Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów z końcem roku podatkowego dokonują zamknięcia księgi. Na proces ten składają się następujące czynności:

• sporządzenie spisu z natury - 31 grudnia
• wycena towarów i materiałów objętych spisem - do 15 stycznia
• wpisanie do księgi wartości spisu z natury oraz rozliczenie dochodu rocznego
  

Zamknięcie roku podatkowego reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
(Dz. U. z 2003r., Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Spis z natury

Spisu z natury towarów handlowych oraz materiałów podstawowych i pomocniczych należy sporządzić na koniec roku podatkowego, czyli na koniec dnia 31 grudnia 2005r. Zwrot "na koniec roku" oznacza, że formalnie należy spis rozpocząć 31 grudnia 2005r., ale można go skończyć już w styczniu, pod warunkiem, że w czasie trwania spisu z natury ilość towarów i materiałów nie ulegnie zmianie. Ze względu na możliwość powstania kradzieży i zniszczeń zaleca się jednak sporządzenie spisu z natury w dniu 31 grudnia 2005r.

Spis z natury może stanowić podpisany wydruk z ewidencji magazynowej prowadzonej przy pomocy komputera, jednakże pod tym warunkiem, że stan według wydruku zostanie potwierdzony w rzeczywistości (poprzez sprawdzenie, czy stan rzeczywisty zgadza się ze stanem ewidencyjnym).

Spisem z natury należy objąć:

• towary handlowe czyli wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, 
• materiały (surowce) podstawowe czyli materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi, 
• materiały pomocnicze czyli materiały nie będące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości, 
• wyroby gotowe czyli wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane, 
• produkcję niezakończoną czyli produkcję w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem (np. roboty budowlane),
• braki czyli nie odpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość, 
• odpady czyli materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

UWAGA W szczególności w spisie natury należy ująć:

• towary w drodze, również znajdujące się za granicą, co do których podatnik nie przeniósł jeszcze własności na nabywcę w przypadku sprzedaży, albo - w przypadku zakupu - co do których nabył już własność od sprzedawcy;
• nieruchomości stanowiące towar handlowy;
• nie oddane roboty budowlane.

W spisie nie należy jednak ujmować towarów skradzionych, w stosunku do których należy wystornować wydatki na ich zakup z kosztów, a stratę spowodowaną kradzieżą (wg cen zakupu) wpisać do pozostałych wydatków.

Wycena

W następnej kolejności należy wycenić towary i materiały objęte spisem, w terminie 14 dni od daty spisu, tzn. do 16 stycznia 2006r. W tym dniu ostatecznie na spisie z natury powinny pojawić się wartości towarów i materiałów, najczęściej odszukane na fakturach zakupu.
Wyceny należy dokonać wg cen zakupu lub cen wytworzenia. Można dokonać wyceny również poniżej ceny zakupu, np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, dezaktualizacji itp., co zmniejszy dochód za dany rok podatkowy. Jednak w takim razie należy obok wycenionej wartości podać również cenę zakupu lub koszt wytworzenia.

Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Po przeprowadzeniu remanentu należy ustalić w jakich sposób różnica stanów magazynowych wpływa na wysokość dochodu. Aby to ustalić należy porównać stan magazynu z początku roku ze stanem magazynu na koniec roku. Jeżeli  wartość spisu z natury na koniec roku jest wyższa od wartości spisu z natury na początek roku, wówczas o różnicę tę koszty uzyskania przychodu zostaną zmniejszone.

Jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest niższa od wartości spisu z natury na początek roku, wówczas o różnicę tę koszty uzyskania przychodu zostaną zwiększone.

Wartość spisu z natury należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów.

Warto zapamiętać, że w styczniu 2006r. wartość spisu z natury nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, w związku z czym jeżeli styczniowe przychody przekroczą koszty, spowoduje to obowiązek zapłaty podatku.

Przy prowadzeniu:

• księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne; 
• działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe; 
• działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki; 
• działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć nie zużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika.

Artur M. Brzeziński