Doradzamy - e-porady do newsPIT

Zamknięcie roku – spis z natury

Na dzień 31 grudnia podatnicy zmierzyć musza się z obowiązkiem sporządzenia spisu z natury. Obowiązek dotyczy zarówno przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym, jak i ryczałtowców.

Zacząć wypada od tego, że obowiązku nie ominą podatnicy, którzy nie stwierdzą na stanie towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, a zatem Wartość tego spisu wynosiła będzie 0,00 zł. Spis zerowy nie zmienia bowiem faktu, że obowiązkiem podatnika jest jego sporządzenie. (Odpowiedź nr 27785)

Obowiązku nie ominą również podatnicy, którzy prowadzą działalność szczególną i nie posiadają składników majątku objętych spisem. Przykładem niech będzie działalność w zakresie tworzenia oprogramowania . Obowiązek dotyczy bowiem sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności – i nie jest on uzależniony od rodzaju prowadzonej działalności. (Odpowiedź nr 17155) 

Nie jest również istotne, kiedy rozpoczęto prowadzenie działalności. Rozpoczynając działalność gospodarczą w grudniu należy zatem sporządzać spis z natury na koniec roku podatkowego. (Odpowiedź nr 22362)

Podatnicy nie mogą zmienić dnia, na który sporządza się spis z natury – zawsze musi to być spis na 31 grudnia roku podatkowego. Nie ma możliwości zmiany terminu przeprowadzania spisu z natury np. na dzień 30.11 danego roku (Odpowiedź nr 22623). Dodajmy – że czym innym jest dzień sporządzania spisu, a czym innym dzień, na jaki sporządza się spis. Dni te mogą się od siebie różnić.

Odrębnie należy sporządzić spis na 31 grudnia i 1 stycznia roku następnego. Urzędnicy skarbowi nie kwestionują spisów z datą 31 grudnia/1 stycznia. Dla pewności można dokonać jednak dwóch spisów, a skoro nie zmienił się stan magazynowy - po prostu przepisać treść podwójnie. (Odpowiedź nr 20702)

Problemy sprawiają również same techniczne czynności księgowania spisu.

Tak więc spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą. Wpisanie do KPiR nie następuje w poszczególne kolumny lecz jak odrębna pozycja w samym KPiR, np. na początku roku podatkowego, na jego końcu. (Odpowiedź nr 27785)

Wycena spisu powinna odzwierciedlać stan faktyczny - zatem spis zawsze powinien zawierać tę partię materiału, która została na stanie. Jeżeli odróżnienie towarów kupionych wcześniej w różnych cenach nie jest możliwe - to ich wycena będzie dowolna, zgodnie z wcześniejszymi cenami zakupu, w granicach jednak zgodności ze stanem faktycznym (Odpowiedź nr 16589). Jeżeli materiały natomiast są w posiadaniu, lecz nie znajdują się na stanie – to spis również powinien je wyszczególniać. Nabyte w grudniu towary również należy ująć w spisie. Spis z natury powinien obejmować bowiem towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika. Gdy zatem zawarcie umowy rozporządzającej przeniosło już własność - spis z natury obejmie również zakupione towary. (Odpowiedź nr 22572)

Dodajmy również, że spis powinien zawierać towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Problemem wydaje się również, czy określone składniki znajdujące się na stanie wpisywać do spisu, czy też nie.

A zatem w zakładzie produkcyjnym nie należy wpisywać do inwentaryzacji np. rękawic roboczych, rękawic gumowych, gumowców, pasty do mycia rąk, sznurka do pakowania, papieru komputerowego (nie używanego do produkcji).Spis obejmuje bowiem wyłącznie towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Objęte spisem z natury będą natomiast zapasy materiałowe. (Odpowiedź nr 15662)

Wyszczególnieniu w spisie podlegają natomiast braki - należy je ujmować w spisie z natury według kosztów wytworzenia. Jeżeli zostaną zlikwidowane (np. protokół likwidacji), po prostu będzie niższa wartość spisu z natury, zatem powstanie większy koszt uzyskania przychodu. (Odpowiedź nr 15389)

Problemem jest również ujęcie w spisie z natury kosmetyków i potrzebnych materiałów w salonie fryzjerskim. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z dnia 6 sierpnia 2009 r., (sygn. akt ILPB1/415-571/09-3/AG) wskazała, że wydatki takie będą wyszczególnione wśród tzw. pozostałych wydatków, a co za tym idzie należy je zaksięgować w kolumnie 13 KPiR. Jednocześnie przedmioty te są zużywane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wobec powyższego zakup artykułów jednorazowego użytku nie może być uznany za materiał pomocniczy, a tym samym – nie ujmie się go w spisie z natury na koniec roku.

W tym zakresie jednak redakcja pit.pl jest odmiennego zdania i sugeruje, żeby wymienione przez produkty, tj. farby, lakiery i inne kosmetyki potrzebne w salonie fryzjerskim potraktować jako materiały pomocnicze. Materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości. Wobec czego ww. materiały należy ewidencjonować w kolumnie 10 KPiR, a pozostałe na koniec roku – ujmować w spisie z natury. (Odpowiedź nr 27621)