KSeF Import – zbiorcze pobieranie faktur XML z KSeF dla biur rachunkowych i księgowych

KSeF Import – masowe pobieranie faktur z KSeF bez ręcznego klikania

Pobieranie e-faktur z Krajowego Systemu e-Faktur przez Aplikację Podatnika KSeF działa — ale przy obsłudze kilkudziesięciu podmiotów lub kilkuset dokumentów miesięcznie ręczne klikanie staje się realnym problemem operacyjnym. KSeF Import to narzędzie w postaci pliku .xlsm (arkusz Excela z makrami), które łączy się bezpośrednio z API Ministerstwa Finansów i pobiera e-faktury hurtowo — za wskazany okres, dla wybranego podmiotu, jednym przyciskiem na wstążce Excela.

Nie wymaga instalacji, nie korzysta z chmury, nie przesyła danych na zewnętrzne serwery. Całość działa lokalnie, na komputerze użytkownika.

Jak przebiega pobieranie?

Obsługa sprowadza się do trzech kroków. Wskazujesz podmiot (skonfigurowany wcześniej raz z numerem NIP i tokenem KSeF), określasz zakres dat i klikasz Pobierz faktury. Program sam loguje się do API KSeF, zleca przygotowanie eksportu i zapisuje pliki XML w wybranym folderze na dysku — spakowane do archiwum ZIP, z nazwą zawierającą NIP podmiotu i zakres dat. Na ekranie pojawia się okno postępu z licznikiem czasu — wiadomo, ile trwa operacja.

Ważna kwestia praktyczna: filtrowanie odbywa się po dacie trwałego przechowywania, czyli dacie, w której faktura trafiła do systemu KSeF i została przez niego zaakceptowana. Może ona różnić się od daty wystawienia — to rozróżnienie ma znaczenie przy ustalaniu, które faktury wchodzą w zakres danego miesiąca rozliczeniowego.

Kluczowe funkcje

• Trzy tryby pobierania — faktury sprzedażowe (wystawione przez podmiot w KSeF), zakupowe (otrzymane od kontrahentów) lub oba typy jednocześnie — wybór przed każdym pobraniem.
• Obsługa wielu podmiotów (plan Biuro) — każda firma klienta konfigurowana jest jednorazowo: NIP, token KSeF, środowisko i folder docelowy. Kolejne pobrania wymagają tylko wybrania podmiotu z listy.
• Arkusz Wyniki — po zakończeniu pobierania program może automatycznie wypełnić arkusz tabelą z kluczowymi danymi z każdej faktury: numer KSeF, NIP wystawcy i nabywcy, data przyjęcia, kwoty netto i brutto. Szybki podgląd bez konieczności otwierania plików XML.
• Bezpieczeństwo tokenów — tokeny autoryzacyjne KSeF są szyfrowane algorytmem Windows DPAPI i przechowywane wyłącznie lokalnie. Nie opuszczają komputera użytkownika.
• Środowisko produkcyjne i testowe — konfigurowane osobno dla każdego podmiotu, co ułatwia testowanie przed wdrożeniem w pracy z klientami.
• Ochrona przed nadpisaniem — jeśli archiwum dla danego podmiotu i okresu już istnieje, program pyta przed nadpisaniem.

Limit jednorazowego eksportu: serwer KSeF udostępnia maksymalnie 10 000 faktur lub 1 GB danych w ramach jednego żądania. W przypadku przekroczenia limitu wystarczy zawęzić zakres dat i powtórzyć operację — program wyświetla stosowne ostrzeżenie.

Dla kogo?

Biura rachunkowe — narzędzie eliminuje konieczność wielokrotnego logowania do Aplikacji Podatnika dla każdego klienta z osobna. Jeden plik Excela, wszyscy klienci skonfigurowani na liście podmiotów — pobieranie idzie podmiot po podmiocie, bez przeglądarki.

Przedsiębiorcy i księgowi obsługujący jeden podmiot — zamiast ręcznej nawigacji po Aplikacji Podatnika: wskazujesz zakres dat, klikasz i odbierasz gotowy folder z plikami XML, gotowy do importu do programu księgowego.

Firmy z dużą liczbą faktur — kilkaset lub kilka tysięcy dokumentów miesięcznie pobiera się jedną operacją, bez wielokrotnego powtarzania tej samej czynności.

Wymagania systemowe

Narzędzie wymaga systemu Windows 10 lub 11 oraz Microsoft Excel w wersji desktopowej (Office 2016–2024 lub Microsoft 365). Nie jest obsługiwany system macOS, LibreOffice, Google Sheets ani przeglądarkowe wersje Excela.

Licencja i cennik

Licencja jest roczna i przypisana do numeru NIP właściciela. Dostępne są dwa plany:

Aktywne formaty można wypełniać i przechowywać na komputerze.

Dokumenty takie są czytelne, eliminują możliwość popełnienia błędu przy wypełnianiu i można je archiwizować elektronicznie bez ograniczeń czasowych.

Wymagania techniczne niezbędne do poprawnego działania aktywnych formularzy.