenie na niego logo firmy), związanych typowo z wykonywaniem czynności służbowych lub w związku z obowiązkiem dostarczenia odzieży roboczej z tytułu przepisów BHP, (Odpowiedź nr 25124).

Strój z logo może budzić natomiast kontrowersję w przypadku przedsiębiorcy – sportowca, który grając prywatnie używa do gry stroju i sprzętu z logo firmy. Strój ten oraz sprzęt jest wykorzystywany prywatnie, a nie służbowo - zatem wydatek na jego zakup nie jest związany z uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów, (Odpowiedź nr 27766).

Gdy siatkarstwo jest jednak działalnością gospodarczą przedsiębiorcy, koszty poniesione na strój sportowca są wydatkami na cele prowadzonej działalności i mogą być rozliczane w kosztach. Odzież taka powinna być jednak charakterystyczna dla danej firmy poprzez barwę, krój, logo, by nie miała charakteru osobistego (Pomorski Urząd Skarbowy, 22 lutego 2005r., DP/P1/423-0006/05/AK), (Odpowiedź nr 27766).

W przypadku wydatków na odzież ochronną – do kosztów zaliczyć należy te, które poniesione zostały w związku z brzmieniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r., Nr 169, poz. 1650) oraz na podstawie przepisów kodeksu pracy.

Należy jednak zaznaczyć, że przepisy bhp dotyczące ochrony pracowniczej dotyczą wyłącznie pracowników (umowa o pracę, zlecenie itp.), natomiast nie obejmują wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na własną odzież ochronną lub związaną z prowadzoną działalnością - w przypadku gdy nie występuje związek skutkowy między wydatkiem a uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Innymi słowy to, że wydatek poniesiony został na zakup odzieży ochronnej przedsiębiorcy nie przesądza jeszcze, że będzie on automatycznie stanowił jego koszt podatkowy.  

A zatem nie będzie kosztem wydatek na zakup kurtki ochronnej przez przedsiębiorcę wykonującego usługi fryzjerskie i używającego kurtki w dniach zimnych np. do ubrania się w celu odśnieżenia posesji. Mimo tego bowiem, że istnieje pośredni związek między dokonywaniem czynności opodatkowanych a dokonanym zakupem, bezpieczniejszym w tym przypadku będzie wyłączenie jej z kosztów prowadzonej działalności, (Odpowiedź nr 27550).

Inaczej jest w przypadku odzieży ochronnej przedsiębiorcy – geodety. Wydatki na zakup odzieży, obuwia, rękawic, okularów ochronnych  geodety mogą stanowić koszty, jeżeli odzież nie ma ona charakteru osobistego, np. została wyposażona w charakterystyczne firmowe elementy (barwy, logo), a także wtedy, gdy można ją uznać za odzież roboczą. Taka odzież będzie miała bezpośredni związek z firmą, jest ona zakupiona w celu uzyskania przychodów. Istnieje także możliwość odliczenia podatku VAT, (Odpowiedź nr 27305).

Podobnie do kosztów geodeta zaliczy wydatek na ubrania robocze pracowników. Ma on bowiem obowiązek dostarczyć  pracownikowi ubranie robocze, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu, zabrudzeniu lub dostarczać ją ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Powyższy obowiązek może być zastąpiony przez pracodawcę ekwiwalentem za używanie przez pracownika, za jego zgodą, własnej odzieży roboczej (w postaci ekwiwalentu pieniężnego za pranie lub kupno własnej odzieży), (Odpowiedź nr 25105).

Kończąc warto wskazać jeszcze, że istnieją przypadki, w których odzież nieoznaczona logo firmy również może być rozliczana w kosztach działalności. Przykładem jest działalność podatnika, który prowadzi działalność w zakresie projektowania, produkcji i sprzedaży biżuterii artystycznej. Podstawową formą promocji wyrobów są organizowane wystawy, pokazy mody i towarzyszące im wernisaże i party – gdyby odzież produkowana na zamówienie lub zakupiona w celu wystawienia jej – nie musi zawierać logo firmy. Natomiast pozostałe wydatki na odzież dla pracowników przedsiębiorcy, a także inne wydatki związane z targami mogą stanowić koszt przedsiębiorcy (Odpowiedź nr 25417).
 

Opracował: Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
na bazie www.e-porady.pit.pl

Data publikacji: 28.01.2010