Aktywne formularze

(lista kategorii)

ZAW-FA

ZAW-FA(2) i ZAW-FA(3) - Zawiadomienie o Nadaniu Uprawnień do KSeF

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-Faktur (wersja 3)
 Dz.U. 2025, poz. 1815
Formularz w wersji (3) obowiązuje od dnia 1 lutego 2026 r.

W ramach oferty dostępne do pobrania dwie wersje ZAW-FA: wersja (2) i wersja (3) obowiązująca od 1 lutego 2026 r.

 

ZAW-FA – Zawiadomienie o Nadaniu/Odebraniu Uprawnień do KSeF

Co to jest ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA stanowi dokument urzędowy dla podatników i podmiotów niebędących osobami fizycznymi, którzy nie mogą uwierzytelniać się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Wersje Formularza i Terminy Obowiązywania

Wzór Obowiązuje Status
ZAW-FA(2) Do 31 stycznia 2026 r. Wygasający
ZAW-FA(3) Od 1 lutego 2026 r. Nowy obowiązkowy
Informacja: Od 1 lutego 2026 r. należy używać wyłącznie nowego wzoru ZAW-FA(3), określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Struktura Formularza ZAW-FA(3)

Formularz zawiera następujące sekcje:

  • Sekcja A: Miejsce i cel składania (nadanie, odebranie uprawnień, odebranie wszystkich uprawnień, zgłoszenie danych certyfikatu)
  • Sekcja B: Dane identyfikacyjne podatnika/podmiotu (NIP, nazwa, rodzaj podmiotu)
  • Sekcja C: Dane kontaktowe (adres e-mail – obowiązkowy, telefon – fakultatywny)
  • Sekcja D: Dane osoby fizycznej uprawnionej (PESEL/NIP, imię, nazwisko, dane certyfikatu)
  • Sekcja E: Podpis podatnika/podmiotu (maksymalnie 4 podpisy na jednym formularzu)

Kluczowe Zasady Wypełniania

  • Formularz wypełnia się w języku polskim
  • Pola jasne – wypełnia podatnik; pola ciemne – wypełnia urząd skarbowy
  • Jedna osoba fizyczna może posiadać uprawnienia na podstawie jednego ZAW-FA(3)
  • Następna osoba – możliwa po odebraniu uprawnień poprzedniej
  • Adres e-mail podatnika jest obowiązkowy (tam będą wysyłane potwierdzenia)

Procedura Składania i Terminy

Zawiadomienie składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Składanie jest potwierdzone przez e-Urząd Skarbowy poprzez urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Terminy procedury:
• Potwierdzenie odbioru (UPO) – natychmiast od e-Urzędu
• Decyzja o nadaniu uprawnień – 3 dni robocze od otrzymania UPO
• Komunikacja na adres e-mail podany w ZAW-FA

Osoby Zobowiązane do Złożenia ZAW-FA

  • Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (spółki, fundacje, stowarzyszenia itp.)
  • Osoby fizyczne reprezentujące podatników (jeśli podatnik wskazał reprezentanta)
  • Jednostki samorządu terytorialnego (urzędy gmin, starostwa)
  • Podmioty, które nie mogą uwierzytelniać się innymi metodami elektronicznymi

Przejście z ZAW-FA(2) na ZAW-FA(3)

Do 31 grudnia 2026 r.: Stare uwierzytelnianie (ciąg alfanumeryczny) będzie jeszcze akceptowane, jednak niemożliwe będzie wytworzenie nowego certyfikatu KSeF.
Do 31 marca 2026 r.: Podpis zaufany będzie jeszcze wspierany.

Uwagi Praktyczne

  • Prawidłowe i pełne wypełnienie wszystkich wymaganych pól jest kluczowe
  • Adres e-mail musi być aktualny (otrzymane tam potwierdzenia i decyzje)
  • W przypadku zmian danych – niezwłoczne zawiadomienie urzędu skarbowego
  • Maksymalnie 4 podpisy na jednym formularzu – więcej wymaga kolejnego ZAW-FA

Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815)

Dostępne wzory i formaty do pobrania:

Aktywne formaty można wypełniać i przechowywać na komputerze.

Dokumenty takie są czytelne, eliminują możliwość popełnienia błędu przy wypełnianiu i można je archiwizować elektronicznie bez ograniczeń czasowych.

Wymagania techniczne niezbędne do poprawnego działania aktywnych formularzy.

Bonnier Business Polska Sp. z o.o. nie ponosi żadnych konsekwencji prawnych związanych z pobranymi i wykorzystanymi formularzami oraz nie prowadzi serwisu udostępnionych programów.