Aktywne formularze

(lista kategorii)

E-Faktura KSeF — skoroszyt Excel FA(3): Fakturowanie VAT w Excelu + wysyłka do KSeF

E-Faktura dla Excela — fakturowanie VAT zgodne z KSeF w pliku Excel


Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dotyczy każdego czynnego podatnika VAT z siedzibą w Polsce. E-Faktura dla Excela to gotowe narzędzie dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych, które pozwala wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodne ze schematem FA(3) Ministerstwa Finansów i przesyłać je bezpośrednio do KSeF — bez systemu ERP, bez chmury, bez instalacji dodatkowego oprogramowania. Wystarczy jeden plik Microsoft Excel.

Jak działa program?

E-Faktura to skoroszyt .xlsm (Excel z obsługą makr). Po otwarciu pliku i włączeniu makr na wstążce Excela pojawia się dedykowana zakładka E-FAKTURA z pełną funkcjonalnością programu — formularzem faktury, przyciskami wysyłki, ustawieniami i archiwum. Nie jest wymagana instalacja ani uprawnienia administratora.

Wypełniasz dane faktury w przejrzystym formularzu arkusza, a program automatycznie oblicza kwoty netto, VAT i brutto, generuje plik XML w formacie FA(3) i — po walidacji ze schematem XSD Ministerstwa Finansów — wysyła go do KSeF przez oficjalne API MF. Po udanej wysyłce numer KSeF jest zapisywany bezpośrednio na fakturze i w arkuszu Archiwum.

Ważne: Program obsługuje faktury VAT (RodzajFaktury = „VAT") zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Bieżąca wersja nie obsługuje faktur korygujących — przed zakupem upewnij się, że ten zakres wystarczy dla Twojej działalności.

Zakres funkcjonalności

Program obsługuje pełen zakres wymagany przez schemat FA(3) dla typowej faktury VAT:

  • Formularz faktury VAT — do 40 pozycji na jednej fakturze, dynamiczne wiersze
  • 10 stawek VAT wg FA(3): 23%, 8%, 5%, 0% KR, 0% WDT, 0% EX, ZW, NP I, NP II, OO
  • Adnotacje: MPP (mechanizm podzielonej płatności), metoda kasowa, odwrotne obciążenie
  • Obsługa Podmiotu trzeciego (Odbiorca / Podmiot3) z rolą
  • Faktury walutowe w EUR, USD, GBP — kurs NBP pobierany automatycznie
  • Trzy wersje językowe wydruku / PDF: PL, EN, DE
  • Kwota należności słownie — generowana automatycznie
  • Status faktury: OPŁACONA / NIEOPŁACONA z datą zapłaty
  • Logo firmy, stopka, konfigurowalne formy płatności
  • Weryfikacja NIP przez GUS / REGON API — auto-uzupełnienie danych nabywcy
  • Walidacja XSD przed każdą wysyłką — zgodność ze schematem FA(3) MF
  • Wysyłka do KSeF bezpośrednio przez API Ministerstwa Finansów
  • Numer KSeF zapisywany na fakturze i w Archiwum po każdej udanej wysyłce
  • Kod QR z linkiem do faktury — generowany po wysyłce do KSeF
  • Eksport do PDF — gotowy wydruk lub załącznik e-mail
  • Import XML FA(3) — wczytanie istniejącej faktury z pliku XML do formularza
  • Archiwum wysłanych faktur z numerem KSeF, datą wysyłki i środowiskiem
  • Baza kontrahentów — dodaj raz, wybieraj jednym kliknięciem
  • Baza produktów i usług — przyspiesz wypełnianie pozycji faktury
  • Brak limitów na liczbę wystawianych i wysyłanych faktur
Połączenie z KSeF przez Token Autoryzacyjny
Komunikacja programu z KSeF odbywa się przez Token Autoryzacyjny — ciąg znaków generowany jednorazowo w Aplikacji Podatnika KSeF (podatki.gov.pl) za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Token wklejasz w Ustawieniach programu (zakładka KSeF) i działa bezterminowo. Instrukcje generowania tokenu dla środowisk testowego i produkcyjnego dostępne są na stronie producenta w formacie PDF.

Licencja i cena

Okres licencji 12 miesięcy (365 dni) — odnawialna
Przypisanie klucza Jeden klucz = jeden NIP — bez limitu komputerów w firmie
Limit faktur Brak — nieograniczona liczba faktur i wysyłek do KSeF
Aktualizacje Wliczone w cenę — aktualizacja schematu FA(3) w razie zmian MF
Wsparcie techniczne Tak — telefoniczne i e-mail
Cena 249 zł netto / rok

Po wygaśnięciu licencji generowanie XML, wysyłka do KSeF i eksport PDF zostają zablokowane. Archiwum faktur, baza kontrahentów i produktów oraz wszystkie ustawienia pozostają dostępne.

Wymagania techniczne

🖥 System operacyjny

Windows 10 (32/64 bit) lub Windows 11
Windows 7 / 8.1 — nieobsługiwane

📊 Microsoft Excel

Excel 2016 lub nowszy — wersje 32-bit i 64-bit
Excel 2019 / 2021 / Microsoft 365 — rekomendowane
Excel Online, LibreOffice, macOS — nieobsługiwane

🌐 Internet

Wymagany do wysyłki do KSeF i weryfikacji NIP (GUS)
Generowanie XML i eksport PDF działają offline

⚙ Instalacja

Nie jest wymagana — plik otwierasz bezpośrednio w Excelu
Komponenty (.NET 4.6+, PowerShell 5.1) wbudowane w Windows 10/11

Przetestuj pełną funkcjonalność przed zakupem — wersja demonstracyjna działa na testowym środowisku KSeF.

Wersja demonstracyjna: limit 20 operacji XML/wysyłek · środowisko testowe KSeF · znak wodny na PDF

Dostępne wzory i formaty do pobrania:

Aktywne formaty można wypełniać i przechowywać na komputerze.

Dokumenty takie są czytelne, eliminują możliwość popełnienia błędu przy wypełnianiu i można je archiwizować elektronicznie bez ograniczeń czasowych.

Wymagania techniczne niezbędne do poprawnego działania aktywnych formularzy.

Bonnier Business Polska Sp. z o.o. nie ponosi żadnych konsekwencji prawnych związanych z pobranymi i wykorzystanymi formularzami oraz nie prowadzi serwisu udostępnionych programów.